Токен erid: LDTCKUXNV
Для бизнеса самозанятые исполнители очень удобны: обращение к ним позволяет делегировать задачи (особенно разовые), не расширяя при этом штат.
Но у документального оформления такого сотрудничества есть существенные нюансы – компаниям важно знать о них, чтобы избежать проблем. Тему раскрывают эксперты компании СберКорус
Самые главные документы
Важнейшее правило гласит, что запрещено нанимать самозанятого, если он являлся вашим сотрудником и с момента его увольнения прошло меньше двух лет (п. 8 ст. 6 422-ФЗ).
В целом, сотрудничая с самозанятыми, стоит руководствоваться Федеральным законом № 422-ФЗ от 27.11.2018, а также письмами ФНС. Эти источники выделяют три главных документа для работы с самозанятыми:
Договор
Если работа выполняется на мест и сразу оплачивается с предоставлением чека, письменный договор можно не составлять – достаточно устной договоренности.
Если же услуга оказывается в течение определенного времени, нужно подписать договор и зафиксировать там срок, этапы работ и прочие ключевые параметры.
Акт о выполненной работе
Он тоже не обязателен при сотрудничестве с самозанятыми. ФНС в ч. 4 Письма № СД-4-3/2899@ от 20.02.2019 разъясняет, что такой документ не подтверждает расходы, но может помочь их учесть. В акте отражается срок выполнения работы, факт предоплаты.
Чек об оплате
А вот это обязательный документ! Исполнитель формирует его в приложении «Мой налог» и передает заказчику, который использует чек для отчетности перед налоговой (ч. 1 ст. 14 422-ФЗ).
Как нанимать самозанятых: пошаговый алгоритм
Шаг 1. Проверьте статус
Убедитесь, что исполнитель действительно платит НПД. Для этого:
Попросите самозанятого предъявить справку о постановке на налоговый учет. Ее он может запросить в приложении «Мой налог» и отправить вам. Обратите внимание на дату формирования документа, дату регистрации самозанятого. Прочерк в графе «Дата снятия с учета» подтвердит имеющийся статус.
Проверьте статус в специальном сервисе налоговой службы. Здесь достаточно просто ввести ИНН самозанятого. Обязательно заскриньте результат.
Проверку стоит провести не только в день найма самозанятого, но и непосредственно перед оплатой его работы. Если вы перечислите деньги за работу, а исполнитель в тот момент уже не будет являться плательщиком НПД, вам придется заплатить НДФЛ и страховые взносы, как если бы между вами и физлицом был заключен стандартный договор ГПД.
Шаг 2. Заключите договор
Но учтите: если налоговая при проверке обнаружит в документе признаки подмены трудовых отношений (подробно они перечислены на сайте ФНС), то договор переквалифицируют в трудовой, а вы получите штраф и будете обязаны доначислить НДФЛ и страховые взносы.
В договоре отметьте следующие факты:
- Исполнитель использует специальный налоговый режим НПД.
- Самозанятый оказывает услугу или выполняет разовую работу, а не трудовую функцию, и получает за это вознаграждение, а не зарплату. Укажите суть работы или услуги, ее объем.
- Исполнитель обязан уведомить вас о своем решении сняться с учета в качестве плательщика НПД Важно прописать срок, в который он обязан это сделать (например, три дня).
- Метод и форма исполнения заказа. Самозанятый не может работать на ваших площадях (в офисе) и пользоваться имеющимися там техникой, материалами и пр.. Важно прописать, что он применяет свои ресурсы и гарантирует, что у него есть авторские права на интеллектуальную собственность.
- Срок выполнения заказа – например, с такого-то по такое-то число. Упоминать график работы нельзя — это свидетельство подмены трудовых отношений.
- Срок и формат подписания и передачи акта (если вы хотите с его помощью подтвердить факт выполнения работы).
- Срок оплаты (например, не более пяти дней с момента подписания акта) и ее способ – чаще всего это безналичный расчет.
- Ответственность сторон — можно прописать штрафы за нарушение сроков сдачи заказа, оплаты, а также указать ответственность за неуведомление исполнителем заказчика об утрате статуса плательщика НПД.
Шаг 3. Примите работу, подпишите акт
В акте укажите объем оказанных услуг и стоимость, отметьте нарушение сроков, если оно имело место. При поэтапном выполнении работ акт лучше составить на каждый этап, а в финале подписать итоговый.
Шаг 4. Оплатите работу и получите чек
Еще раз проверив статус исполнителя, рассчитайтесь с ним указанным в договоре способом, дождитесь чека.
Чек самозанятый может выдать:
- сразу при расчете, если он получил оплату наличными или переводом;
- до 9-го числа следующего месяца, если использовались другие способы безналичного расчета.
Не стоит устанавливать в договоре собственный срок представления чека (например, конкретную дату) — при юридическом разбирательстве суд в любом случае признает этот срок ничтожным.
Подводные камни
Их в сотрудничестве с самозанятыми, к счастью, немного, но необходимо знать, как реагировать.
Работу оплатили, а чека нет
Если исполнитель не выходит на связь, напишите обращение в ФНС. Налоговая должна будет провести проверку, но на ответ вам ей дается до 30 дней.
При этом подписанные договор и акт докажут, что вы сотрудничали с самозанятым и оплатили его работу.
Чек аннулирован
Получив деньги и выдав чек, самозанятый вскоре удалил его, а вы уже учли эти расходы при определении налоговой базы.
Здесь самое главное – предоставить чек. А дальше налоговая уже будет разбираться с исполнителем.
Лимит дохода превышен
Как только самозанятый заработает в течение года более 2,4 млн рублей, он автоматически теряет свой льготный налоговый статус – все суммы свыше будут облагаться НДФЛ.
Если это случилось до оплаты вами заказа, вы можете либо расторгнуть договор, либо перезаключить его с физлицом.
В чеке неточность
Возможно, неверно написано наименование вашей компании или неточно указана сумма. В этом случае первый чек удаляется в приложении и формируется правильный.
Отсюда вывод
В найме самозанятого нет ничего сложного. Главное — учесть все проговоренные нюансы. А также используйте современные сервисы – они существенно упрощают бюрократический процесс.
Например, в сервисе «Подписант» обменяться электронными документами и актами с самозанятыми исполнителями можно за считанные минуты. Будучи заверенными электронной подписью в сервисе, они приобретают юридическую значимость. Сервис поможет и сэкономить на документообороте с самозанятыми — документы не нужно распечатывать и отправлять курьерскими службами. Все документы в сервисе подписываются менее, чем за минуту. Узнать больше о сервисе для работы с самозанятыми «Подписант» и получить консультацию можно.
Реклама: esphere.ru