Автор: Марина Климова – профессиональный бухгалтер и независимый налоговый консультант, автор более 70 книг и многочисленных статей по проблемам бухгалтерского учёта и налогообложения, к. э. н.

       С 1 марта 2023 г. в новой редакции изложена ст. 6 Устава автомобильного и городского наземного электрического транспорта (далее – Устав), посвященная путевым листам.

       Главное новшество этой статьи заключается в возможности оформления электронных путевых листов. Также уточняется, что путевой лист оформляет собственник (владелец) транспортного средства, а если оно предоставлено по договору аренды с экипажем, то путевой лист оформляется арендодателем.

       Во исполнение требований статьи вышел и также применяется с 1 марта 2023 г. Приказ Минтранса России от 28.09.2022 № 390 «Об утверждении состава сведений, указанных в части 3 статьи 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта», и порядка оформления или формирования путевого листа». В этом документе новшеств уже гораздо больше по сравнению с его предшественником – Приказом Минтранса от 11.09.2020 № 368.

Новые сведения в путевом листе

       Сведения о собственнике (владельце)-юрлице должны содержать полное наименование, адрес в пределах местонахождения, номер телефона, ОГРН. Прежний Приказ не оговаривал, что наименование должно быть полным, зато требовал указывать организационно-правовую форму. От ИП требуется указать свои ФИО, адрес регистрации по месту жительства, номер телефона, ОГРН. Обратите внимание: раньше ИП просили привести почтовый адрес, а теперь – адрес по прописке.

       Одним из обязательных реквизитов остаются показания одометра (полные километры пробега). Их раньше следовало указывать на момент выезда транспортного средства с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного транспортного средства по возвращении из рейса и окончании рабочего дня (смены) водителя транспортного средства и при заезде транспортного средства на парковку по окончании рабочего дня (смены) водителя. Теперь дополнительно приводятся показания одометра на момент приёма-сдачи транспортного средства последующему водителю по окончании рабочего дня (смены) предыдущего водителя (в случае оформления или формирования нескольких путевых листов на одно транспортное средство).

       Данные о проведении предсменного, предрейсового и послесменного, послерейсового медицинских осмотров водителя дополнены наименованием медицинской организации (если медицинский работник состоит в штате медицинской организации), а также обязательным указанием серии, номера, даты выдачи и срока окончания действия лицензии на проведение предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров.

       Определено, что информация о видах перевозки должна содержать следующие варианты формулировок:

  1. коммерческие перевозки:
  • регулярная перевозка пассажиров и багажа;
  • перевозка грузов на основании договора перевозки грузов или договора фрахтования (в том числе, по договору аренды транспортного средства с экипажем);
  • перевозка пассажиров и багажа по заказу;
  • перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
  • организованная перевозка групп детей автобусами по договору фрахтования;

       2. перевозки для собственных нужд;

       3. передвижение и работа специальных транспортных средств.

       Поле «Сведения о виде сообщения» может принимать значения «городское», «пригородное» или «междугородное».

       В новом Приказе четко оговорено, что путевой лист может оформляться более чем на один календарный день. Тогда в нем нужно обозначить даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого он может быть использован. Это дает возможность организации и ИП разработать удобный бланк путевого листа, рассчитанный на комфортный срок использования. В организации утвердить его необходимо приказом об учетной политике.

Отмена обязанности ведения журнала регистрации путевых листов

       Вплоть до 1 марта 2023 г. собственники (владельцы) транспортных средств обязаны были регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов (п. 17 Приказа Минтранса России от 11.09.2020 № 368).

       Журнал можно было вести на бумажном носителе или в электронной форме.

       Новый НПА об обязанности ведения такого регистра не упоминает, следовательно, отказаться от него или продолжать заполнять – решать самой организации или ИП.

       Если журнал больше не ведется, не торопитесь от него избавляться: срок хранения журналов, баз данных учета путевых листов – 5 лет (п. 554 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Электронный путевой лист

       Применение электронных путевых листов факультативно.

