.jpg)
Токен erid: LdtCK3d56
Для начала вспомним, какие именно кадровые документы можно вести и подписывать в цифре. Ответ — почти все, и это закреплено в 377-ФЗ. Дублировать на бумаге до сих пор нужно только:
- приказ об увольнении;
- акт о несчастном случае на производстве;
- журнал инструктажа по технике безопасности.
К слову, последний пункт вот-вот исчезнет из этого списка: на рассмотрении Госдумы находится законопроект, который разрешит заверять прохождение инструктажа удаленно с помощью электронной подписи (ЭП).
Все прочие документы, а их большинство, можно смело вести в цифре. Новый метод коммуникации между работодателем и сотрудниками упрощает кадровый учет, сокращает расходы и трудозатраты, минимизирует ошибки и дает новые возможности. Например, география поиска кандидатов расширяется за счет возможности принимать их на работу онлайн. А сотрудникам больше не придется бегать с бумажными заявлениями и собирать подписи — любой процесс легко запустить с мобильного телефона в несколько кликов.
Какие подписи используются в КЭДО?
Как вы прекрасно знаете, большую часть кадровых документов нужно подписывать, тем самым выражая свое согласие или ознакомление с их содержанием.
В КЭДО заверение происходит с помощью электронной подписи. Законность этого механизма закреплена в 407-ФЗ, 377-ФЗ и Трудовом кодексе.
Какие существуют виды ЭП? 63-ФЗ «Об электронной подписи» выделяет три:
- простая;
- усиленная неквалифицированная;
- усиленная квалифицированная.
Каждая подпись может использоваться для целей КЭДО, но есть ряд особенностей и ограничений. Сейчас разберемся.
Простая электронная подпись (ПЭП)
ПЭП — это знакомый нам всем механизм подтверждения личности через логин и пароль, которым мы пользуемся постоянно. Такую подпись не нужно специально получать, она генерируется автоматически той площадкой, на которой человек авторизуется. Так, подвид ПЭП применяется на государственном портале «Работа России».
В то же время, простая ЭП формируется без шифрования и является наименее защищенной. Именно поэтому по закону для кадровых документов работодателю запрещено ее использовать.
Сотрудник может подписывать ПЭП некоторые документы, но только нерисковые, например, заявления на отпуск, приказы на работу в выходные дни. Самые «чувствительные» документы, в их числе трудовой и ученический договор, договор о материальной ответственности, согласие на перевод, заявление об увольнении и некоторые другие, входят в список исключений и не могут быть заверены простой ЭП.
Также важно понимать, что при использовании ПЭП в трудовых отношениях нужно закрепить ее взаимное признание сторонами обмена в локальном нормативном акте.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП)
От простой ЭП усиленные подписи отличаются тем, что они генерируются с использованием криптографии — это в разы повышает их защищенность.
УНЭП подтверждает личность подписанта и помогает проверить неизменность содержимого документа. Подпись состоит из открытого и закрытого ключей. Закрытый ключ отвечает за шифрование документа, и информацию о нем нельзя передавать никому. Открытый ключ проверяет действительность ЭП. Его, как правило, предоставляют контрагенту.
Сегодня УНЭП автоматически генерируют многие информационные системы, например, Directum HR Pro. Также ее можно получить в удостоверяющем центре или самостоятельно через государственное мобильное приложение Госключ. О нём подробнее — чуть позже.
УНЭП применяется в КЭДО гораздо чаще простой подписи и является оптимальным видом ЭП для сотрудников, так как они могут заверить с ее помощью любой кадровый электронный документ, в том числе — трудовой договор.
В Directum HR Pro можно подписать трудовой договор в пару кликов
Работодатель тоже вправе использовать УНЭП, но есть ряд ограничений. Распространяются они на особо чувствительные документы, например, трудовой или ученический договор, договор о материальной ответственности, приказ о дисциплинарном взыскании, договор на получение образования.
При использовании УНЭП важно прописать ее взаимное признание во внутренних документах.
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)
УКЭП — наиболее защищенный вид электронной подписи, который до недавнего времени можно было получить только в аккредитованном удостоверяющем центре. Эта опция доступна и сейчас, но в дополнение к ней появился инструмент для самостоятельного получения УКЭП — мобильное приложение Госключ.
В отличие от УНЭП, усиленная квалифицированная подпись легитимна по определению. Оформлять дополнительные соглашения о ее признании не требуется.
Для целей КЭДО УКЭП применяют в основном руководители, представляющие работодателя, так как только ею они могут подписывать все виды кадровых документов без исключений. Также усиленная квалифицированная ЭП пригодится сотрудникам, которые ведут учет персонала и направляют отчетность в ФСС, ПФР и Росстат.
«Мы выступаем за применение различных видов ЭП и интегрируем в свой продукт возможности и портала «Работа России», и приложения Госключ, т.к. считаем, что это направление будет развиваться. Но как наиболее оптимальный вариант мы рекомендуем использовать усиленную квалифицированную подпись со стороны работодателя и усиленные неквалифицированные облачные электронные подписи для работников».
Артём Пермяков,
директор по перспективному развитию компании Directum
А что насчет Госключа
Госключ — это разработанное Минцифры бесплатное мобильное приложение для легитимного заверения электронных документов. С его помощью можно получить оба вида усиленной подписи — УНЭП и УКЭП. Для этого вам понадобится смартфон и подтвержденная запись на Госуслугах, а в случае с УКЭП — дополнительно загранпаспорт нового образца с биометрическими данными и модуль NFC в телефоне, способный их распознать.
Возможности Госключа можно использовать в КЭДО — это подтверждено на практике. С его помощью удобно организовать массовую выдачу подписей, ведь сервис бесплатный, а подтвержденная учетная запись на Госуслугах и современный телефон есть практически у всех. К тому же, он всегда под рукой, а значит, сотрудник будет иметь доступ к кадровым документам и сервисам 24/7 и из любого места.
Из Directum HR Pro можно отправить документ на подписание в приложение Госключ
Однако есть нюансы.
«Важно понимать, что инструмент закрывает только узкую задачу подписания, а значит, не может заменить полноценную систему цифровизации кадровых бизнес-процессов. Госключ — бесплатный сервис, и в этом его главная ценность. Но большинство вендоров не отделяют стоимость УНЭП, выдаваемых в системе, от общей цены ПО, что нивелирует это преимущество — отказаться от системы цифровизации HR-процессов всё равно не получится».
Артём Пермяков,
директор по перспективному развитию компании Directum
Использование электронных подписей уже давно не новшество, а повсеместная практика. Многие компании уже распространили ее на кадровые документы, и их сотрудники оценили удобство этого инструмента.
Пока подключение к КЭДО — право, а не обязанность работодателя, но эксперты сходятся во мнении, что в обозримой перспективе ситуация может измениться и переход на КЭДО перестанет быть опциональным. Поэтому стоит присмотреться к системам цифрового документооборота и электронного подписания документов уже сегодня.
Если у вас есть вопросы, свяжитесь с нами для консультации:
Реклама: www.directum.ru