Разбираемся, что такое кадровый электронный документооборот: где применяется, каков порядок внедрения в организации, и какие электронные подписи вам потребуются.

✅ Что такое КЭДО

Электронный документооборот в сфере трудовых отношений (КЭДО, кадровый ЭДО) – это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде. При этом электронные документы не дублируются на бумажном носителе.

С 22 ноября 2021 года вступили в силу изменения в Трудовом кодексе Российской Федерации (далее – ТК РФ), определяющие основные положения и порядок ведения кадрового ЭДО.

Нововведения закреплены в федеральном законе от 22.11.2021 № 377-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации".

! К КЭДО НЕ относится обмен документами по электронной почте

Чтобы перейти на кадровый электронный документооборот, работодатель должен разработать или приобрести программу, которая позволит хранить, передавать и обрабатывать данные о сотрудниках защищенно.

✅ Применение КЭДО

Можно использовать КЭДО

Нельзя использовать КЭДО

Заключение трудовых договоров

Оформление трудовых книжек

Заключение договоров
о материальной ответственности

Оформление сведений о трудовой деятельности работников, формируемых
в электронном виде

Заключение ученических договоров

Оформление акта о несчастном случае
на производстве

Оформление других кадровых документов

Оформление приказа (распоряжения)
об увольнении работника

 

Подтверждение прохождения работником инструктажей по охране труда (в т. ч. тех, которые лично подписываются работником).

✅ Порядок введения КЭДО

Переходить на КЭДО не обязательно! Если вам, как работодателю, удобнее вести документы в бумажном виде, то вы можете продолжать это делать.

Если вы, как работодатель, хотите ввести в компании КЭДО:

1. Разработайте и издайте локальный нормативный акт о правилах перехода и использования КЭДО.

2. Разработайте или приобретите информационную систему для КЭДО.

3. Уведомите о введении КЭДО сотрудников и соискателей.

Далее возможно два варианта развития событий:

  • Если сотрудник не согласен переходить на КЭДО, то продолжайте вести его кадровые документы в бумажном виде.
  • Если сотрудник согласен на КЭДО либо впервые поступает на работу после 31.12.2021, то можете спокойно начать вести кадровый документооборот по нему в электронном виде.

✅ Часто задавемые вопросы по КЭДО

Я – работодатель. У моего сотрудника (либо соискателя) нет электронной подписи, чтобы подписывать документы с использованием КЭДО. Что мне делать?

– оформить на сотрудника электронную подпись (УКЭП, УНЭП, простая подпись в информационной системе работодателя);

– для сотрудников на «удалёнке» или из других городов/регионов – оплатить получение сотрудником электронной подписи в коммерческом удостоверяющем центре.

! Работодатель несёт расходы на получение работником электронной подписи (в случае её отсутствия) и её использование.

Я – работодатель. Моему сотруднику нужно получить документы, связанные с работой (или их заверенные копии). Как нам действовать?

– работник направляет заявление – письменное или через программу КЭДО, используемую в компании;

– в течение трёх дней с подачи заявления работник должен получить от вас документы или их копии в бумажном виде или в электронной форме.

Моя компания не использует КЭДО. Но возникла чрезвычайная ситуация (катастрофа, производственная авария, несчастный случай на производстве, пожар, наводнение, землетрясение, эпидемия и др.). Сотрудники компании не могут обменяться документами в бумажном виде. Теперь мы должны срочно переходить на КЭДО?

Нет, это не обязательно. Вы вправе временно обмениваться документами в электронной форме, а также в виде скана или фотографии документа при условии, что позже вы предоставите друг другу бумажные оригиналы.

Сколько моя компания должна хранить электронные документы?

В определении точных сроков вам поможет перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236;

Я – работодатель. Кто определяет порядок моего взаимодействия с работником через КЭДО?

Вы определяете это самостоятельно. Учитывайте при этом специфику деятельности компании, организационные и технические возможности. После того, как вы определили порядок взаимодействия внутри компании, зафиксируйте это в локальном нормативном акте. Вы издаёте его в самом начале перехода на КЭДО (см. схему выше). И даже если часть сотрудников работает дистанционно, вы вправе применять к ним те же правила.

Я – работник/соискатель. У меня нет электронной подписи либо я не хочу, чтобы мои данные использовались в системе электронного документооборота. Компания, в которой я работаю/поступаю на работу, использует систему КЭДО. Могут ли мне отказать в приёме на работу или уволить?

