При выборе программного продукта заказчики в первую очередь соотносят его возможности и потребности компании. Кто-то хочет перевести кадровые документы в электронный вид и организовать их подписание — на этом всё. Для других важно автоматизировать HR-процессы, в том числе связанные с отпусками и командировками сотрудников. Для третьей группы клиентов результатом внедрения должен стать полностью цифровой путь работника в организации — от подбора и трудоустройства до увольнения. А есть еще четвертый, пятый варианты и так далее — компаний масса, и у каждой свой нетиповой запрос.
В процессе поиска на первый план выходит базовая функциональность системы и возможности ее гибкой адаптации под конкретные нужды. Но кроме этих основополагающих аспектов, ИТ-решения для кадрового электронного документооборота (КЭДО) могут предложить заказчикам небольшие и на первый взгляд незаметные фишки, полезность которых раскрывается при использовании продукта. Мы выбрали 10 таких фишек, которые вам точно понравятся.
1. Работа с телефона
Возможность реагировать на задания и отправлять заявления прямо с мобильного телефона — то, чего ждут сотрудники от современных систем для кадрового электронного документооборота. Неважно, где работает специалист, — в офисе, в цехе, в «полях» или из дома: у него должен быть доступ к цифровым процессам.
ИТ-решения для HR-задач предлагают два варианта: специализированное мобильное приложение или адаптивный веб-интерфейс. В первом случае пользователю придется скачать дополнительное приложение на свой телефон, во втором — достаточно перейти по ссылке в любом браузере, и все опции будут доступны.
Второй сценарий реализован, к примеру, в системе управления кадровыми процессами и документами Directum HR Pro. В личном кабинете можно ознакомиться с документами и информационными сообщениями от работодателя, подписать их, отправить заявление. Вся функциональность доступна с мобильного телефона, планшета или компьютера.
Важно, что в личном кабинете сотрудник может увидеть подписанные кадровые документы и даже скачать их прямо с мобильного телефона.
2. Визуализация штампа с информацией об электронной подписи
Мы привыкли, что на бумажном документе есть собственноручная подпись. А что с электронным форматом? Наглядно подтвердить факт заверения документа электронной подписью (ЭП) бывает необходимо, например, при пересылке документов внутри холдинга или при их передаче в контролирующие органы.
В такой ситуации пригождается преобразование подписанного документа в PDF-формат с добавлением штампа ЭП.
Благодаря визуализации можно быстро увидеть и проверить подпись на документе без специального ПО.
3. Удобная работа совместителей
Часто один и тот же специалист трудится на нескольких должностях в разных подразделениях или компаниях холдинга. Как грамотно подключить его к КЭДО? Создавать несколько учетных записей неудобно — в этом случае человеку придется постоянно менять аккаунты. Кадровому работнику такой сценарий тоже не подойдет, ведь он плодит сущности внутри системы.
Выход есть: решения для КЭДО с высоким уровнем проработки предлагают удобный механизм. Например, в Directum HR Pro кадровый специалист создает для совместителя только одну запись в справочнике «Персоны» и несколько — в справочнике «Сотрудники». Для карточек работников, в которых указана одна и та же персона, автоматически настраивается замещение. Это значит, что человек пользуется только одной учетной записью для всех цифровых кадровых процессов.
Совместитель получает задачи на подписание документов и ознакомление с ними по всем должностям. При этом внутри задания он увидит, к какой должности оно относится.
Если работник хочет оформить заявление, он легко может выбрать, по какой из позиций оно создается.
При планировании отпуска такому сотруднику не нужно оформлять его по всем должностям: достаточно указать желаемые даты только для одной позиции, аналогичные периоды по остальным подтянутся автоматически.
Все данные совместителя синхронизируются в системе для каждой должности без участия человека, что избавляет кадрового специалиста от необходимости обновлять их вручную.
4. Виджеты
Еще одна фишка — это виджеты, которые помогают всем: с их помощью специалисты оценивают объем задач в работе, руководители мониторят уровень исполнительской дисциплины и загрузку подчиненных, а топ-менеджеры смотрят на процессы сверху.
В веб-интерфейсе системы Directum HR Pro каждый пользователь может настроить панель виджетов под свои задачи.
В личном кабинете дополнительно доступны виджеты «Мои отпуска» с информацией о запланированных, использованных и неиспользованных днях отдыха и «Требуют действий» со списком задач, которые ждут внимания работника.
5. Гибкая настройка напоминаний
В любом решении для КЭДО сотрудник получает уведомления о новых задачах. Но как быть с теми пользователями, которые не работают в системе на постоянной основе? Для них оптимально предусмотреть альтернативные способы оповещений — к примеру, настроить отправку напоминаний на электронную почту, по SMS или в мессенджере. Передовые решения предлагают такую возможность.
6. Массовое подписание документов руководителем
На подпись к топ-менеджерам ежедневно попадают десятки, а в некоторых случаях сотни документов. Если заверять такие объемы вручную, можно забыть о других задачах — на них попросту не останется времени. На помощь приходит функциональность массового подписания: если она активирована для сотрудника, он сможет разом подписать все документы, которые ждут соответствующих действий в системе.
7. Листы ознакомления
Классическая для кадрового специалиста задача — ознакомление сотрудников с документом — может быть источником сильной головной боли, если работников много, а процесс ведется на бумаге. Гораздо проще, когда всё происходит в цифре: сотрудники получают задачу на ознакомление внутри системы и выполняют нужное действие.
Но как кадровику проверить, кто уже выполнил задание, а кто его ещё не открывал? Очередной полезный инструмент из нашего списка — лист ознакомления, который можно сформировать в пару кликов, в том числе по всему подразделению или организации.
8. Отслеживание статуса согласования документа
Следующая опция, которую предлагают современные решения для КЭДО, — прозрачный контроль статуса документа, отправленного на согласование. Открыв инициированную задачу, можно увидеть, на каком этапе сейчас находится документ, какие сотрудники его уже согласовали, а какие — пока нет. Такая функциональность ускоряет и упрощает мониторинг, так как больше не нужно тратить время на поиски сотрудника, на котором «застряло» утверждение письма, приказа или регламента.
9. Полная история работы с документом
Как кадровому, так и рядовому специалисту может в определенный момент понадобиться выяснить, кто и когда обращался к документу и какие действия с ним совершал — например, если в текст были внесены спорные изменения. ИТ-решения для КЭДО хранят детальную историю работы с документом, доступ к которой легко получить из карточки.
10. Предпросмотр документа без использования редактора
В некоторых случаях в информационной системе может быть установлен запрет на подписание кадрового документа до его просмотра. Требование справедливое, но в то же время на то, чтобы открыть документ в редакторе, тратится время, которое у руководителя и так в дефиците. Помочь сэкономить ценные секунды может функциональность предпросмотра: ответственный сотрудник сможет увидеть и оценить содержание документа прямо в интерфейсе специализированной системы, не обращаясь к программе-редактору.
Все фишки, о которых мы рассказали в этой статье, есть в системе управления кадровыми процессами и документами Directum HR Pro. Они дополняют и обогащают основные функциональные возможности, упрощают и ускоряют бизнес-процессы, а также радуют пользователей, экономят их время и нервные клетки.
