Арендные платежи в счет ремонта - какие документы?

Сдаем в аренду помещение. Договорились не брать 5 месяцев аренду в счет того, что арендатор сделает там ремонт. Прописали это в договоре.
Вопрос, как это оформить?

Дело в том, что арендатор категорически не хочет мне выставлять акт выполненных работ (у него тогда и НДС, и прибыль). Предоставил только смету, причем об НДС ни слова.
Я в этом случае запросто попадаю на безвозмездную реализацию (НДС) + не начисляю амортизацию на время ремонта. (это я так понимаю)

Или же можно просто не выставлять акты на аренду и не нести расходы на ремонт в это время? 

Olga7
Я в этом случае запросто попадаю на безвозмездную реализацию (НДС)

это верно + рыночная стоимость ремонта в налоговый доход.

а проблема арендатора непонятна

Olga7
(у него тогда и НДС, и прибыль).

у него по этим налогам будет "0", так как его реализация (ремонт) закроется расходами с НДС в виде арендной платы на ту же сумму

Кирилл, спасибо.
Действительно, у арендатора будут расходы в виде арендной платы + закупка материалов для ремонта.
Попробую еще раз поговорить.

Как вариант, можно на эти 5 месяцев, пока идет ремонт, назначить условную арендную плату - типа 1 руб (или 1 тысяча)

3e4r5t, я читала про этот вариант. Но мне тогда нужно обосновать, почему соседнее помещение я сдаю, к примеру, за 50 тр, в именно это помещение за 1 тр.
Обосновать можно, если мне дадут хоть какие-то документы на ремонт. Арендатор закупает материалы и делает ремонт сам, поэтому только акт выполненных работ, который он отказывается давать.

Olga7, а в акте приемки-передачи помещения арендатору было указано, что оно требует ремонта?
как вариант, предложенный 3e4r5t  можно обосновать пониженную арендную плату, что на время ремонта помещение арендатором не использовалось.

Татьяна, в акте приемки-передачи упоминаний про ремонт нет.
Есть формулировка в договоре, что арендодатель обязуется возместить стоимость ремонта помещения на основании согласованной сметы. 
Но я не могу смету провести по бухгалтерии, это не первичный документ. Больше документов не дают.

Если помещение во время ремонта арендатором не использовалось, то у меня нет амортизации на это время. И опять же возникает "рыночная стоимость ремонта" (мне в доходы), о которой писал Кирилл. 

Ремонт-то какой? Косметический или капитальный?
С т.з. ГК это принципиально - в смысле того, за чей счет осуществляется.
Отсюда надо и по документам плясать.

ash, у нас ремонт полов.
В смете - нанесение упрочняющего слоя + бетон + сетка + упрочняющий состав + пропитка, герметик.

В принципе директор сказал, что, если нужно, договор переделаем. Но я уже всю голову сломала, как переделать.
1. Пусть сейчас пользуются просто так, а договор через 5 месяцев - арендатор не согласен, ему затраты на ремонт некуда списывать.
2. Взаимозачет не могу провести - нет первички от арендатора
3. Уменьшит ар.плату на время ремонта нужно обоснование, его нет.

Похоже на капремонт или неотделимые улучшения.
С неотделимыми улучшениями лучше не связываться, поэтому желательно подогнать под капремонт (на текущий явно не тянет).

ГК Статья 616. Обязанности сторон по содержанию арендованного имущества
1. Арендодатель обязан производить за свой счет капитальный ремонт переданного в аренду имущества, если иное не предусмотрено законом, иными правовыми актами или договором аренды.
Капитальный ремонт должен производиться в срок, установленный договором, а если он не определен договором или вызван неотложной необходимостью, в разумный срок.
Нарушение арендодателем обязанности по производству капитального ремонта дает арендатору право по своему выбору:
произвести капитальный ремонт, предусмотренный договором или вызванный неотложной необходимостью, и взыскать с арендодателя стоимость ремонта или зачесть ее в счет арендной платы;
потребовать соответственного уменьшения арендной платы;
потребовать расторжения договора и возмещения убытков.
2. Арендатор обязан поддерживать имущество в исправном состоянии, производить за свой счет текущий ремонт и нести расходы на содержание имущества, если иное не установлено законом или договором аренды.

1. Фиксируете в договоре аренды, что помещение требует капремонта.

2. Дальше можно сделать вариант А:
- Арендатор своими силами (в т.ч. с привлечением сторонних организаций как вариант), но за счет арендодателя осуществляет капремонт помещения.
- Арендодатель возмещает арендатору фактически произведенные расходы в порядке. установленном п. NNNN Договора.
- NNNN Оплата Арендодателем <...> расходов осуществляется путем взаимозачета
по арендной плате.

В этом случае теряется входной НДС (или возникают споры с налоговой, т. к. Минфин категорически против перевыставления входного НДС по возмещаемым расходам).
У арендатора нет расходов по ремонту (они перевыставляются арендодателю), но есть "обычные" расходы по арендной плате (хотя и нет оплаты).

Вариант Б
Заключаете отдельный договор подряда на ремонт помещения (Вы - заказчик, арендатор - подрядчик). Подрядчик (арендатор) делает все положенные закрывающие документы на ремонт. Потом делается взаимозачет.
У арендатора есть (доходы - факт. расходы) по ремонту и расходы по арендной плате.
У арендодателя есть расходы на ремонт и доходы по арендной плате.
С НДС все в порядке: у арендатора +НДС со стоимости ремонта - входной НДС с факт. расходов - НДС с аренды. У арендодателя +НДС с аренды - НДС с ремонта.

