Когда разговор заходит о внедрении системы кадрового электронного документооборота (КЭДО), обычно обсуждают вопросы, связанные с этапами внедрения и ожидаемыми эффектами для компании. Но что насчет персонала?

Проявляют ли сотрудники интерес к цифровым изменениям? Готовы ли они к работе в новой системе? Что их тревожит? Возможно ли, что негативное отношение работников скажется на итогах внедрения? Разберемся в этой статье.

Людям свойственно скептически относиться к большинству новшеств: привычное значит понятное и стабильное, а всё новое, каким бы прогрессивным оно ни было, автоматически настораживает. Это справедливо и в случае внедрения КЭДО: всё и так работает, зачем вмешиваться? Такой подход мешает оценить ситуацию и распознать потенциальные преимущества цифрового взаимодействия для обычных специалистов.

В то же время многие вопросы, которые возникают у сотрудников в переходный период, вполне обоснованы. Мы спросили у кадровых специалистов компании Directum, которые курировали переход на КЭДО, с какими возражениями и сомнениями им приходилось сталкиваться чаще всего, и сформулировали ответы на основные вопросы.

При переходе на КЭДО трудовая книжка автоматически становится электронной?

Это не так. Тем сотрудникам, у кого уже есть бумажная трудовая, предоставляется выбор: сохранить данные в «классическом» виде или полностью перенести их в электронный формат. Если же человек трудоустраивается впервые, для него ЭТК (электронная трудовая книжка) будет введена сразу.

К слову, информация о деятельности тех, кто оставил традиционную трудовую книжку, всё равно будет передаваться в Пенсионный фонд России в цифровом формате. Это значит, что работодателю придется вести бумажную документацию в соответствии с прежними стандартами параллельно с ЭТК, которая, по сути, представляет собой выдержку из базы данных ПФР.

Куда нужно будет сходить, чтобы получить электронную подпись?

Никуда. Чтобы заверить любой электронный кадровый документ, разрешенный для ведения в цифре, (а по закону это почти все документы), сотруднику достаточно иметь усиленную неквалифицированную подпись (УНЭП). Идти в удостоверяющий центр, чтобы ее получить, не нужно. В специализированных информационных системах такая подпись для работников генерируется внутри платформы. Пример — система Directum HR Pro.

Также кадровые документы можно подписывать с помощью Госключа — бесплатного приложения от Минцифры. Все нюансы его применения для целей КЭДО и не только описали здесь.

Доберутся ли данные о моей работе до ПФР?

Обязательно. За сохранность информации можно не переживать. Закон (статья 66.1 Трудового кодекса РФ) предписывает, чтобы работодатель передавал все сведения в Пенсионный фонд в электронном формате. Даже если человек предпочел сохранить трудовую книжку на бумаге, его просьба будет выполнена, но информация всё равно будет транслирована в ПФР в электронном виде.

КЭДО — это безопасно?

Да. Судите сами:

  1. Существует тщательно проработанный набор законодательных норм, которые гарантируют законность электронного обмена кадровой информацией. Он включает три ключевых нормативных акта: Федеральный закон 63-ФЗ об электронной подписи, 407-ФЗ о правилах дистанционной работы и 377-ФЗ, который определяет основы электронного документооборота в трудовых отношениях.
  2. Управление доступом к документам и использование средств обнаружения внутренних и внешних угроз в специализированных системах снижают риски утечки личных данных до минимума.
  3. В отличие от бумажных документов, электронные копии не состарятся, не истлеют, не сгорят и не потеряются. Подделать их далеко не просто, а подписать задним числом — попросту невозможно.

Получается, больше не придется самому собирать подписи под заявлениями и бегать в отдел кадров?

Да, это верно. Если ваша организация использует КЭДО, подать заявление, ознакомиться с документом и поставить подпись можно с мобильного телефона или компьютера. Более того, если вы решили сменить место работы и ваш потенциальный работодатель готов к цифровому взаимодействию, легко трудоустроиться полностью удаленно. Как именно — читайте здесь.

***

Как видно, у сотрудников при переходе на КЭДО возникает много вопросов.

К слову, при внедрении кадрового электронного документооборота в компании Directum, около 80% персонала легко приняли изменения. Однако работа с оставшимися 20% потребовала времени и усилий, так как их отношение к переменам было менее оптимистичным.

При внедрении системы КЭДО важно, чтобы каждый работник получил необходимые разъяснения. Если работодатель слишком увлечен процессом внедрения и упускает из виду важность общения с персоналом, это чревато серьезными проблемами. Простое непонимание может привести к тому, что сотрудники воспримут изменения негативно и бойкотируют работу в новой системе.

Как избежать подобных проблем? Существует множество методов, и их можно комбинировать:

  • поделитесь с работниками информацией о предстоящем переходе, подробно разъясните, какие конкретные изменения ожидаются и как нововведения скажутся на их трудовой деятельности. Это можно сделать на личных встречах, вебинарах, через рассылку электронных сообщений или размещение информации на внутренних площадках компании (в блогах, социальных сетях и на других ресурсах);
  • организуйте специальные образовательные курсы, нацеленные на освоение системы. Предоставьте сотрудникам возможность познакомиться с функциональностью новой платформы и основами работы с ней;
  • с самыми консервативными специалистами рекомендуем побеседовать индивидуально. Это поможет выявить и отработать их возражения, а также снизить «накал страстей».

Переход на КЭДО — важный этап, который способен упростить жизнь всех сотрудников компании. Кто не хотел бы подать заявление на отпуск всего за несколько кликов с мобильного телефона и затем так же легко ознакомиться с приказом в любое удобное время и в любом месте? То же самое касается управления командировками и обработки сервисных заявок. Конечно, всегда найдутся консерваторы, однако обычно большая часть работников  охотно поддерживает внедрение современных технологий, которые нацелены на оптимизацию бизнес-процессов.

Важно, чтобы работодатель не оставлял сотрудников один на один с новой системой, а наоборот, активно взаимодействовал с ними, учитывал их вопросы и беспокойства, предоставлял разъяснения. Тогда в результате проекта внедрения компания получит довольных и лояльных специалистов.

Если у вас есть вопросы по настройке КЭДО, напишите нам.
ФИО *
Компания *
Email *
Телефон *

Поля отмеченные звездочкой (*) обязательны для заполнения.

Нажимая кнопку «Отправить», вы даете согласие на обработку своих персональных данных владельцем блога "Directum про КЭДО".

Реклама directum.ru