Учет почтовых расходов (марки)

Здравствуйте. Такая ситуация. Работнику выдаются под отчет деньги на почтовые услуги. Работник отправляет обычное письмо (не заказное). У него забирают конверт, клеят марки. На руки выдается кассовый чек, где указано количество и стоимость наклеенных марок (иногда сумма услуги по наклейке марок). Работник сдает авансовый отчет. С одной стороны чек указывает на покупку марок - их нужно оприходовать на счет денежных документов, потом списать в этот же день. С другой стороны марки фактически не поступали в организацию, даже работник их не трогал. Возникает желание списать все на расходы по авансовому отчету. Ситуация частая, решается вторым способом (списание по АО). Каждый раз возникают сомнения. У кого какие мысли по этому поводу? Заранее спасибо.

Если марки покупаются и затем по частям используются, это одна ситуация. Если отправляется письмо и по чеку указана стоимость отправки, то какое основание для прихода марок на балfнс?

Проблема в том, что по чеку не видно, что это именно отправка. В чеке указаны стоимость и количество марок, нет никакой привязки к отправке письма. Работник мог бы купить марки, положить их в карман и уйти домой. Чек выглядел бы точно также.

Ну так вопросы к кому?

Людмила,
У нас нет вопросов к работнику, мы знаем, что он отправил письмо. Он не может это подтвердить документально. Он приносит чек, который я описывал. По нему он купил марки. Больше почта ничего не дает, нет документов подтверждающих то, что марки у него забрали и отправили письмо.

Ну вопросы к почте тогда. Не к работнику. Письмо было? Можете контрольную отправку сделать, и зафиксировать, как почта клеит марки. Они ж не свалились с неба. И на счете 10 не числились из ранних закупок. Если они приобретались подотчетником отдельно и он их клеил, обычно пишется отчет. А так вопросы к почте. Скажите, как именно вы  хотите оформлять документы, чтобы вас устроили. 

Людмила,
Сейчас мы списываем марки на затраты на основании авансового отчета с приложенным чеком. Мы доверяем и работнику и почте. Мы еще попробуем спросить на почте, что они могут предоставить, как подтверждение отправки. Хотелось убедиться, что в данной ситуации более обоснованным способом отнесения на затрат является наш, а не способ через оприходование и дальнейшее списание марок.

Игорь, скорее всего почта ничем не подтвердит вам отправку. Это же простое письмо, вы также могли положить его в обычный почтовый ящик. 
Вообще, есть же утвержденные тарифы на отправку. Видела пару раз, как отправитель себе в тетрадку записывал граммы письма. Опять-таки, можете вести журнал исходящих писем (а может уже ведете). И так у вас всё сложится. 

ЛилияЗ.,
Да, скорее всего нужно будет разработать внутренний документ/отчет по отправленным письмам. Всем спасибо.

Игорь, если Вы будете проводить марки через счет 50.3 (или любой другой), проблема не снимется - на основании чего их будете списывать?
И кто будет за эти марки отвечать, которые в организацию никогда не поступали?

Есть журнал исходящей корреспонденции.
Можно делать из него реестр отравленных писем и прилагать к авансовому отчету.

Random
Есть журнал исходящей корреспонденции.
Можно делать из него реестр отравленных писем и прилагать к авансовому отчету.

Да, спасибо, так и будем делать, наверное.