На этом шаге становится сильно спокойнее. У вас полная картина – кто, что когда делает и за что отвечает. Вы делаете важные задачи в рабочее время. Уходите домой вовремя, чтобы провести время с семьей.
Сегодня разберем еще несколько фишек для снижения стресса от большого объема задач. А в бухгалтерии задач всегда много.
1. Все входящие задачи записываем. Ничего не держим в голове.
Когда мы запоминаем все устные и письменные задачи от коллег и руководителя наступает перегруз, часть задач теряется, начинаем чувствовать себя неуверенно. Накрывает усталость.
Выберете для себя простой и удобный инструмент для фиксирования всех задач.
Например, можно попросить коллег продублировать устный вопрос в электронную почту. Нет письма – нет задачи. Положите на столе чистый лист и фиксируйте в него задачи, которые коллеги приносят к вам в кабинет или руководитель диктует по телефону пока перемещается со встречи на встречу, или задачу, поступившую в мессенджер. Оставьте минимум инструментов для входящих задач.
2. Быстрые задачи выполняем сразу. Быстрые = срок выполнения до 5 минут.
Например, ответить на письмо, в котором нужно уточнить одну сумму. Отправить данные, которые Вы знаете и можете сообщить быстро. Выгрузить готовый счет из программы.
3. Перестаем делать работу за подчиненных. Даже когда вы точно сделаете лучше.
Здесь очень помогает планирование работы отдела и срок в 5 дней, который дает возможность возвращать сотруднику задачу столько раз, сколько нужно для получения необходимого результата.
Например, в моей практике были ситуации, когда сегодня нужно отправлять отчет в налоговую, я остаюсь вечером чтобы проверить работу сотрудника, нахожу ошибки, понимаю, что нужно переделывать. А сотрудник – дома! Я в офисе и сегодня отправлять отчет. И, правильно, начинаю переделывать сама. Трачу свое время на работу, за которую мой сотрудник получает заработную плату.
Когда есть запас по времени до дедлайна, вы отдаете сотруднику задачу обратно, пока он не вернет ее в том виде, который необходим.
4. Отвечаем сотруднику вопросом на вопрос.
А что ты думаешь? А как ты считаешь? Какое решение у тебя есть?
То есть предлагаем сотруднику самому решить свой вопрос. И согласовать с вами только решение – результат.
Успехов Вам! Через неделю увидимся на четвертом шаге.