По данным портала “Работа.ру” в 2020 году на удаленную работу перешел каждый пятый сотрудник Москвы и Санкт-Петербурга (среди них немало бухгалтеров, специалистов по кадрам, юристов), 16% российский компаний планируют отказаться от офиса. В условиях удаленности людей друг от друга ценность грамотной деловой переписки возрастает. 

Чтобы сообщения по электронной почте приносили максимум пользы для работы, экономили время, давайте рассмотрим 5 главных правил деловой переписки.

1. Структура: тема, обращение, суть проблемы, подпись

Из заголовка некоторым читателям уже понятно, что грамотно составленное письмо должно содержать все эти составляющие.

Тему письма лучше формулировать, прописывая в ней основную цель или содержание письма: отразите суть, не превышайте объем в 50 символов.

Сравните одни и те же темы, оформленные неудачно и как мы их трансформируем:

Запомните, отсутствие темы – это самое страшное, что может случиться. Тема нужна для того, чтобы письмо сразу настраивало адресата на содержание. К тому же, письмо будет легко найти в почте по теме, если к нему придется вернуться снова через какое-то время.

Любое письмо нужно начинать с обращения. Здесь не принципиально, по имени или имени-отчеству. Зависит от получателя и от ваших взаимоотношений.

«Уважаемая Инна Владимировна!», «Александр, добрый день», «Ксения Анатольевна, здравствуйте».

Тело письма должно быть структурировано, с корректными формулировками. Перед отправлением важно проверить пунктуационные, речевые и орфографические ошибки.

Подпись нужна для вашей идентификации. Получателю приятнее получить письмо от конкретного человека, с долей личностного отношения, даже если это формальность. Проверьте, чтобы в подписи были необходимые данные для оперативной связи (телефон, e-mail, соц.сети и т.д.)

С уважением,

Руководитель отдела семинаров,

Учебного Центра «М-СТАЙЛ»

Полина Мозгова

Mozgova.P@m-style.spb.ru

Тел. +7 (812) 244-95-95, доб.2915

www.********.ru

 

2. Грамотность и удобство для чтения

Постарайтесь сделать информацию максимально простой для чтения.

- разделите текст абзацами

- соблюдайте правило: одно письмо = 1 экран прокрутки

- главную мысль выносите в первый абзац

- удалите канцеляризмы и штампы. О них в п.5

- используйте маркированные списки

- не допускайте вычурного оформления (3-5 слов жирным шрифтом на все письмо)

Сравните 2 одинаковых письма.

- :

Кристина, доброго времени суток. Провели обсуждение с генеральным директором вашего предложения о покупке новых мониторов Acer. В настоящий момент мы наблюдаем понимание нашей корпорацией ряда проблем: уменьшение необходимых объемов продаж, в связи с этим сокращение ряда сотрудников. Нами было принято решение осуществлять свою деятельность по средствам старых мониторов. В связи с вышеизложенным благодарю вас за оказанное нам внимание и коммерческое предложение, но денежные средства на покупку нового оборудования выделяться не будут.

+ :

Кристина, добрый день!

Обсудили с генеральным директором покупку новых мониторов Acer.

К сожалению, в корпорации сейчас трудности с финансами и мы вынуждены отказаться от приобретения оргтехники.

Спасибо за предложение.

Какое письмо читается проще и быстрее? Смысл при этом не меняется.

3. Вежливый тон

О том, что нужно быть вежливым, мы знаем со школы. Но порой ситуации доводят до точек кипения и нам трудно сдержать эмоции. Выдохните. Прежде, чем отправить эмоционально сообщения, подумайте о последствиях. Стоит ли письмо вашей карьеры? Можно ли разрушить отношения, которые выстраивались годами, одним несдержанным обращением?

Вот примеры, как можно заменить негативные высказывания:

- «Александр, я считаю, что надежные подрядчики так не поступают!»

+ «Александр, вы предлагаете …. Мне хочется, что бы вы сделали…»

- «Мария, мы оплатили поставку еще 4 дня назад! Неужели нельзя все привезти вовремя? Выясните, почему ТАК ДОЛГО????»

+«Мария, мы считаем вас надежным партнером, и уверены, что поставка задерживается из-за внешних обстоятельств. Не могли бы вы уточнить, возможно, есть другие причины?»

- «Елизавета, ваше предложение – совсем не то, что мы просили! Переделайте под наше ТЗ!»

+«Елизавета, ваше предложение пока не дотягивает до наших потребностей, но если проработать п.1, п.2., то мы приблизимся к желаемому результату»

Несколько основных лайфхаков в смягчении негативных писем: подчеркните осознанность ситуации (пример п.1), не используйте повелительное наклонение (пример п.2), используйте слово «пока» (пример п.3). Психолог Кэрол Двэк отметил, что добавление этого слова ориентирует собеседника на будущие успехи, а не заставляет чувствовать неудачу. И не пишите КАПСЛОКОМ, если только речь не об аббревиатурах или названиях (пример в п.1).


4. Вложения

Поднимите руки, кто хотя бы раз в жизни отправлял письмо, в котором должно было быть вложение, и забывал его туда добавить?! Это называется избитым выражением «человеческий фактор».

Секрет с вложениями прост: сначала добавляем необходимые файлы, а уже после пишем письмо (или фразу «во вложении»).

5. Фразы, которые лучше избегать

Высказывание «доброго времени суток» у грамотных людей давно вызывает нервный тик. Почему – читайте здесь (https://bureau.ru/soviet/20180923/). Но еще хуже канцеляризмы и штампы.

- Употребление пассивных оборотов

Например, пассивный оборот «Мы наблюдаем понимание корпорацией ряда проблем» лучше заменить на активный: «Мы наблюдаем, что корпорация понимает проблемы».

- Шаблонные слова и выражения

Эти слова не несут никакого смысла и их можно удалить из текста. Например, «на данном этапе», «следует отметить», «крайний день», «при прочих равных», «нельзя так просто взять и», «это история про» и т.д.

- Предлоги, образованные от существительных (отыменные предлоги)

«Канцелярскую» окраску высказыванию придают такие предлоги, как «в целях, в силу, в плане, на уровне, в разрезе, за счет, по причине» и т.п.

Эти предлоги часто сочетаются с отглагольными существительными.

Например: «В силу увеличения показателей сбора урожая, было принято решение о повышении зарплаты сотрудникам».

Предлог «в силу» сочетается с отглагольным существительным «увеличение», что «тянет» за собой цепочку канцеляризмов: «показатели сбора», «принято решение о повышении» (можно заменить на: «решили повысить»).

Меняем полностью предложение: «зарплаты сотрудникам решили повысить из-за высокого сбора урожая».

Для улучшения навыков письма рекомендуем книги Максима Ильяхова и Людмилы Сарычевой «Пиши, сокращай» и «Новые правила деловой переписки». А если вы применяете не только все эти советы, а даже больше, то ваше обращение — пример эффективной деловой коммуникации!

Автор статьи: Мозгова Полина - руководитель отдела семинаров Учебного Центра М-СТАЙЛ, создатель бренда Pollys.world.