Расхождение в учёте с покупателем. Как исправлять ошибку?

Здравствуйте!

Подскажите, пожалуйста, по следующему вопросу.

В сентябре 2023, то есть в третьем квартале, отгрузили покупателю товар, но в документах количество и сумма ошибочно были занижены. То есть по документам проходило меньше товара, чем реально отгрузили. Тогда же их менеджер быстро заметил расхождение и написал нашему менеджеру о необходимости исправить отгрузочные документы (УПД). Мы исправили документ в 1С и отправили им его (скан), подписанный с нашей стороны по электронной почте.

По какой-то причине в бухгалтерию покупателя этот исправленный документ передан не был, о чём мы тогда не знали, и в их учёте в третьем квартале остался документ, принятый с меньшими количеством и суммой, чем реально было отгружено, а в нашем – правильный. Соответственно, и в квартальной отчётности у них учтена одна сумма, а у нас другая.
Ошибку в учёте они обнаружили в декабре и потребовали от нас корректировочный УПД.
С нашей стороны корректировать вроде бы нечего, и оснований в учёте для выставления корректировочного УПД нет. Но они отказываются проводить у себя корректировку поступления на основании того сентябрьского исправленного УПД.

Они подтверждают, что фактически получили тогда, в сентябре, полное количество товара на склад, но это подтверждение есть только в переписке с менеджером. На уровне оформления первичных документов у них есть неправильный документ, подписанный с нашей стороны, а у нас есть правильный документ, подписанный их водителем (который имеет право подписи и всегда подписывает документы с их стороны), но датированный уже четвёртым кварталом, потому что мы этот исправленный с нашей стороны УПД передали ему на подпись только в следующий его приезд за новым товаром.

Правильно ли я понимаю, что с точки зрения законодательства и правил бухучёта они имеют право сейчас в четвёртом квартале провести корректировку поступления, в том числе и корректировку НДС на основании того сентябрьского исправленного УПД, и им не придётся подавать уточнённую отчётность за 3 квартал, ведь в 3 квартале в результате ошибки с их стороны занижения налоговых баз и сумм налогов не произошло (а наоборот получилось завышение всего этого)?

Если мне не удастся убедить их поступить таким образом, что делать нам?
Чтобы предоставить им корректировочный УПД, мне придётся исправить в третьем квартале отгрузку на неправильную? А потом оформлять корректировочный УПД? И подавать уточнённые декларации по НДС и прибыли за 3 квартал? Каким кварталом и вообще какой датой датировать такой корректировочный УПД?

Заранее спасибо!

Елена1
То есть по документам проходило меньше товара, чем реально отгрузили

-
Исправлений: 2; последнее - в 28.12.2023, 10:28.

Хрю,
Спасибо за Ваше мнение.

Но пока я надеюсь, что мне кто-нибудь сможет ответить на вопросы

Так как ошибка, то причин выставлять именно корректировочный УПД нет. Можно выставить только исправленный.

Елена1
По какой-то причине в бухгалтерию покупателя этот исправленный документ передан не был, о чём мы тогда не знали, и в их учёте в третьем квартале остался документ, принятый с меньшими количеством и суммой, чем реально было отгружено, а в нашем – правильный.

Можно сделать вид, что они воспользовались правом частичного принятия НДС к вычету.
И в 4 квартале примут остаток.
Ничего пересдавать не нужно будет.

Елена1
Мы исправили документ в 1С и отправили им его (скан), подписанный с нашей стороны по электронной почте.

Елена1
Они подтверждают, что фактически получили тогда, в сентябре, полное количество товара на склад, но это подтверждение есть только в переписке с менеджером. На уровне оформления первичных документов у них есть неправильный документ, подписанный с нашей стороны, а у нас есть правильный документ, подписанный их водителем (который имеет право подписи и всегда подписывает документы с их стороны), но датированный уже четвёртым кварталом, потому что мы этот исправленный с нашей стороны УПД передали ему на подпись только в следующий его приезд за новым товаром.

Здесь ряд нарушений условий договора купли-продажи, начиная от приемки.
Если у вас есть ваш экземпляр исправленной ТТН, в которой расписалось уполномоченное лицо покупателя, то почему ее нет у покупателя? Где все остальные экземпляры ТТН?
Ненадлежащим образом отправлены покупателю исправленные отгрузочные документы (почему по электронной почте?). 
Сейчас нужно написать письмо покупателю (с уведомлением и описью) с приложением всех исправленных документов, осуществить юридические действия. 
На основании этих документов они должны произвести исправления в учете.
Правила исправления первичных документов закреплены в ФСБУ 27 (раздел III).

3e4r5t,

Большое спасибо Вам за ответ!

Пендрагон
Если у вас есть ваш экземпляр исправленной ТТН, в которой расписалось уполномоченное лицо покупателя, то почему ее нет у покупателя? Где все остальные экземпляры ТТН?
Ненадлежащим образом отправлены покупателю исправленные отгрузочные документы (почему по электронной почте?). 

Я неточно выразилась.
Сначала мы отправили исправленный УПД по электронной почте, чтобы нужные данные они получили оперативно. Но в их бухгалтерию этот скан, как теперь выясняется, не попал.
А позже их экспедитор (уполномоченное лицо) подписал оригинал УПД, но это было уже после сдачи отчётности, и он датировал подпись той датой, которой подписывал. Где их экземпляр этого исправленного и позже подписанного УПД, я не знаю.
Они отказываются теперь делать исправления на основании этой исправленной УПД, апеллируя к тому, что у них в учёте приняты в 3 квартале те количества и суммы, которые были указаны в первоначальном документе, подписанном с двух сторон, где подпись с их стороны датирована 3 кварталом, и утверждают, что исправления с их стороны в 4 квартале возможны только при предоставлении нами корректировочного УПД.

