Возмещаемые расходы

Коллеги, подскажите нормативные акты, которые регулируют следующее:
Согласно контракта с иностранным поставщиком, его специалисты принимают участие в совещаниях, по результатам - нам выставляют возмещаемые расходы - перелет, проживание, часовые ставки. Зачастую иностранцы предоставляют только инвойсы на покупку авиабилетов. Мы просим дополнительно посадочные талоны, эл.авиабилеты, руководствуясь требованиями НК РФ, которые применимы для подтверждения командировочных расходов. Корректно ли в принципе данные требования применять к возмещаемым по договору поставки расходам? 
Также, на какую дату стоит пересчитывать общую сумму возмещаемых расходов из валюты в рубли? 

gbfbg fgfgb
Корректно ли в принципе данные требования применять к возмещаемым по договору поставки расходам? 

очень спорно. есть суды по работникам подрядчика, но они осуществляли монтаж, а у вас просто совещания...что касается нормативки - только общие нормы: п. 1 ст. 252, пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ

gbfbg fgfgb
Также, на какую дату стоит пересчитывать общую сумму возмещаемых расходов из валюты в рубли? 

на дату оформления первичного документа, у вас же должен быть с их стороны какой-то акт, инвойс на сумму возмещаемых расходов.

Кирилл, спасибо за ответ! А если валюта контракта доллар/евро, расходы - те же авиабилеты - произведены в дирхамах, какой курс валюты по первичному документу принимать? Контрактом не оговорено

gbfbg fgfgb
А если валюта контракта доллар/евро, расходы - те же авиабилеты - произведены в дирхамах, какой курс валюты по первичному документу принимать? Контрактом не оговорено

так и принимать дирхамы по ЦБ на дату оформления первичного документа иностранцем: акта, инвойса, если иное не установлено контрактом

Кирилл, вопрос в том, как мне проверить корректность выбранного (поставщиком самостоятельно) курса дирхама к доллару в отчете о возмещаемых расходах, который он выставляет. То, что доллары в руб по курсу цб на дату акта - это понятно.

gbfbg fgfgb
вопрос в том, как мне проверить корректность выбранного (поставщиком самостоятельно) курса дирхама к доллару в отчете о возмещаемых расходах, который он выставляет.

проще не мучиться, а подписать соглашение о порядке компенсации данных расходов, включая перевод валют, иначе что-бы вы не посчитали, у контрагента всегда может быть свой вариант подсчета, с которым, как я понял, ваша компания вынуждена будет согласиться. а так можете конечно взять кросс-курс на дату оплаты поставщиком расходов, если конечно вам поставщик даст данные о дате оплаты