В конце этого года все работодатели должны составить и утвердить график отпусков на 2025 год. Сделать это надо не позднее 17 декабря. Несмотря на то, что процедура кадровиками уже отработана, ежегодно возникают новые вопросы. Роструд и Минтруд России также регулярно высказывают свою позицию по самым актуальным проблемам. В статье поговорим о том, как составить график отпусков на 2025 год без ошибок.
Общие правила составления и утверждения графика отпусков
Трудовой кодекс РФ в отношении составления графика отпусков содержит следующие правила:
- График отпусков необходимо составлять ежегодно.
- График должен быть утвержден работодателем. Если в компании имеется первичная профсоюзная организация, до утверждения графика необходимо запросить ее мнение.
- Работодатель должен утвердить график отпусков, как минимум, за две недели до начала очередного календарного года. В этом году последний день для утверждения графика – 17 декабря.
- График отпусков обязателен как для работника, так и для работодателя. Это означает, что изменение периода отпуска, запланированного в графике, возможно только с согласия и работника и работодателя.
Все это отражено в ст.123 ТК РФ.
График отпусков, как правило, утверждается путем издания приказа руководителя организации об утверждении графика отпусков на очередной календарный год. Или же руководитель может проставить утверждающую подпись непосредственно на графике отпусков. Унифицированная форма графика отпусков № Т-7 содержит отдельную графу для утверждения.
У работодателя при составлении и утверждении графика отпусков нет обязанности учитывать пожелания работников. Статья 123 ТК РФ не содержит для работодателей подобных требований. Аналогичные разъяснения дают представители Роструда на официальном информационном портале Роструда Онлайнинспекция.рф (вопрос № 173202 от 13.12.2022). На практике подавляющее большинство работодателей собирает пожелания работников относительно периодов использования отпусков. Между тем, если работодатель составит график отпусков без учета мнения работников – это не будет нарушением трудового законодательства и прав работников.
Также надо отметить, что в график включаются только ежегодные оплачиваемые отпуска (основной оплачиваемый отпуск, дополнительный оплачиваемый отпуск). Другие виды отпусков, например, учебный или отпуск без предоставления заработной платы в график не включаются.
Включать ли в график отпусков конкретные даты?
По этому вопросу позиции Минтруда России и Роструда, озвученные ведомствами в 2024 году, расходятся. По мнению представителей Минтруда России, включать в график отпусков конкретные даты не обязательно. Дело в том, что ТК РФ прямо не предусматривает порядок указания в графике периода отпуска: с указанием конкретных дат или с отражением только месяца использования отпуска (письмо Минтруда России от 26.09.2024 № 14-6/ООГ-5659).
Роструд считает иначе: график отпусков подразумевает указание конкретного периода отпуска, а именно даты начала и окончания (письмо Роструда от 16.08.2024 N ПГ/17241-6-1).
С учетом правовой неопределенности, работодатель может выбрать любой удобный для себя способ отражения периода отпуска в графике.
Например, для офисных работников, которые трудятся в стандартном графике 5-дневной рабочей недели, будет целесообразным указать в графике отпусков конкретные даты начала и окончания отпуска.
Для работников со сменным графиком, скорее всего, будет удобнее отражение в графике месяца использования отпуска.
Как разделить отпуск на части?
Ежегодный оплачиваемый отпуск можно разделить на части. Для этого необходимо соблюдать следующие правила:
- Для разделения отпуска на части необходимо согласие работника и работодателя. Если такого согласия нет, отпуск работнику предоставляется полной продолжительности (письмо Роструда от 08.10.2024 N ПГ/19878-6-1).
- Одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ч.1 ст.125 ТК РФ). Количество и продолжительность остальных частей отпуска законодатель не регулирует, поэтому данный вопрос решается по соглашению между работником и работодателем.
Обратите внимание: работодатель не может самостоятельно принимать решение о разделении отпуска на части.
При этом работодатель не может самостоятельно принять решение в принципе о разделении работником отпуска на части; о количестве частей отпуска, о продолжительности каждой части отпуска (письмо Роструда от 10.01.2024 N ПГ/28100-6-1).
Надо отметить, что дополнительный оплачиваемый отпуск может быть предоставлен отдельно от основного. Трудовое законодательство не содержит запрет на раздельное использование основного и дополнительного оплачиваемого отпуска. Но для раздельного использования данных отпусков необходимо согласие между работником и работодателем (письмо Роструда от 10.10.2024 N ПГ/19708-6-1).
Следующий вопрос. Как оформить согласие работника на разделение отпуска на части? Роструд полагает, что такое согласие работника можется выражаться:
- в письменном заявлении работника;
- соответствующей отметкой в графике отпусков;
- в приказе работодателя о разделении отпуска на части (письмо Роструда от 08.10.2024 N ПГ/19878-6-1).
Следует отметить, что на практике в ситуации, когда работодатель учитывает пожелания работников при составлении графика отпусков, работники предоставляют информацию о датах отпуска, количестве частей и продолжительности отпуска. В таких ситуациях проблем не возникает.
Включать ли в график неиспользованные отпуска прошлых лет
На практике регулярно возникает вопрос: как составить график отпусков, если у работников накопились неиспользованные отпуска за прошлые годы.
Роструд считает, что неиспользованные отпуска могут включаться в график отпусков на очередной календарный год или же неиспользованные отпуска могут предоставляться работникам по их заявлениям (письмо Роструда от 11.10.2023 N ПГ/21367-6-1).
Между тем, у отдельных представителей Роструда позиция: неиспользованные отпуска включать в график отпусков обязательно (вопрос № 171821 от 12.11.2022 на портале Онлайнинспекция.рф).
Здесь целесообразно руководствоваться следующим. В случае включения неиспользованных отпусков в график, работник должен будет использовать дни отпуска, поскольку график отпусков обязателен для работника и работодателя. Соответственно, не будет происходить накопление у работника неиспользованных отпусков. Поэтому включение в график неиспользованных отпусков крайне целесообразно.
Включать ли в график отпусков мобилизованных работников (контрактников)
Роструд разъясняет, что включать в график отпусков мобилизованных работников или работников, заключивших контракт на прохождение военной службы не надо (письмо Роструда от 19.12.2023 N ПГ/26132-6-1).
В случае призыва работника на военную службу по мобилизации или по контракту, действие трудового договора приостанавливается (ст.351.7 ТК РФ). Поэтому включать такого работника в график отпусков не надо.
Но не забудьте, что период приостановления трудового договора в соответствии со ст.351.7 ТК РФ включается в стаж для предоставления ежегодного основного оплачиваемого отпуска (ч.1 ст.121 ТК РФ). Поэтому за период военной службы у таких работников накапливаются периоды основного оплачиваемого отпуска.
Такском — один из крупнейших разработчиков сервисов для бизнеса в России. Компания является первым оператором электронной отчетности и основоположником обмена электронными документами в стране.
Более 20 лет компания разрабатывает и внедряет сервисы электронного документооборота. Сейчас в экосистеме продуктов для бизнеса Такском есть современные сервисы электронной отчётности, решения для ЭДО, маркировки, прослеживаемости, ОФД, сервис проверки контрагентов, а также электронные подписи для физических и юридических лиц.
Реклама ООО Такском
