Размен кассира

Добрый день.
Подскажите пожалуйста. Сфера деятельности небольшой магазин с одним кассовым аппаратом. Система ЕНВД.
Как правильно отражать утром выданный кассиру размен? И как правильно вечером снимать остаток при отраженном с утра разменом?

С уважением, Наталия

Утром вносите сумму размена вечером снимаете насколько я помню. Так эту сумму и гоняете. В книге кассира-операциониста есть спец. статья под размен.

УЧЕТ ВЫДАЧИ И ВОЗВРАТА РАЗМЕННОЙ МОНЕТЫ И КУПЮР
ДЛЯ РАСЧЕТОВ С ПОКУПАТЕЛЯМИ В ОПЕРАЦИОННУЮ КАССУ РОЗНИЧНОЙ
ТОРГОВОЙ ТОЧКИ

В статье рассмотрен порядок учета передачи разменной монеты и купюр для расчетов с покупателями в операционную кассу розничной торговой точки, возврат разменной монеты и купюр, а также оприходование выручки в кассу организации.

Перед началом работы на кассовой машине кассир получает у директора (заведующего) организации, его заместителя или главного (старшего) кассира все необходимое для работы, в том числе разменную монету и купюры в количестве, необходимом для расчетов с покупателями (п. п. 3.8, 3.8.1 Типовых правил эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденных Минфином России 30.08.1993 N 104).
Выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам (форма N КО-2) или надлежаще оформленным другим документам с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег используется Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5).
Для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине организации применяется Журнал кассира-операциониста (форма N КМ-4).
По окончании работы на кассовой машине кассир-операционист должен составить Справку-отчет кассира-операциониста (форма N КМ-6) и сдать выручку вместе со Справкой-отчетом кассира-операциониста по Приходному кассовому ордеру (форма N КО-1) старшему (главному) кассиру (инкассатору) в кассу организации.

Пример 1. 10.02.2010 из кассы организации ООО "Олеся" выданы разменная монета и купюры для расчетов с покупателями в сумме 37 000 руб. Вечером этого же дня из торговой точки получены денежные средства в качестве выручки в сумме 154 000 руб.
В учете будут сделаны следующие корреспонденции:
1) отражена выдача разменной монеты и купюр в операционную кассу торговой точки:
Дебет счета 50 "Касса", субсчет "Операционная касса",
Кредит счета 50, субсчет "Касса организации", 37 000 руб.;
2) отражено поступление выручки в операционную кассу торговой точки:
Дебет счета 50, субсчет "Операционная касса",
Кредит счета 90 "Продажи", субсчет "Выручка", 154 000 руб.;
3) выручка, поступившая из торговой точки, оприходована в кассу организации:
Дебет счета 50, субсчет "Касса организации",
Кредит счета 50, субсчет "Операционная касса", 154 000 руб.;
4) отражен возврат разменной монеты и купюр из операционной кассы торговой точки:
Дебет счета 50, субсчет "Касса организации",
Кредит счета 50, субсчет "Операционная касса", 37 000 руб.

Все поступления и выдачи наличных денег организация учитывает в Кассовой книге (п. 22 Порядка, абз. 7 п. 11 Методических рекомендаций, Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций).

К.А.Карпова
Подписано в печать
25.01.2010

Спасибо огромное!

С уважением, Наталия.

Я нашла статью, где указывают, что нельзя размен показывать в журнале кассира.
Об оформлении разменного фонда при расчетах через ККТ

