Токен erid: LDTCKEZB4
Кажется, что в этом ворохе задач принятие решения о подключении электронного документооборота (ЭДО) не является особенно важным. Но это не так: ЭДО сейчас рассматривают не только как удобный вид документооборота — в некоторых случаях он обязателен.
Продукты для цифровизации ключевых бизнес-процессов:
Для чего ИП ЭДО?
Документы, подписанные электронной подписью, имеют такую же юридическую значимость, как и бумажные с подписью от руки. ЭДО — это удобство: обмен электронными документами возможен в любое время и из любой точки мира, где есть интернет. ЭДО — это скорость: отправка и получение документов происходят в считанные минуты. Наконец, ЭДО — это экономия: меньше расходов на бумагу, логистику документов, можно обойтись без архива. А можно ли обойтись без ЭДО? Не всегда.
Если начать с простого, то ИП электронный документооборот понадобится как минимум для двух задач:
Взаимодействие с контролирующими госорганами.
Налоговая служба стремится к полному переводу взаимодействия с налогоплательщиками в электронный формат. Уже сейчас сдача отчётности на бумаге доступна только микропредприятиям с численностью сотрудников не более 10. Если в штате работников больше, то 6-НДФЛ и РСВ можно сдавать только в электронном виде.
То же самое касается и отчётности в Социальный фонд России: больше 10 сотрудников — принимается только электронная форма ЕФС-1. Кроме того, исключительно в электронном виде сдают декларацию по НДС и статистическую отчётность в Росстат.
Если есть работники, то ЭДО может потребоваться и для оформления больничных листов. Сейчас их редко оформляют на бумаге, и сведения по работнику передают в СФР в электронном виде.
Таким образом, взаимодействовать с госорганами в электронном формате в некоторых случаях необходимо.
Взаимодействие с контрагентами.
В системе электронного документооборота можно обмениваться с контрагентами договорами, актами, накладными, счетами-фактурами и прочими документами. Оформление, отправка, согласование и подписание документов происходят быстрее, чем при бумажном документообороте. Кроме того, всё больше компаний рассматривают взаимодействие с контрагентами и партнёрами только при условии электронного обмена документами, потому что это удобно, быстро, экономно и безопасно.
Получается, что уже на старте бизнеса ИП может понадобиться в работе электронный документооборот.
Когда ЭДО обязателен?
В ряде случаев вести деятельность без ЭДО просто невозможно. Например, электронный документооборот нужен:
Для работы с маркированными товарами.
Обязательной маркировке уже подлежат многие массовые товары — текстиль, обувь, одежда, молочная продукция, питьевая вода. А для передачи сведений в систему Честный ЗНАК об обороте маркированных товаров с 1 января 2022 года обязателен ЭДО.
Для работы в системе «Меркурий».
Обязанность по использованию электронных ветеринарных сопроводительных документов лежит на всех, кто реализует товары животного происхождения (мясо, птицу, рыбу).
Для работы с прослеживаемыми товарами.
Система прослеживаемости только развивается, товаров, которые подлежат контролю, не так много, но список точно будет расширяться. Отчитываться в электронном виде нужно об импортных товарах, подлежащих прослеживаемости. Среди них — мониторы и проекторы, холодильники и стиральные машины, детские коляски и автокресла, различные виды спецтехники и оборудования.
Для участия в госзакупках.
Цифровизация в сфере госзакупок продвинулась далеко вперёд. Большинство госзакупок проводится в электронном виде, поставщики и заказчики давно обмениваются электронными документами. В ЭДО принимают закрывающие бухгалтерские документы от операторов ЭТП, формируют и отправляют документы о приёмке, так как с 2021 года действует электронное актирование.
Для ИП и малых предприятий в сфере госзакупок созданы удобные условия и действуют программы господдержки. Участие в закупках позволяет найти крупных заказчиков. А пока нет ЭДО, есть риск упустить прибыльный тендер.
Что в итоге?
В одних случаях ИП сразу надо подключить ЭДО, например, если он планирует работать с маркированными товарами. В других случаях электронный документооборот может стать просто удобным решением для оптимизации бизнес-процессов, экономии денег и времени.
Подключить электронный документооборот несложно: есть большой выбор операторов, разные тарифы и способы работы в системе ЭДО (веб-версия, интеграция с учётными системами). В зависимости от потребностей бизнеса легко подобрать выгодный вариант.
Реклама esphere.ru
