В конце 2021 года в Трудовой кодекс РФ были внесены изменения, закрепляющие правила ведения работодателями электронного кадрового документооборота и использования электронных подписей. Рассмотрим основные моменты, на которые компаниям необходимо обратить внимание.
Как вести электронный кадровый документооборот
По завершении эксперимента об электронном кадровом документообороте (далее – ЭКДО) Трудовой кодекс РФ был дополнен новыми статьями 22.1-22.3, которые посвящены правилам перехода и ведения ЭКДО.
Следует отметить, что первоначально внесенный в Государственную Думу законопроект об ЭКДО в ходе обсуждения был во многом изменен. И отдельные положения первой версии законопроекта не вошли в финальную версию Федерального закона от 22.11.2021 № 377-ФЗ, которым были внесены изменения в ТК РФ. Между тем, основные принципы, выработанные в рамках эксперимента, вошли в Трудовой кодекс РФ.
Итак, вести ЭКДО работодатели могут с использованием информационных систем:
- портала «Работа в России». Правительство России утвердило программу цифровой трансформации социальной сферы. И проект «Электронный кадровый документооборот» с использованием платформы «Работа в России» Правительство РФ планирует полностью реализовать к 2023 году (Распоряжение Правительства РФ от 06.11.2021 № 3144-р);
- самостоятельно разработанной работодателем информационной системы. Компания также может заказать и приобрети такую систему у разработчиков. Система должна обеспечивать возможность подписания документов, их хранения. Кроме того, в системе должны фиксироваться факты того, что документ получен стороной трудового договора (ч. 4 ст. 22.1 ТК РФ).
Таким образом, ведение ЭКДО не предполагает обмена с помощью электронной почты электронными документами. Для использования ЭКДО работодатель должен выбрать один из вышеприведенных вариантов. И если компания не готова разрабатывать собственную информационную систему, она может воспользоваться порталом «Работа в России». Отметим, что от выбора варианта будет также зависеть то, какие электронные подписи стороны вправе будут использовать при подписании документов.
При использовании портала «Работа в России» работодатель использует усиленную квалифицированную электронную подпись (далее – УКЭП) или усиленную неквалифицированную электронную подпись (далее – УНЭП). Работник может использовать УКЭП, УНЭП или простую электронную подпись (ПЭП) (ч .6 ст. 22.3 ТК РФ).
Если же используется система работодателя (самостоятельно разработанная или приобретенная) значимые документы компания подписывает УКЭП. К таким документам относятся: трудовые договоры, договоры о матответственности, ученические договоры, приказы о применении дисциплинарных взысканий, уведомления об изменении условий трудовых договоров. Работники при подписании этих документов могут использовать УКЭП или УНЭП.
При подписании иных документов работник и работодатель могут пользоваться УКЭП и УНЭП. Подписывать документы ПЭП могут только работники при условии, что работник и работодатель определили правила идентификации подписанта (ч .5 ст. 22.3 ТК РФ).
Что надо сделать для перехода на ЭКДО
Если компания решила перейти на ЭКДО, то потребуется разработать локальный акт, в котором прописать основные правила перехода и использования ЭКДО. Обязательные и рекомендуемые условия, которые следует отразить в таком локальном акте, перечислены в ст. 22.2 ТК РФ.
Далее надо уведомить каждого работника о переходе компании на ЭКДО. У работников есть право выбора: согласиться на перевод документов в электронный формат или отказаться от этого. Соответственно, если работник выражает отказ, в отношении него компания должна вести документы на бумажных носителях. Права выбора нет только у тех работников, которые трудоустраиваются с 1 января 2022 года и до этого нигде не работали. В отношении таких сотрудников работодатели вправе применять ЭКДО, не получая на это согласия (ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ). Отметим, что первоначальный вариант изменений в ТК РФ содержал иной принцип перехода на ЭКДО. Предполагалось, что для применения электронного кадрового документооборота, работодателю требовалось получить согласие, как минимум, 50-процентов работников. И если большинство согласилось, планировалось, что компания может распространить ЭКДО на всех работников. Между тем, от данного принципа решили законодатель решил отказаться. Поэтому перевести работника на ЭКДО без его согласия нельзя (за исключением работников, впервые трудоустраиваемых с 1 января 2022 года).
Также важно отметить, что все расходы по переходу на ЭКДО несет работодатель. Соответственно, УКЭП или УНЭП для работников приобретаются за счет средств компании (ч. 12 ст. 22.2 ТК РФ).
В заключение отметим, что имеется еще много вопросов в отношении процесса перехода и применения ЭКДО. Работодатели только начинают процесс по цифровизации кадровых документов и не все важные моменты отражены в законе. Кроме того, не разработаны еще требования к составу и форматам электронных документов. Такие требования должны быть разработаны Минтрудом Росси, Роскомнадзором и Росархивом к 1 марта 2023 года.
------------------------------
✅ Такском — один из крупнейших разработчиков сервисов для бизнеса в России. Компания является первым оператором электронной отчетности и основоположником обмена электронными документами в стране.
Более 20 лет компания разрабатывает и внедряет сервисы электронного документооборота. Сейчас в экосистеме продуктов для бизнеса Такском есть современные сервисы электронной отчётности, решения для ЭДО, маркировки, прослеживаемости, ОФД, сервис проверки контрагентов, а также электронные подписи для физических и юридических лиц.
