 (1).png)
Токен erid: LdtCKXpJc
Почему КЭДО сегодня на волне популярности?
Никому уже не нужно объяснять, зачем переходить в цифру: сокращение издержек, экономия ресурсов, ускорение процессов, снижение рутины — все эти бонусы ощутили на себе передовики трансформации. Современные ИТ-решения закрывают не только классические задачи перевода документов в электронный вид и их подписания ЭП, но и более сложные процессы: организацию онлайн-приема, работу с отпусками, командировками, авансовыми отчетами, сервисными заявками, хранение документов в цифровом архиве. Список можно продолжать, но очевидно одно — КЭДО дает реальный эффект.
Дополнительный стимул идет от государства: 377-ФЗ закрепил возможность ведения кадровых документов и процессов в электронной форме, активно развиваются госсервисы — платформа «Работа России», мобильное приложение Госключ, решение для интеграции информационной системы (ИС) работодателя с Госуслугами. Пока КЭДО — это необязательная опция, но эксперты считают, что при том объеме ресурсов, который государство сегодня вкладывает в развитие тематических инструментов, вполне вероятно, что в скором времени «переезд» в цифру станет обязательным.
Всё это может означать только одно: вопрос о том, переходить ли на КЭДО, для российских компаний уже не стоит. Остается только определиться, когда сделать этот шаг.
Вместе со спросом активно развивается предложение. Вендоры информационных систем готовы предложить глубоко проработанные решения для КЭДО, которые можно внедрить быстро и легко. Как именно это сделать — посмотрим на примере системы Directum HR Pro.
Подключение к КЭДО — 4 простых шага
Все документы, которые вам понадобятся, могут быть электронными. Пока законодательство обязывает дублировать на бумаге акты о несчастном случае на производстве, приказы об увольнении работника, а также документы, касающиеся инструктажей по охране труда. Но на этом этапе они и не пригодятся, то есть весь процесс можно организовать в цифре.
К слову, в Госдуму уже внесен законопроект, разрешающий фиксировать прохождение инструктажей по ОТ в электронном виде, так что вполне вероятно, что уже в марте еще один бумажный рудимент останется в прошлом.
Итак, есть желание подключиться к КЭДО и есть инструмент — система Directum HR Pro. Несколько несложных шагов — и мы у цели.
1. Фиксируем переход в ЛНА
Без внутренних регламентов никуда, иначе переход на КЭДО будет нелегитимным.
Какие именно документы понадобятся? Всего три:
-
Приказ о вводе КЭДО;
-
Положение о КЭДО;
-
Соглашение об использовании ИС.
В случае с Directum HR Pro вендор предлагает готовый пакет необходимых ЛНА — заказчикам не придется самостоятельно погружаться в дебри законодательства и создавать базу с нуля. Все формулировки соответствуют нормам.
2. Приглашаем сотрудников
Не получится обойтись и без согласия работников на обработку персданных — его можно получить на бумаге или в цифре. После этого приглашаем сотрудников подключиться к системе — им придет ссылка в SMS или на email.
3. Выпускаем электронную подпись
Через конклюдетные действия, то есть проставляя галочки в соответствующих ячейках, работник принимает Соглашение об использовании ИС и разрешает выпустить на его имя сертификат ЭП.
4. Запрашиваем согласие сотрудника
Чтобы корректно перейти на КЭДО, нужно уточнить у работника, согласен ли он на нововведение. Есть только одно исключение — если новичок устраивается на работу после 31.12.2021 года, и на эту дату у него отсутствует трудовой стаж, можно сразу подключать его к работе в новом формате. В остальных случаях удобнее всего запросить согласие, отправив сотруднику первое задание в системе. В нем содержится уведомление о введении КЭДО в организации и ссылки на внутренние регламенты. Работник подтверждает свою готовность к КЭДО через заверение Согласия на взаимодействие с работодателем в электронной форме усиленной неквалифицированной ЭП, которая была выпущена на предыдущем этапе.
Для работников УНЭП — оптимальный вариант, так как ею они смогут подписать любые документы. В Directum HR Pro такие подписи генерируются внутри системы, а также настроена интеграция с УНЭП Госключа — инструмента мобильного подписания от Минцифры.
Готово — переход на КЭДО завершен.
О чём стоит помнить?
При подготовке Положения о КЭДО в компании важно обозначить часовой пояс, который принимается за точку отсчета, а также срок, когда отправленный документ будет считаться полученным. В ситуациях, когда стороны взаимодействия находятся в разных регионах, легко может возникнуть путаница, если, к примеру, у работника еще «сегодня», а у работодателя уже «завтра». В случаях, когда у задания короткий срок исполнения, эта деталь может иметь решающее значение.
Избежать путаницы легко, если учесть такие нюансы при создании регламентирующих документов.
Необходимые шаблоны, предлагаемые при использовании системы Directum HR Pro, учитывают подобные тонкости. В результате клиентам не приходится ломать голову над формулировками.
Многие компании уже перешли на КЭДО. С каждым днем опыт и экспертиза вендоров возрастают. На примере Directum HR Pro видно, что механизм подключения к кадровому электронному документообороту глубоко проработан и включает в себя только необходимые этапы.
Если Вы хотите получить дополнительную информацию о КЭДО и услугах компании, оставьте свои контактные данные:
Реклама: www.directum.ru