Сегодня разберемся, как повысить эффективность и освободить время в течение дня.

2 шаг.

Работу распланировали, но меньше ее не стало. И это нормально. Давайте разбираться, как освобождать время в течение дня.

У бухгалтера есть разные задачи:

  • Работа с бухгалтерской программой,
  • Составление отчетности,
  • Переписка с коллегами и контрагентами по электронной почте.
  • Общение по телефону опять же с коллегами, контрагентами и налоговыми органами.
  • Работа с правовыми базами: поиск информации по конкретным вопросам, изучение обновлений.
  • Общение в офисе с руководителем, коллегами.

Эти задачи условно можно разделить на 3 группы:

  1. Общение вживую/ по телефону/ по электронной почте. Выполнение мелких задач, текучка.
  2. Работа с отчетностью, планирование и другие объемные задачами, требующие времени и полного погружения.
  3. Обучение, отдых в течение дня.

Когда мы группируем задачи в течение дня  - мы успеваем делать больше. Давайте вспомним как часто наш рабочий день превращается в поток ответов на вопросы, письма, разбор документов на столе и электронной почты. Когда много мелких дел и мы так заняты, что даже чай некогда налить. А вечером мы вдруг понимаем, что рабочий день закончился, а то, что мы планировали сделать сегодня – не сделано, да еще и новые задачи на завтра добавились.

Решение достаточно простое – на втором шаге объединяйте задачи по группам и для каждой группы выделяйте 2-3 часа времени.

Например, утром я планирую поработать с первой группой задач. С 9 утра до 11 часов занимаюсь разбором электронной почты, выполнением мелких текущих задач, звонкам контрагентам. В 11 часов я заканчиваю эти заниматься и делаю перерыв . В идеале 30 минут.  Пью чай, выхожу на улицу.

Далее  11.30 до 13.30 у меня вторая группа задач – занимаюсь отчетностью. Собираю декларации, проверяю. Важно! Для этой группы задач нужно полное погружение. Предупредите коллег, что в эти 2 часа вы не можете отвлекаться и на все вопросы готовы ответить позже.  Направляйте вопросы в электронную почту. Звонки - на коллег бухгалтеров. Дальше перерыв на обед, примерно час.

И у вас остается еще время с 14.30 до 17.30 чтобы снова вернуться к текучке – первой группе задач. Или заняться обучением. Здесь выбирайте исходя из своего плана.

Если сложно сразу перестроить свой график, начните с того, чтобы найти минимум 2 часа в день на стратегические задачи – это задачи второй группы. И в идеале, чтобы это время было рабочим. А не рано утром, пока никто не пришел, или поздно вечером, когда уже все ушли.

Успехов Вам! Через неделю увидимся на третьем шаге.