Один из болезненных вопросов - оформление разменной суммы денег, которой нужно снабдить кассира-операциониста перед началом работы, как того требуют Типовые правила эксплуатации ККМ. Почему-то к этому многие организации относятся легкомысленно, за что и расплачиваются штрафами. Как же правильно оформить размен?
С точки зрения Управления ФНС по Санкт-Петербургу, высказанной в Письме N 04- 07/27365@, это выглядит так.
В начале дня кассир-операционист по РКО получает разменную сумму и кладет деньги в ящик кассового аппарата. В РКО в строке "Основание" так и пишем: разменный фонд. Затем в кассовой книге появляется запись о выдаче денег. Она и РКО для проверяющих будут доказательством того, что лишняя сумма в кассе - не выручка, а именно размен. В конце работы кассир-операционист сдает ВСЕ деньги из ящика кассового аппарата по ПКО. Причем лучше составить два отдельных ордера: один - на выручку, а другой - на возврат размена. Утром следующего дня все повторяется.
Вопрос. Интересно, как все это будет работать, если магазин открывается в 8 утра, а бухгалтерия в 10, да между ними еще расстояние приличное.
Ничто не безупречно. В вашем случае РКО можно подвезти кассиру сразу после открытия бухгалтерии. А можно (только я вам этого не говорил) оформить РКО на размен накануне, но дату поставить завтрашнюю. То есть заполнить документ не задним, а, так сказать, передним числом. Да, это будет нарушением, но обнаружить его невозможно. А вот лишние деньги в ящике ККТ без РКО найти очень легко.
Если же магазин и заканчивает работу намного позже бухгалтерии, то ПКО на дневную выручку и разменный фонд, как вы понимаете, получится оформить не раньше завтрашнего дня. Только датированы они будут днем получения выручки и возврата размена. Но штрафовать за это никто не будет.
И главное: разменный фонд ни в коем случае не должен проходить по журналу кассира- операциониста. Просто ни в коем случае! Там место только выручке, полученной через ККТ. А записи о разменных суммах лишь подтолкнут инспекторов к составлению протокола, будьте уверены в этом. Посмотрите, в унифицированной форме журнала даже граф таких нет. Если же вдруг вы купили журнал, в котором графы для размена есть, то не заполняйте их. Питерское Управление налоговой службы вовсе рекомендует своим подчиненным при заверении таких журналов вносить в них запись о том, что подобные графы заполнять запрещено.
Причем, увидев данные о разменном фонде в журнале кассира-операциониста, налоговики могут обвинить вас не только в неоприходовании выручки, но и в неправильном ее хранении.
Вопрос. Постойте, это что же: в ящике кассового аппарата на ночь разменные деньги нельзя оставлять?
Если судить только по нормативным документам, то нельзя. Помните требования к кассовой комнате? Вряд ли помещение магазина им соответствует. Даже если там сейф в кабинете заведующего есть, наверняка двойной двери и окошка для выдачи денег нет. Разве что огнетушитель найдется. И ФАС Северо-Кавказского округа, между прочим, раз за разом признает законность штрафа за такое неправильное хранение денег. Например, в Постановлении N А53-25387/2008-С4-55. Кстати, это еще одна причина, по которой при нынешнем состоянии законодательства разный режим работы магазина и бухгалтерии сулит организации неприятности.
Вопрос. Какое-то бессмысленное хождение бумаг по кругу получается с этим разменным фондом...
В чем-то вы правы. Но разрыв этого круга может стоить вам 40 000 - 50 000 руб. штрафа. Впрочем, есть способ немного уменьшить количество бумаг. Его подсказало Постановление ФАС Западно-Сибирского округа N Ф04-881/2008(462-А70-43).
Что сделала фирма из Тюмени, фигурант этого решения? Она выдала разменную сумму продавцу на год. Порядок ведения кассовых операций это не запрещает. Он лишь обязывает подотчетника отчитаться о потраченных деньгах не позднее, чем пройдут 3 дня со дня окончания срока, на который он эти деньги получил. После этого продавец преспокойно держал деньги в ящике кассового аппарата, не включал их в состав дневной выручки и не сдавал по ПКО. Типовые правила эксплуатации ККМ не запрещают продавцам класть туда наличность, полученную перед началом работы. В суд же организация попала, я уверен, только потому, что выдала деньги не по РКО, а по какому-то загадочному акту приема- передачи.
Вопрос. А если продавцов, скажем, двое и они работают на одном кассовом аппарате посменно?
Выдайте одинаковую сумму размена под отчет каждому. Но всю сумму в аппарат пусть положит только один. Или каждый - по половине. Тогда проверяющие будут просто не в состоянии определить, чья именно "подотчетная" лишняя наличность лежит в кассе. Класть обе полные суммы туда нельзя, иначе будет легко выявить, что один подотчетник пользуется деньгами другого, а это запрещено Порядком ведения кассовых операций.
Вопрос. Хорошо, минул год, что продавцу в авансовом отчете писать?
Да почти ничего. Получил столько-то, не потратил ни копейки, вернул столько-то по такому-то приходному ордеру. Все.
Пример. Заполнение авансового отчета по разменному фонду
В начале 2010 г. старший кассир-операционист ООО "Цемекс" С.В. Толченов получил под отчет 1000 руб. в качестве разменного фонда. 31.12.2010 он сдал деньги в кассу по ПКО N 1499 и заполнил авансовый отчет.