       Формат такого документа разрабатывается ФНС России, свой использовать нельзя.

       Пп. 27 ч. 1 ст. 2 Устава относит электронный путевой лист к категории электронных перевозочных документов наряду с электронной транспортной накладной, электронным заказ-нарядом, электронной сопроводительной ведомостью, электронным договором фрахтования, электронным заказом и электронной заявкой.

       Это означает, что при оформлении и обмене электронными путевыми листами нужно руководствоваться одноименной ст. 18.1 Устава.

       Электронный путевой лист:

       1. подписывается участниками информационного взаимодействия УКЭП или усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП), сертификат ключа проверки которой создан и используется на портале Госуслуг. Файлы обмена электронного путевого листа предполагают подписи:

  • лица, заполняющего сведения об организации или ИП, о сроке действия путевого листа, о транспортном средстве, о водителе (водителях), о виде перевозки и виде сообщения;
  • медработника, проводившего предрейсовый (предсменный, послерейсовый, послесменный) медосмотр водителя (если он проводится);
  • лица, ответственного за проведение предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если проводится);
  • лица (лиц), уполномоченного(ых) на заполнение сведений о показаниях одометра (например, водителя, диспетчера, ИП).

       Все подписанты файлов обмена должны обладать хотя бы одним из указанных видов подписей и применять их;

       2. обмен электронными путевыми листами между участниками информационного взаимодействия осуществляется посредством использования информационных систем электронных перевозочных документов (ЭПД), т. е., только через уполномоченных операторов ЭДО и никаким иным способом;

       3. электронный путевой лист подлежит направлению в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), где, согласно Постановлению Правительства от 03.03.2022 г. № 281, сведения из такого путевого листа становятся доступны МВД России, Минтрансу России, Минцифры России, ФНС России, Ространснадзору.

       В случае использования электронного путевого листа при приеме груза для перевозки перевозчик или водитель транспортного средства должен предъявить для сверки грузоотправителю путевой лист в форме электронного документа, либо его копии на бумажном носителе (п. 1 ст. 10 Устава, п. 15 Порядка оформления или формирования путевого листа, утв. Приказом Минтранса № 390).

       Вносить исправления в электронный путевой лист нужно в общем порядке, предусмотренном для электронных документов. Допускается исправление путем составления нового (исправленного) документа; новый (исправленный) документ должен содержать указание на то, что он составлен взамен первоначального электронного путевого листа, дату исправления, а также электронные подписи лиц, составивших первоначальный документ (п. 21 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухучете»).

       Хранить электронные путевые листы необходимо в форме электронных документов, распечатка не обязательна и не может заменить оригинал (п. 23, 24 ФСБУ 27/2021). Срок хранения в общем случае составляет 5 лет, а если путевой лист является единственным документом, подтверждающим вредные и опасные условия труда водителя, срок его хранения увеличивается до 50 лет (п. 553 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Всё для электронного документооборота в сфере перевозок грузов

«Такском» подберёт для организаций-перевозчиков решения для электронного документооборота, благодаря которым вы без проблем сможете обмениваться электронными документами с контрагентами.

Контакт для консультаций: Илья Конохов, старший менеджер продукта, +7 (495) 739-07-97, доб. 2192.

Оформите электронную подпись для физлиц (сотрудников) в удостоверяющем центре «Такском»

✅ Такском — один из крупнейших разработчиков сервисов для бизнеса в России. Компания является первым оператором электронной отчетности и основоположником обмена электронными документами в стране. 

Более 20 лет компания разрабатывает и внедряет сервисы электронного документооборота. Сейчас в экосистеме продуктов для бизнеса Такском есть современные сервисы электронной отчётности, решения для ЭДО, маркировки, прослеживаемости, ОФД, сервис проверки контрагентов, а также электронные подписи для физических и юридических лиц.