Вариант В
Прописываете в договоре, что арендатор несет расходы по начальному ремонту помещения (ГК такое допускает, если отдельно прописано в договоре, но лучше не указывать, что ремонт капитальный).
А по поводу оплаты прописываете. что поскольку помещение изначально не готово к использованию, арендная плата устанавливается 10 руб. в месяц (условно). Вообще отменять арендную плату не стоит, чтобы не было безвозмездного пользования.
Тогда арендатор вообще Вам никаких документов не дает.
В конце ремонта подписываете акт, что помещение готово к эксплуатации.
У арендатора фактические расходы на ремонт, которые Вас вообще не касаются.
Могут тем не менее быть проблемы при проверке.

Самый "чистый" вариант ИМХО - вариант Б.

ash, примерно такую же табличку с вариантами уже чертила арендатору.

Вариант В рассматривали, но нужны хоть какие-то документы на 5-ти месячный ремонт. Иначе непонятное снижение цены аренды без веских на то оснований.

Варианты А и Б предполагают акт выполненных работ от арендатора. Он никого не нанимает, сам ремонтирует помещение.
Без этого акта взаимозачет я не проведу, арендатор его не дает.

И, если честно, фраза "возмещение расходов" мне не нравится. Каким документом я должна провести это у арендодателя. Как я вижу - это только перевыставленная реализация (по купленным арендатором материалам) и просто реализация по услугам.
Или я чего-то не понимаю в возмещении.

На самом деле я поняла, что размышляла правильно, все ответившие это подтвердили. 
Без акта выполненных работ от арендатора практически никак.
Спасибо, что подтвердили это.
Пойду к директору разговаривать, показать, какой у нас будет денежный провал при такой аренде.

Olga7
Без акта выполненных работ от арендатора практически никак.

Это не так. Акты выполненных работ (типа КС-2) Вам не нужен, а самое главное отсутствует предмет для такого акта.

Вы можете составить комиссионный акт осмотра помещения, в состав комиссии включить МОЛ, бухгалтера, из сотрудника административно-хозяйственного отдела (или как там у вас это называется) и, по желанию, представителя арендатора.
В этом акте фиксируете, что ремонт выполнен в полном соответствии с условиями договора аренды (в сроки согласно договору), и помещение готово для эксплуатации.

Если очень хочется, можете такие акты делать ежемесячно, где фиксировать - работы ведутся, но помещение еще не готово, но это лишнее

3e4r5t
Это не так. Акты выполненных работ (типа КС-2) Вам не нужен, а самое главное отсутствует предмет для такого акта.

Вы можете составить комиссионный акт осмотра помещения.
В этом акте фиксируете, что ремонт выполнен в полном соответствии с условиями договора аренды (в сроки согласно договору), и помещение готово для эксплуатации.

Не совсем поняла. Предмет для акта выполненных услуг - это оказанная мне безвозмездно услуга. Разве я не должна принять такую услугу по рыночной стоимости?
Тем более, смета у меня есть.

Olga7, смотрите мой Вариант В.
Если по договору ремонт - это обязанность арендодателя, то это никакая не безвозмездная услуга.

ash, спасибо!
Думаю, так и будет - вариант В.
Комиссия, акт осмотра, минимальная стоимость аренды на несколько месяцев. Потом опять комиссия, опять акт осмотра и аренда по полной стоимости.
Надеюсь, не будет к нам никаких претензий в этом случае.

Olga7
Комиссия, акт осмотра, минимальная стоимость аренды на несколько месяцев. Потом опять комиссия, опять акт осмотра и аренда по полной стоимости.

Вы в самом договоре и в акте приема-передачи помещения фиксируете отсутствие отделки (или иная потребность в ремонте), поэтому акт осмотра в начале Вам не нужен.

3e4r5t
Вы в самом договоре и в акте приема-передачи помещения фиксируете отсутствие отделки (или иная потребность в ремонте), поэтому акт осмотра в начале Вам не нужен.

В принципе да, согласна.
Спасибо!

Не забудьте про госрегистрацию договора аренды, т.к. сомнительно чтоб арендатор почти полгода делал ремонт, чтоб просидеть там только еще полгода.

И если вдруг вы там надумаете оформлять через 5 мес доп.соглашение об увеличении арендной ставки, то это доп.соглашение так же нужно регистрировать.
и если вдруг пропишите что акт осмотра является неотъемлемой частью договора, то опять потребуется регистрация. То есть не надо так делать.

3e4r5t
Не забудьте про госрегистрацию договора аренды, т.к. сомнительно чтоб арендатор почти полгода делал ремонт, чтоб просидеть там только еще полгода.

И если вдруг вы там надумаете оформлять через 5 мес доп.соглашение об увеличении арендной ставки, то это доп.соглашение так же нужно регистрировать.
и если вдруг пропишите что акт осмотра является неотъемлемой частью договора, то опять потребуется регистрация. То есть не надо так делать.

Арендатору, думаю, выгодно сделать нам ремонт даже всего на последующие полгода. В смету заложены услуги по рыночной стоимости, а он делает ремонт своими силами, наверняка обойдется дешевле.
Договор, конечно же, на 11 месяцев.