Я – обычный человек и знаю, как порой сложно заставить себя сделать что-либо. Откладывание дел в долгий ящик может привести только к одному: к авралу. Давайте признаемся, этот монстр редко подкрадывается на цыпочках к вам за спину, а потом кричит: «саечка за испуг!». Все мы знаем, почему так происходит. Есть несколько лайф-хаков, которыми я охотно поделюсь, чтобы повысить вашу работоспособность, и помочь избежать неприятностей.
1. Никакой мультизадачности!
Да-да, именно этого от нас хотят многие работодатели, но на практике дела с многозадачностью обстоят не очень хорошо. Журнал Neuroscience провел исследование, результат которого показал, что стремление схватиться за все дела сразу снижает эффективность на 40%. Например, моим сотрудникам я говорю: если берешься подшивать первичную документацию – не отвечай на телефонные звонки. Пусть это сделают коллеги. Это правило хорошо работает в командах. На час оторваться от ответов на звонки не сильно нагрузит сослуживцев, но поможет вам разобрать документы на столе, которые копились не одну неделю.
Сфокусироваться на одной задаче часто означает, что вы говорите «нет» остальным.
В статье Джеймса Клира «Focus: The Ultimate Guide on How to Improve Focus and Concentration» (Способы улучшить фокус и концентрацию) подробно написано о работе мозга. Автор не раз подчеркивает, что, переключаясь с одного дела на другое в короткие промежутки времени, мы неизбежно будем расплачиваться эффективностью нашей работы.
2. Останьтесь один-на-один с собой
Некий режим «изгоя». Этот пункт логически вытекает из первого. Игнорируйте не только происходящие вокруг неважные разговоры (например, обсуждение сериала с коллегами. Это можно сделать, когда вы завершите свое задание), но и социальные сети, личную электронную почту, чаты в мессенджерах. Если вас отвлекают разговоры в кабинете – наденьте наушники. Члены моей команды прибегают к этому приему, и, стоит отметить, они весьма продуктивны. Но если вам совсем сложно отказаться от коллег или наблюдателей, пусть вашим другом станет такой же «разговорчивый» предмет, как в легендарном фильме у Тома Хенкса.
3. С утра приступайте к самой нежеланной задаче
Все же знают, как это бывает: на протяжении дня все переделали, а самое сложное оставили «на потом». Далее сценарий таков: сил уже нет ни на интересные проекты, ни на «это вот все». Так мы наблюдаем процесс, как нежеланные задания мигрируют к пятнице, потом к концу месяца, потом к концу года, а потом дедлайн решает все за нас и на выполнение может уйти гораздо больше физических и моральных сил.
Поэтому мой всем совет: начинайте рабочий день с самых нежеланных или сложных задач, пока голова еще светлая, вы чувствуете себя бодро и полны сил.
4. Выделяйте время на отдых
Лучше это делать каждые 30-40 минут. И тут я подразумеваю не пролистывание смартфона, а физическую активность. Хотя, для кого-то зарядка большого пальца руки – тоже не ерунда.
Мне в данном случае хорошо помогают Samsung gear fit. Каждый определенный промежуток времени на часы прилетает уведомление: «надо размяться». Если мне не изменяет память, Генрих Ужегов в своей книге «Болезни позвоночника», как раз упоминал этот отрезок времени. Разминка не должна быть долгой: пять минут достаточно. Потянитесь, покрутите головой в разные стороны, разомните руками мышцы шеи. Не забывайте, что все это улучшит кровоток к мозгу и вы будете производительнее.
Ровная осанка и хорошее кровоснабжение – залог отсутствия глубоких морщин на лице, подтянутая шея, снижение отеков и припухлостей в области подбородка. Помните об этом!
5. Используйте матрицу Эйзенхауэра
О ней многие слышали, но не все используют. Этот инструмент удобен для тех, кто хочет и может оценивать приоритетность задач и классифицировать их. Напомню суть: матрица призвана делить задачи на четыре группы:
- срочные и важные (Сделай это немедленно)
- важные, но не срочные (Сделай это до определенного времени)
- срочные, но не важные (Сделай это до определенного времени, но можно делегировать)
- не срочные и не важные (Идеи, улучшения. Сделай когда-нибудь)
Конечная цель метода Эйзенхауэра — помочь отфильтровать второстепенные дела от важных решений и сосредоточиться на том, что действительно имеет значение.
В своей работе я не рисую квадратную схему, а записываю задачи в столбец. Вверху всегда срочные и важные, чем ближе к концу страницы, тем приоритет ниже. Каждый день в ежедневнике у меня расписан подобным образом. Начиная рабочий день, я в первую очередь смотрю на верхние строчки. И если по каким-то причинам я не выполнила задачи из последних пунктов – они могу подождать следующего дня или даже недели.
Еще хочу добавить в этот пункт от себя совет: записывайте все! Даже если вы сходу не можете классифицировать степень важности поручения, пусть оно будет на отдельном цветном стикере. Они привлекают внимание и не дадут вам забыть о поручении, даже если оно относится к последнему пункту по степени важности.
6. Не игнорируйте обеденный перерыв
Даже если вы не голодны, не стоит оставаться сидеть за компьютером. Выйдите на улицу, пройдитесь вокруг бизнес-центра, посетите магазин. Не идете на бизнес-ланч? Тогда используйте это время, чтобы позвонить родным и близким. За время обеда мозг отдохнет, переключившись на бытовые темы. Как следствие – у вас появится прилив сил на вторую половину дня.
Если вы едите прямо за рабочим местом – это тоже неправильно. Сидите за столом – значит вас можно дергать по любым вопросам, несмотря на то, что у вас набит рот. Не самый правильный вариант для приема пищи. Если в вашем офисе отсутствует столовая или иное место для перекусов – обсудите это с руководством. Жевать перед компьютером неудобно, негигиенично и не всегда красиво. И да – это неплохой способ нажить в лице сисадмина врага. Ведь именно ему придется сначала разобраться с вашей клавиатурой, утонувшей в крошках, а потом дотронуться до жирных клавиш.
Автор статьи: Мозгова Полина - руководитель отдела семинаров Учебного Центра М-СТАЙЛ, создатель бренда Pollys.world.