Интересует такой вопрос, можно ли считать легитимными копии отчетных документов (к примеру, документы о расходах по командировке - чеки и т.д.), если они заверены электронной подписью?
Есть ли какой-то закон, регулирующий данный процесс или это решается внутри организации?
В связи с применением СЭД (системы электронного документооборота) в организации создается карточка "Заявка на командировку", к которой прикрепляются затем сканы документов, подтверждающих расходы по командировке, затем эти сканы передаются в учетную систему (к примеру, в 1С), а авансовый отчет также формируется системой и подписывается электронной подписью.
Но сотрудники бухгалтерии все равно просят оригиналы документов для учета расходов, всегда ли нужны оригиналы?
вы искажаете ситуацию в заголовке темы, так как копия даже теоретически может быть заверена только как ссылка на находящийся на хранении бумажный оригинал. В вашем случае оригиналы остаются у работника= де-факто уничтожаются, соотвественно все эти расходы будут сняты как неподтвержденные документально. Так что бухгалтерия права.
Далее, можно ещё порассуждать про виды электронной подписи, но это даже не требуется.
Escapist, добрый день! Спасибо за ответ. Скорее всего действительно не совсем корректно сформулировала запрос, т.к. в тонкостях не разбираюсь.
Получается скан-копии, даже если они заверены ЭП, нельзя принимать к учету? Это где-то указано или решение остается за работодателем или ответственным, к примеру, главбухом?
Или имеется ввиду, что документ, подписанный ЭП, нельзя приравнять к оригиналу, т.е. юридической силы он в любом случае не имеет?
Я написал совсем другое. Давайте совсем просто - для принятия к учёту необходимо наличие оригинала документа. Оригинал документа подписывается собственноручной или электронной подписью (необходимого по закону вида ЭП). При этом технически скан-копия может прикладываться в СЭД в рамках процедур согласования, установленных внутренними документами. Для этих целей скан-копию заверять обычно не нужно. Однако в итоге для целей принятия к учёту должен быть сформирован (если документ внутренний, например авансовый отчёт) или представлен (если документ внешний - например акт оказания гостиничных услуг) оригинал первичного документа.
