✅ Что такое КЭДО
Электронный документооборот в сфере трудовых отношений (КЭДО, кадровый ЭДО) – это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде. При этом электронные документы не дублируются на бумажном носителе.
С 22 ноября 2021 года вступили в силу изменения в Трудовом кодексе Российской Федерации (далее – ТК РФ), определяющие основные положения и порядок ведения кадрового ЭДО.
Нововведения закреплены в федеральном законе от 22.11.2021 № 377-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации".
! К КЭДО НЕ относится обмен документами по электронной почте
Чтобы перейти на кадровый электронный документооборот, работодатель должен разработать или приобрести программу, которая позволит хранить, передавать и обрабатывать данные о сотрудниках защищенно.
✅ Применение КЭДО
Можно использовать КЭДО |
Нельзя использовать КЭДО |
Заключение трудовых договоров |
Оформление трудовых книжек |
Заключение договоров |
Оформление сведений о трудовой деятельности работников, формируемых |
Заключение ученических договоров |
Оформление акта о несчастном случае |
Оформление других кадровых документов |
Оформление приказа (распоряжения) |
|
Подтверждение прохождения работником инструктажей по охране труда (в т. ч. тех, которые лично подписываются работником). |
✅ Порядок введения КЭДО
Переходить на КЭДО не обязательно! Если вам, как работодателю, удобнее вести документы в бумажном виде, то вы можете продолжать это делать.
Если вы, как работодатель, хотите ввести в компании КЭДО:
1. Разработайте и издайте локальный нормативный акт о правилах перехода и использования КЭДО.
2. Разработайте или приобретите информационную систему для КЭДО.
3. Уведомите о введении КЭДО сотрудников и соискателей.
Далее возможно два варианта развития событий:
- Если сотрудник не согласен переходить на КЭДО, то продолжайте вести его кадровые документы в бумажном виде.
- Если сотрудник согласен на КЭДО либо впервые поступает на работу после 31.12.2021, то можете спокойно начать вести кадровый документооборот по нему в электронном виде.
✅ Часто задавемые вопросы по КЭДО
Я – работодатель. У моего сотрудника (либо соискателя) нет электронной подписи, чтобы подписывать документы с использованием КЭДО. Что мне делать?
– оформить на сотрудника электронную подпись (УКЭП, УНЭП, простая подпись в информационной системе работодателя);
– для сотрудников на «удалёнке» или из других городов/регионов – оплатить получение сотрудником электронной подписи в коммерческом удостоверяющем центре.
! Работодатель несёт расходы на получение работником электронной подписи (в случае её отсутствия) и её использование.
Я – работодатель. Моему сотруднику нужно получить документы, связанные с работой (или их заверенные копии). Как нам действовать?
– работник направляет заявление – письменное или через программу КЭДО, используемую в компании;
– в течение трёх дней с подачи заявления работник должен получить от вас документы или их копии в бумажном виде или в электронной форме.
Моя компания не использует КЭДО. Но возникла чрезвычайная ситуация (катастрофа, производственная авария, несчастный случай на производстве, пожар, наводнение, землетрясение, эпидемия и др.). Сотрудники компании не могут обменяться документами в бумажном виде. Теперь мы должны срочно переходить на КЭДО?
Нет, это не обязательно. Вы вправе временно обмениваться документами в электронной форме, а также в виде скана или фотографии документа при условии, что позже вы предоставите друг другу бумажные оригиналы.
Сколько моя компания должна хранить электронные документы?
В определении точных сроков вам поможет перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236;
Я – работодатель. Кто определяет порядок моего взаимодействия с работником через КЭДО?
Вы определяете это самостоятельно. Учитывайте при этом специфику деятельности компании, организационные и технические возможности. После того, как вы определили порядок взаимодействия внутри компании, зафиксируйте это в локальном нормативном акте. Вы издаёте его в самом начале перехода на КЭДО (см. схему выше). И даже если часть сотрудников работает дистанционно, вы вправе применять к ним те же правила.
Я – работник/соискатель. У меня нет электронной подписи либо я не хочу, чтобы мои данные использовались в системе электронного документооборота. Компания, в которой я работаю/поступаю на работу, использует систему КЭДО. Могут ли мне отказать в приёме на работу или уволить?