Если оформлением размена пренебречь, разбирательства в суде обеспечены.
ПКО оформлен на сумму дневной выручки за минусом разменной суммы? Выдача размена не оформлена РКО? Тогда - штраф, как утверждают московское управление налогового ведомства в Письме N 34-25/073412 и ФАС Московского округа в Постановлении N КА-А40/12458-08. Против них - Постановления ФАС Северо-Западного округа N А56-22181/2007 и N А56-43411/2006. В обоих суд дал понять, что ящик кассового аппарата - не касса организации, здесь Порядок ведения кассовых операций не действует.
Когда же организацию пытаются оштрафовать только за то, что она не оформила РКО на разменные деньги, ФАС Северо-Западного округа отвечает: это нарушение Порядка ведения кассовых операций не делает разменный фонд неоприходованной выручкой. Посмотрите, например, Постановления N А56-17823/2007 и N А56-14725/2007. В то же время ФАС Центрального округа в Постановлении N А64-2989/06-4 счел законным штраф по статье 15.1 КоАП РФ за то, что продавцу не выдали разменный фонд под отчет (а значит, и РКО не оформлялся).
Впервые опубликовано в издании "Главная книга. Конференц-зал" 2010, N 5
Дыбов А.И.

И как лучше поступить, выдать размен под отчет на год или каждый день оформлять рко и пко?

Ну вот еще... Разбирайтесь.)))

Разменный фонд

Согласно п. 3.8 Типовых правил эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением <4> перед началом работы на ККМ кассир получает у директора организации, его заместителя или главного (старшего) кассира все необходимое для работы, в том числе разменную монету и купюры в количестве, необходимом для расчетов с покупателями. В соответствии с п. 4.7 данных Правил кассир не должен иметь в кассе личных денег и денег, не учтенных через кассовую машину (кроме выданных перед началом работы). Важно правильно документально оформить получение кассиром-операционистом и возврат им разменного фонда, иначе при проверке кассовой дисциплины может быть признано неоприходование наличных в кассу.
--------------------------------
<4> Утверждены Письмом Минфина России от 30.08.1993 N 104. Фактически утратили силу в связи с изданием Постановления Правительства РФ от 23.07.2007 N 470, которым утверждено Положение о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями.

Например, в Письме УФНС по г. Москве от 02.08.2007 N 34-25/073412 рассмотрена ситуация: за проверяемый период в кассу организации было оприходовано 892 874,74 руб., а по данным журнала кассира-операциониста фактическая выручка организации составила 901 274,74 руб. Ежедневный неоприходованный остаток денежных средств на конец дня в операционной кассе - 300 руб., в целом расхождение составило 8400 руб. По объяснениям сотрудников организации в графе 6 "Показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня" Журнала кассира-операциониста записано 300 руб., которые на основании приказа выдавались кассиру по РКО в качестве разменных денег. По мнению налоговиков, так как эта сумма в расходных и приходных кассовых ордерах ежедневно не отражалась, размер не оприходованных в кассу организации наличных денежных средств, полученных от покупателей (клиентов) с применением ККТ, составил в целом за проверяемый период 8400 руб., поэтому организация может быть привлечена к ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ.
Порядок документального оформления в ситуации, когда кассир-операционист получает утром разменный фонд из кассы организации, а вечером его сдает, рассмотрен в Письме УФНС по г. Санкт-Петербургу от 20.12.2005 N 04-07/27365@, которым может воспользоваться налогоплательщик. В частности, в нем указано, что денежные средства из кассы организации в качестве разменного фонда должны быть выданы кассиру-операционисту на основании расходного кассового ордера, а сданы им обратно с оформлением приходного кассового ордера.
Для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям можно использовать Книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5).
Арбитражная практика складывается неоднозначно, и позиция суда в первую очередь зависит от документального оформления использования разменного фонда. ФАС ЦО в Постановлении от 06.03.2007 N А64-2989/06-4, поддержавший налоговиков, указал на необходимость оформления выдачи наличных денег под отчет в соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций. ФАС СЗО рассмотрел ситуацию, когда налоговая инспекция выявила отраженные по книге кассира-операциониста излишки на сумму 2000 руб., не учтенные по ККМ. ФАС СЗО обратил внимание на наличие расходных ордеров (каждый на сумму 1000 руб.) от 20.02.2006 N 30, от 12.02.2006 N 18, а также приказ от 01.02.2006 N 1 о выдаче Великопольскому А.В. 2000 руб. для обеспечения кассиров разменной монетой и признал излишек разменным фондом (Постановление от 21.03.2007 N А56-25077/2006). Таким образом, налогоплательщику необходимо позаботиться о документальном подтверждении того, что денежные средства, находящиеся в кассе, являются разменным фондом, а не излишками, которые не были оприходованы.

