Какие нюансы существуют в работе с МЧД, когда МЧД станет обязательной и как правильно подготовиться к грядущим нововведениям — рассказываем в статье.

Токен erid=LDTCKCN8F

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — документ в электронной форме, который подтверждает полномочия сотрудника на те или иные действия. Например, если бухгалтер сдаёт отчётность, он подписывает её электронной подписью (ЭП) физического лица. Чтобы подтвердить, что бухгалтер имеет право действовать в интересах определённой организации или ИП, он прикладывает к отчётности МЧД. Сейчас бизнес пользуется МЧД на добровольной основе, однако ожидается, что этот формат документа в ближайшем будущем станет обязательным для всех.

Почему появилась МЧД?

МЧД появилась благодаря нововведениям в закон «Об электронной подписи» (476-ФЗ). Первые электронные доверенности стали применяться бизнесом на добровольной основе ещё в марте 2022 года. 

Раньше подписание документов ЭП проходило следующим образом:

  1. Дубликатом закрытого ключа ЭП руководителя организации или ИП. Это было очень рискованно, поскольку сотрудники, владевшие дубликатом, могли от имени генерального директора компании или предпринимателя совершать любые действия — выводить деньги со счетов, заключать сомнительные сделки.
  2. ЭП сотрудника юридического лица. Способ долгое время был безопасным и удобным — можно было узнать и Ф.И.О. работника, и к какой фирме он относится. Однако риски оставались. Например, было неясно, какой у работника срок полномочий для подписания конкретного типа документов. Также нужно было знать, каков объём полномочий у определённого работника. Узнать об этом можно было только через доверенность.

Чтобы устранить риски некорректного использования ЭП сотрудника или дубликата руководителя / ИП, и были введены МЧД.

Когда МЧД станет обязательной?

Ст. 2 закона № 536-ФЗ установила переходный период, когда VXL можно применять на добровольной основе — до 31 августа 2023 года. С 1 сентября прикладывать электронную доверенность к документам нужно будет в обязательном порядке. 

Что нужно для того, чтобы начать пользоваться МЧД?

Чтобы начать пользоваться МЧД, потребуется:

  1. ЭП физического лица — для сотрудника, которому планируется выпустить доверенность. Оформить ЭП физлица можно в удостоверяющих центрах, аккредитованных Минцифры РФ и числящихся в специальном реестре. 
  2. Непосредственно сама МЧД. Она составляется в формате XML-файла. Единый формат доверенности утверждён Минцифры РФ и имеет код 003. 

Как только МЧД будет оформлена, она заверяется ЭП руководителя компании или ИП. В некоторых случаях может потребоваться заверить доверенность у нотариуса. К ним относятся случаи:

  1. Если сотрудника наделят правом заключать сделки, требующие нотариальной формы (например, различные операции с недвижимостью). 
  2. Если МЧД будет выдаваться в формате передоверия. Иными словами, ИП или руководитель компании может оформить доверенность сотруднику, который впоследствии сам сможет выдавать МЧД другим работникам. Эта возможность закреплена в законе № 339-ФЗ от 14 июля 2022 года. 

Как только МЧД будет оформлена и подписана ЭП уполномоченного лица, её нужно будет сохранить в информационной системе (коммерческой или государственной). Она может храниться также у оператора электронного документооборота (ЭДО), удостоверяющем центре — ФНС или аккредитованной Минцифры РФ компании. Проверить действительность доверенности можно будет через реестр ФНС. А если МЧД была заверена нотариусом, то и в реестре Федеральной нотариальной палаты (ФНП). 

Нюансы работы с МЧД

Правильно оформленная МЧД должна включать в себя ту же информацию, что и обычная бумажная доверенность. На неё распространяются правила, закреплённые в ст. 185-189 ГК РФ:

  • наименование;
  • информация о доверителе — лице, которое выдаёт МЧД (компании указывают название, ОГРН, ИНН, адрес регистрации и местонахождения, Ф.И.О. и СНИЛС руководителя, а ИП — свои Ф.И.О., ОГРНИП, ИНН и СНИЛС);
  • данные о представителе — лице, которому выдаётся МЧД (Ф.И.О., паспортные данные, дата рождения, ИНН, СНИЛС);
  • дата оформления документа — её наличие необходимо, поскольку в противном случае доверенность будет признана ничтожной (абз. 2 ч. 1 ст. 186 ГК РФ);
  • срок действия — в случае, если он не обозначен, МЧД будет действительна в течение 1 года с момента оформления (абз. 1 ч. 1 ст. 186 ГК РФ);
  • перечень полномочий — их можно перечислить как текстом, так и использовать сокращённые значения из классификатора, утверждённого Минцифры РФ;
  • наименование информационной системы, через которую лица, сотрудничающие с представителем, смогут узнать о досрочном прекращении его полномочий;
  • номер документа;
  • ЭП доверителя;
  • указание на возможность передоверия полномочий или её отсутствие.

Как прикладывать электронную доверенность к документам?

При отправлении отчётности в государственные органы или обмене документами с контрагентами информировать о доверенности можно следующими способами:

  1. Прикладывать файл МЧД при каждой отправке документов. 
  2. Передавать номер МЧД с указанием информационной системы, где можно её найти. 
  3. Предъявить МЧД один раз, а после подписать соглашение с государственным органом или контрагентом, где будут указаны реквизиты документа и информационная система, в которой можно будет его найти. Соглашение позволит не прикреплять МЧД и не информировать о его номере с каждой отправкой документов. 

Отзыв МЧД

При необходимости МЧД можно отозвать досрочно (например, если сотрудник увольняется). Для этого потребуется оформить заявление на отзыв доверенности. Документ подписывается ЭП руководителя или ИП. После этого МЧД аннулируется. 

МЧД — новая технология, и операторы ЭДО внедряют её постепенно. В сервисе СФЕРА Отчётность от СберКорус, позволяющем направлять документы в ФНС, СФР и Росстат, возможность работы с МЧД планируется открыть в ноябре 2023 года. Сроки ориентировочные и могут изменяться. 

Реклама www.esphere.ru