Не можете ли Вы сказать, можем ли мы сослаться ещё на какие-то нормы законодательства и т.п. помимо ФСБУ 27 (раздел III), чтобы убедить их сделать исправления в 4 квартале на основании того первичного исправленного УПД?

Пока что я надеюсь, что они отказываются просто потому, что недопонимают ситуацию и то, что для них такое исправление ничем не чревато. Ссориться с ними совершенно не хочется, покупатель крупный. Ну и в принципе, зачем нам "вставать в позу", если можно поговорить и разобраться по-человечески, но хотелось бы делать это, обосновывая свои аргументы законодательно, а не только апеллируя к "здравому смыслу", потому что пока что они со своей стороны по неясной мне причине не соглашаются делать исправления по предложенному мною варианту.

Елена1
Они отказываются теперь делать исправления на основании этой исправленной УПД, апеллируя к тому, что у них в учёте приняты в 3 квартале те количества и суммы, которые были указаны в первоначальном документе, подписанном с двух сторон, где подпись с их стороны датирована 3 кварталом, и утверждают, что исправления с их стороны в 4 квартале возможны только при предоставлении нами корректировочного УПД.

Нужно разобраться с документами и датами.
Покупатель должен был вас сразу уведомить, что товара по факту больше (составив акт). И даже если бы вы не отреагировали, они обязаны были бы принять товар в большем объеме.
Далее нужно было вносить изменения (дополнения) в ДКП.
С момента внесения изменений в договор в течение 5 дней выставить корректировочный УПД.
Вы внесли у себя исправления, заменили документы, до покупателя они по какой-то причине не дошли.
Нужно вмешательство ваших юристов. Если вышеуказанные юридические действия не были совершены, покупатель защищен больше, т.к. у него есть первоначальный отгрузочный документ, который они приняли к учету, а вам остается делать ряд корректировок, в т.ч. на ту дату, когда будут внесены изменения в ДКП.

Елена1
Не можете ли Вы сказать, можем ли мы сослаться ещё на какие-то нормы законодательства и т.п. помимо ФСБУ 27 (раздел III), чтобы убедить их сделать исправления в 4 квартале на основании того первичного исправленного УПД

Поставка была в 3 кв., время упущено. Если юридически ничего сделано не было, они правы. 

Пендрагон

Елена1
Не можете ли Вы сказать, можем ли мы сослаться ещё на какие-то нормы законодательства и т.п. помимо ФСБУ 27 (раздел III), чтобы убедить их сделать исправления в 4 квартале на основании того первичного исправленного УПД

Поставка была в 3 кв., время упущено. Если юридически ничего сделано не было, они правы. 

Я поняла Вас, спасибо.

еще как вариант сделать отдельный УПД на разницу той же датой
Вы отразите у себя 3 кв реализацию, они оприходуют 4 кв. Им править ничего не надо будет.


Вам нужно будет пересдать книгу продаж, где вместо одного УПД будет две. Суммы по декларации останутся прежними. В пояснении напишите как обычно "программный сбой".

Нужно с бухгалтерией покупателя договариваться, рассчитывая на добрую волю

Пендрагон
сли у вас есть ваш экземпляр исправленной ТТН, в которой расписалось уполномоченное лицо покупателя, то почему ее нет у покупателя? Где все остальные экземпляры ТТН?

Обычная ситуация для обычной жизни обычных людей. 
да приехал водитель к продавцу очередной раз - ему сунули бумажку - подпиши, он и подписал ,ему то что жалко что ли.
Привез к себе, его бухгалтерия посмотрела и выкинула, так как они не бились в другими бумажками.
И нет желания пересдавать декларацию по НДС

3e4r5t,

Ещё раз огромное Вам спасибо! 

Если кому-нибудь интересно, чем закончилась эта история, то рассказываю.

Мне удалось поговорить наконец с самим главным бухгалтером и найти решение. Производить корректировку поступления на основании первичного правильного документа они отказывались потому, что у них некая дополнительная служба мониторинга, и ей нужно будет объяснять, на основании чего она делает корректировку в этом квартале, а если есть правильный документ, почему он не был своевременно принят, и т.д. Корректировочный документ таких вопросов не вызовет.

Выяснилось (для меня только теперь), что в первоначальном ошибочном документе занижена была только стоимость, количество было указано верно, поэтому создать две УПД вместо одной задним числом, как было предложено 3e4r5t (за что ещё раз спасибо), не получится, нечего доотгрузить.

В итоге я задним числом исправила в нашей базе УПД на первоначальные ошибочные данные и тем же числом провела УКД, присвоив ему тот же номер, что и у УПД.
Теперь они проведут корректировку поступления и укажут тот же номер и дату документа-основания, что и в первый раз; поскольку сумма при этом увеличится, то код вида операции будет 01. Для налоговой это будет выглядеть также, как при корректировке на основании первоначального документа.

Подавать уточнённую книгу продаж пока не стану. Ведь у нас итоговые суммы не меняются. Подам в случае какой-либо проверки со стороны налоговой.