Спасибо большое. Буду делать акцент на письма от ифнс через каждодневные пко и рко. Спасибо.

Добрый день,подскажите,пожалуйста,если у компании заключен договор на получение разменных монет и раз в месяц я делаю заказ и получается,что обмениваю часть выручки предприятия на более мелкие купюры у банка,то как правильно оформить и хранить эти денежные средства?  
Нас в кассе (помещение, отделенное от основного торгового зала двумя дверьми и имеющее два окна для обслуживания клиентов с пуленепробиваемым стеклом) двое:я -старший кассир,напарница-кассир. При получении разменных,я просто вкладываю его в сейф и пишу на листке сколько там до копеек. По мере необходимости я обмениваю крупные купюры в течении рабочего дня на мелочь из сейфа (он находится под моим столом) и в конце дня я сдаю в банк сумму =выручка+крупные купюры из размена. По идее,я же в момент обмена купюр с банком не додаю в банк сумму размена,а потом,в течении неопределенного срока возвращаю недостачу по чуть-чуть каждый день.         
 Так вот в чем вопрос:какой документ у меня должен быть на этот размен в кассе? Буду очень признательна любым замечаниям и разъяснению правильного поведения. Заранее благодарю.

Добрый день,подскажите,пожалуйста,если у компании заключен договор на получение разменных монет и раз в месяц я делаю заказ и получается,что обмениваю часть выручки предприятия на более мелкие купюры у банка,то как правильно оформить и хранить эти денежные средства?  
Нас в кассе (помещение, отделенное от основного торгового зала двумя дверьми и имеющее два окна для обслуживания клиентов с пуленепробиваемым стеклом) двое:я -старший кассир,напарница-кассир. При получении разменных,я просто вкладываю его в сейф и пишу на листке сколько там до копеек. По мере необходимости я обмениваю крупные купюры в течении рабочего дня на мелочь из сейфа (он находится под моим столом) и в конце дня я сдаю в банк сумму =выручка+крупные купюры из размена. По идее,я же в момент обмена купюр с банком не додаю в банк сумму размена,а потом,в течении неопределенного срока возвращаю недостачу по чуть-чуть каждый день.         
 Так вот в чем вопрос:какой документ у меня должен быть на этот размен в кассе? Буду очень признательна любым замечаниям и разъяснению правильного поведения. Заранее благодарю 

Здравствуйте !
подскажите пожалуйста оформление РКО при передаче разменных манет в операционную кассу , и образец как это сделать.
За ранее благодарна!

Добрый день! Подскажите как правильно выдавать из кассы зарплату в долларах, что делать с центами? Как правило монет цента нет. И как выдать например 179,42 долларов США? И должно ли предприятие компенсировать эту разницу?

Наталья, а вы в каком городе находитесь???

Доброе утро! подскажите в кассу предприятия  сдаваемая мелочь должна быть покупюрно разложена?Если речь идет о сумме более 3000 руб. или можно все вперемешку, а ты считай как хочешь

вроде это нигде не регламентировано, так что 

ksy
можно все вперемешку, а ты считай как хочешь

но это можно все регламентировать приказом по предприятию

Кирилл, спасибо за ответ

по данным бухгалтерского учета на 1 сентября остаток по кассе числился в сумме 4990
рублей.
- на момент инвентаризации в кассе при пересчете денег по купюрно остаток составил:
500 руб - 2 купюры.
1000 руб - 4 купюры.
Выявить результат инвентаризации до кассе и оформить бухгалтерскими проводками.