НДФЛ и страховые взносы с компенсаций

В наши суровые времена почти у каждого работника есть автомобиль, который теоретически может использоваться в служебных целях. НДФЛ и страховые взносы весьма существенный характер носят. В связи с этим возникает вопрос нужно ли с выплачиваемых компенсаций за использование личного автомобиля удерживать НДФЛ и страховые взносы или этого не требуется, а также есть ли нормативные ограничения на сумму компенсации и есть ли установленный законодательством порядок подтверждения фактического использования автомобиля в служебных целях для выплаты компенсации

Компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях не облагаются НДФЛ и страховыми взносами, если автомобиль используется для исполнения трудовых обязанностей с согласия, ведома и в интересах работодателя. ⁽¹⁰⁾

Нормативные ограничения суммы компенсации установлены Постановлением Правительства РФ от 03.04.2024 №417. С 2024 года компенсация учитывается в следующих размерах (в зависимости от объёма двигателя легкового автомобиля):

• до 2000 куб. см включительно — 2400 руб. в месяц;
• свыше 2000 куб. см — 3000 руб. в месяц. ⁽⁷⁾

Для подтверждения фактического использования автомобиля в служебных целях необходимы документы, из которых следует, что в период, за который выплачивается компенсация, автомобиль совершал поездки по заданию и для нужд работодателя. Один из таких документов — путевой лист.

Однако конкретный перечень документов, подтверждающих затраты на выплату компенсации за использование автомобиля, нормами НК и иными нормативными актами не установлен. Это могут быть любые документы, из которых будет видно, что автомобиль используется в производственной деятельности, в том числе и косвенно доказывающие данный факт. ⁽⁸⁾

Гуру, указанное постановление в части ограничения распространяется только для определения сумм компенсаций, пределах которых при расчете налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам.
Нас налог на прибыль пока не интересует. Нас интересует налогообложение НДФЛ и страховых взносов.

для НДФЛ и страховых взносов норм нет
но нужно документальное подтверждение использование автомобиля в служебных целях

Сергей, подтверждение - это категория субъективная. Для кого и просто наличие машины - это подтверждение, а для кого и путевой лист, чеки с заправки, подробные отчеты от том как, куда и зачем едешь с приложением свидетельских показаний, аудио и видеофиксацией - не является достаточным подтверждением, поскольку нет доказательств, что это именно ваши расходы, а не расходы ваших далеких родственников. 

В служебных целях можно использовать только служебный автомобиль, принадлежащий организации. Где путевые листы с маршрутом, характером поездки и отметкой о медосмотре.
Любая попытка исхищропопиться на личной машине, пусть с путевыми листами ежедневными - налоговой вы ничего не докажете и в суде тоже.

Здравосмысл Разумеев
подтверждение - это категория субъективная

любое подтверждение любых расходов - субъективная категория.
например, списание краски на ремонты помещений. объективно - экономически обоснованно и документально (акты на списание) подтверждено. а субъективно часть краски могла уйти на ремонт квартиры тещи директора.

Хрю, Ну если положено то положено, а если не положено то и не кушай. Компенсация расходов об использовании личного имущества предусмотрена законодательством. А если это так, то доказать факт использования теоретически можно. Компенсация расходов на служебный автомобиль в принципе не предусмотрена. Для этого есть амортизация. Тут возникает вопрос кому (в смысле для кого) нужно доказывать. Если доказывать нужно только директору (для директора), то как он решит, так оно и будет, а если доказывать нужно для налоговой то это совсем другое дело. Тут ведь главное что доказывать. Налоговая должна доказать, что это не компенсация, а скрытый доход или налогоплательщик должен доказать, что это не скрытый доход, а компенсация. По общему правилу факт доходов обязана доказывать налоговая, а факт расходов налогоплательщик. Факт возникновения базы доказывает налоговая, а право на ее уменьшение доказывает налогоплательщик.

Татьяна, Совершенно верно, но расходы организации доказываются документами, а как оно на самом деле не важно. Но физическое лицо не обязано вести бухгалтерский учет.

Здравосмысл Разумеев
Компенсация расходов об использовании личного имущества предусмотрена законодательством

совершенно верно. факт использования личного имущества сотрудника для нужд производства должно быть заключено в соглашении между работником и работодателем и компенсация за его использование должна быть оговорена в этом же соглашении. Другое дело, что размер такой компенсации надо как-то обосновать.
Компенсация за использование, к примеру, личного авто, установленная в сумме 1 млн в месяц, может вызвать, мягко говоря, вопросы и недоумения.

Нужно ли предоставлять путевые листы сотрудникам, использующим личное авто в служебных целях, если компенсация установлена в твердой сумме, вопрос спорный.
ИМХО, в такой ситуации путевой лист не обязателен. Достаточно соглашения между работником и работодателем, ну и закрепление в трудовом договоре разъездного характера (или другой необходимости передвижения на авто)
Вот если компенсация устанавливается от километража, тогда другой разговор, тогда и нормы расхода считать нужно и заполнять путевые листы (или иной регистр учета поездок)
Вот как-то так.

Татьяна, Путевые листы и прочие документы всегда можно написать, если налоговая потребует. Дело это хоть и муторное, но при наличии компьютерной техники не сильно трудоемкое. Главный вопрос тут в другом: Возможна ли компенсация авансом либо в зависимости от отработанных дней. Например, если директор принимает на работу сотрудника и пишет приказ о выплате ежемесячной компенсации за использование личного авто с такого то числа в зависимости от отработанных дней в месяце.  

Здравосмысл Разумеев
компенсация авансом

не рекомендуется

Здравосмысл Разумеев
в зависимости от отработанных дней

а вот так именно и должно быть. если работник в отпуске или на больничном, компенсация не выплачивается

Татьяна, работник должен получать компенсацию в зависимости от использования личного имущества, а не от количества отработанных дней. Если в приказе на выплату компенсации указать точную сумму за месяц и указать, что фактические выплаты производятся пропорционально отработанному времени, то не будет ли это основанием для признания этих компенсаций скрытой формой зарплаты и доначисления НДФЛ и взносов?