Нет, работодатель не имеет права отказывать в приёме на работу или увольнять в указанных случаях. Кроме случая, когда работодатель участвует в региональной программе повышения мобильности трудовых ресурсов.

Я – работодатель. Какие электронные подписи нужны мне и моим сотрудникам? Мы можем использовать любой удобный вариант?

Конкретный вид ЭП зависит от того, какие документы вы должны подписать и какую программу/информационную систему используете в работе. Нормы закреплены в ст. 22.3 ТК РФ. Для вашего удобства приводим таблицу.

 

Вид подписи работодателя

Документ, который можно подписать эп

Вид подписи работника

КЭП

           Договор:

  • Трудовой, приложения и соглашения к нему;
  • О материальной ответственности;
  • Ученические и на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.

КЭП, НЭП

КЭП

Уведомление об изменении условий трудового договора и ознакомление с ним.

КЭП, НЭП

-

 

           Приём на работу:

  • Заявление о приёме на работу;

КЭП, НЭП, ПЭП

КЭП, НЭП
  • Приказ о приёме на работу;

-

-

 
  • Заявление сотрудника о предоставлении сведений о трудовой деятельности, предоставляемых работодателем;

КЭП, НЭП, ПЭП

Только на бумаге
  • Журналы регистрации прохождения инструктажей по охране труда.

Только на бумаге

КЭП, НЭП

           Перевод:

  • Заявление о переводе;

КЭП, НЭП, ПЭП

КЭП, НЭП
  • Приказ о переводе;

-

-
  • Согласие на перевод.

КЭП, НЭП

КЭП, НЭП

           Документы на отпуск:

  • Приказ о предоставлении отпуска;

КЭП, НЭП, ПЭП

-
  • Заявление о предоставлении отпуска;

КЭП, НЭП, ПЭП

КЭП, НЭП
  • График отпусков + уведомление об отпуске.

КЭП, НЭП, ПЭП

КЭП, НЭП

Приказ на командировку

КЭП, НЭП, ПЭП

-

           Увольнение:

  • Заявление об увольнении по собственному желанию, отзыв заявления об увольнении;

КЭП, НЭП

Только на бумаге
  • Приказ об увольнении.

Только на бумаге

КЭП

           Справки:

  • СТД-Р;

-

-
  • Заявление на выдачу справки о доходах 2-НДФЛ;

КЭП, НЭП, ПЭП

-
  • Заявление на предоставление справки с места работы.

КЭП, НЭП, ПЭП

КЭП, НЭП

Графики сменности

КЭП, НЭП, ПЭП

КЭП, НЭП

Локальные нормативные акты

КЭП, НЭП, ПЭП

КЭП, НЭП

Табель учёта рабочего времени

КЭП, НЭП, ПЭП

-

Заявление на предоставлении копии трудовой книжки

КЭП, НЭП, ПЭП

-

Заявление на обработку персональных данных

КЭП, НЭП, ПЭП

КЭП

Сведения о застрахованном лице (для начисления выплат по больничному)

КЭП, НЭП, ПЭП

Только на бумаге

Акт о несчастном случае на производстве

Только на бумаге

 

Приказ о применении дисциплинарного взыскания и ознакомление с ним

КЭП, НЭП

Упростите работу HR-отдела, ускорьте коммуникацию кадровиков с сотрудниками –
подключите сервисы кадрового ЭДО от компании Такском

✔ Удобно

Без бумажной волокиты

✔ Быстро

Моментальный обмен документами

✔ Экономно

Снижение расходов на бумагу, печать, пересылку, хранение

✔ Универсально

Интеграция с вашей учётной системой

Оформите ЭП для сотрудников в удостоверяющем центре «Такском»

✅ Такском — один из крупнейших разработчиков сервисов для бизнеса в России. Компания является первым оператором электронной отчетности и основоположником обмена электронными документами в стране. 

Более 20 лет компания разрабатывает и внедряет сервисы электронного документооборота. Сейчас в экосистеме продуктов для бизнеса Такском есть современные сервисы электронной отчётности, решения для ЭДО, маркировки, прослеживаемости, ОФД, сервис проверки контрагентов, а также электронные подписи для физических и юридических лиц.