Нет, работодатель не имеет права отказывать в приёме на работу или увольнять в указанных случаях. Кроме случая, когда работодатель участвует в региональной программе повышения мобильности трудовых ресурсов.
Я – работодатель. Какие электронные подписи нужны мне и моим сотрудникам? Мы можем использовать любой удобный вариант?
Конкретный вид ЭП зависит от того, какие документы вы должны подписать и какую программу/информационную систему используете в работе. Нормы закреплены в ст. 22.3 ТК РФ. Для вашего удобства приводим таблицу.
Вид подписи работодателя |
Документ, который можно подписать эп |
Вид подписи работника |
КЭП |
Договор:
|
КЭП, НЭП |
КЭП |
Уведомление об изменении условий трудового договора и ознакомление с ним. |
КЭП, НЭП |
-
|
Приём на работу:
|
КЭП, НЭП, ПЭП |
КЭП, НЭП |
|
- |
-
|
|
КЭП, НЭП, ПЭП |
Только на бумаге |
|
Только на бумаге |
КЭП, НЭП |
Перевод:
|
КЭП, НЭП, ПЭП |
КЭП, НЭП |
|
- |
- |
|
КЭП, НЭП |
КЭП, НЭП |
Документы на отпуск:
|
КЭП, НЭП, ПЭП |
- |
|
КЭП, НЭП, ПЭП |
КЭП, НЭП |
|
КЭП, НЭП, ПЭП |
КЭП, НЭП |
Приказ на командировку |
КЭП, НЭП, ПЭП |
- |
Увольнение:
|
КЭП, НЭП |
Только на бумаге |
|
Только на бумаге |
КЭП |
Справки:
|
- |
- |
|
КЭП, НЭП, ПЭП |
- |
|
КЭП, НЭП, ПЭП |
КЭП, НЭП |
Графики сменности |
КЭП, НЭП, ПЭП |
КЭП, НЭП |
Локальные нормативные акты |
КЭП, НЭП, ПЭП |
КЭП, НЭП |
Табель учёта рабочего времени |
КЭП, НЭП, ПЭП |
- |
Заявление на предоставлении копии трудовой книжки |
КЭП, НЭП, ПЭП |
- |
Заявление на обработку персональных данных |
КЭП, НЭП, ПЭП |
КЭП |
Сведения о застрахованном лице (для начисления выплат по больничному) |
КЭП, НЭП, ПЭП |
Только на бумаге |
Акт о несчастном случае на производстве |
Только на бумаге |
|
Приказ о применении дисциплинарного взыскания и ознакомление с ним |
КЭП, НЭП |
Упростите работу HR-отдела, ускорьте коммуникацию кадровиков с сотрудниками –
подключите сервисы кадрового ЭДО от компании Такском
✔ Удобно
Без бумажной волокиты
✔ Быстро
Моментальный обмен документами
✔ Экономно
Снижение расходов на бумагу, печать, пересылку, хранение
✔ Универсально
Интеграция с вашей учётной системой
Оформите ЭП для сотрудников в удостоверяющем центре «Такском»
✅ Такском — один из крупнейших разработчиков сервисов для бизнеса в России. Компания является первым оператором электронной отчетности и основоположником обмена электронными документами в стране.
Более 20 лет компания разрабатывает и внедряет сервисы электронного документооборота. Сейчас в экосистеме продуктов для бизнеса Такском есть современные сервисы электронной отчётности, решения для ЭДО, маркировки, прослеживаемости, ОФД, сервис проверки контрагентов, а также электронные подписи для физических и юридических лиц.
Комментарии читателей
IT-компания HeadHunter вложила 100 млн рублей в разработчика платформы кадрового электронного документооборота HRlink, сообщил Forbes представитель стартапа. Он был запущен в 2020 году и вырос благодаря пандемии и закону, позволившему компаниям оформлять практически все кадровые документы в электронном виде. HeadHunter интегрирует решение в свою экосистему HR-сервисовhttps://www.forbes.ru/svoi-biznes/471769-headhunter-investirovala-100-mln-rublej-v-servis-cifrovyh-dokumentov