Внедрение — это уникальный процесс, результатом которого должен стать довольный заказчик и счастливый поставщик. Но так бывает не всегда.
КЭДО (кадровый электронный документооборот) в тренде. 377-ФЗ прямо разрешает переводить кадровые процессы в цифру, появляются новые государственные инициативы и сервисы — интеграция с Госуслугами, Госключ. Компании задумываются о переводе кадровых документов и процессов в цифру и подбирают подходящие решения, а вендоры совершенствуют свои разработки.
Может показаться, что самое сложное — это выбрать систему и поставщика, а дальше дело за малым: купил — и готово. Но не всё так просто. Иногда камнем преткновения становятся типичные ошибки на проекте внедрения, которые приводят к плачевным результатам.
Как провалить внедрение (и как этого избежать) — сейчас расскажем.
1.Внедренец и заказчик — не общайтесь
Действительно, зачем? Решение уже выбрано, деньги заплачены. Каждый может заниматься своими делами.
Если требуется предлог, чтобы сменить поставщика, так и нужно сделать. Но если цель — благополучно завершить проект, то, пожалуй, наладить коммуникацию стоит, и вот почему.
Переход на КЭДО в организации — это масштабное начинание, даже если закрываются только базовые задачи. А уж если речь идет о комплексной трансформации кадровых процессов, объем работ существенно возрастает. Для получения результата важно не только иметь ясную картину того, как в компании всё работало до этого, но и постоянно запрашивать обратную связь от заказчика и быстро реагировать на изменения.
Заинтересованность клиента здесь тоже есть: чем ближе он к происходящему на проекте, тем больше шансов в нужный момент повлиять на процесс, донести свою точку зрения и получить именно тот продукт, который решит все поставленные задачи.
Получается, залог успеха — это постоянный контакт и плотное взаимодействие команды внедрения и заказчика. В идеале в компании, которая переходит на КЭДО, должна быть сформирована рабочая группа из осведомленных и заинтересованных сотрудников. Зачастую занятость настолько высокая, что участников такой группы приходится частично или полностью освобождать от задач по основной деятельности. Подход оправдывает себя — только вместе заказчик и вендор могут достичь нужного результата.
2.Сотрудники ничего не должны знать о грядущих изменениях
У них и так много забот. Да и вообще переход на КЭДО их особо не касается.
Такое мышление — путь в никуда. Конечно, решение о цифровой трансформации принимают не рядовые сотрудники, но изменения коснутся их напрямую. Работникам предстоит уйти от привычного механизма взаимодействия с документами и изучить новые способы. На начальном этапе это чаще всего вызывает отторжение и недоверие, особенно если традиционные методы в целом устраивали, а выгоды от обновлений — неочевидны.
В чём опасность для проекта внедрения? Негативно настроенные сотрудники — это сила: они могут отказаться от участия в тестировании, не передавать качественную обратную связь, саботировать обучение или использование системы в целом. Сражаться с таким сопротивлением сложно, а значит, проблемы на проекте неизбежны.
Очевидно, что выход — уделить время и внимание общению с сотрудниками и донести до них ценности перехода на КЭДО. Важно сделать акцент на том, что станет в разы меньше рутины, подчеркнуть, что сотрудники смогут использовать все бонусы цифровизации — например, отправлять и согласовывать заявления или запросы услуг в пару кликов прямо с мобильного телефона. Если в вашей компании актуальна ESG-повестка, стоит также отметить ценность ухода от бумаги и вклад в экологию.
3.Никакой предварительной подготовки
Зачем? Есть организация, есть программный продукт вендора — работаем.
При таком подходе результат непредсказуем. Если в учетной системе беспорядок, в документах ошибки, а бизнес-процессы устарели, проект внедрения точно пойдет не по плану. Как минимум, потребуется дополнительное время и ресурсы, чтобы привести систему в надлежащий вид и создать необходимую основу для дальнейших работ. При неудачном стечении обстоятельств отсутствие предварительной подготовки может привести к срыву проекта.
Как этого избежать? На старте должен состояться глубокий аудит процессов. Если в организации принято подписывать приказы на отпуск задним числом, лучше сразу пересмотреть эту практику, — в системе КЭДО так сделать нельзя. Также нужно систематизировать данные и устранить возможные ошибки. К примеру, если в учетную систему занесен некорректный номер телефона сотрудника, то в рамках перехода на кадровый электронный документооборот не получится выдать ему электронную подпись.
Глубокая подготовка важна, как при любой масштабной трансформации.
4.Не надо загадывать: какой-то результат будет — и ладно
«Внедрение КЭДО» говорит само за себя. Понятно, что ожидается на выходе.
К сожалению, это не всегда так. Под КЭДО может подразумеваться только перевод документов в электронный вид или масштабная реорганизация процесса, а это задачи совершенно разного уровня.
Чтобы избежать кризиса ожиданий и реальности, важно в самом начале четко определить цели и объемы работ, понять, какие процессы планируется перевести в цифру, сколько времени и средств заказчик готов вложить в трансформацию, достаточно ли «коробочного» решения или потребуется заказная разработка.
Когда все основные приоритеты четко сформулированы, риск коллапса проекта из-за несбывшихся ожиданий становится гораздо ниже.
4 вредных совета, которые мы дали в этой статье, помогут вовремя заметить типичные ошибки проектов внедрения КЭДО и принять меры, а переход в цифру позволит прочувствовать все выгоды от нового формата работы — ускорение процессов, повышение их прозрачности, уход от рутины, удобство удаленной коммуникации между сотрудниками и работодателем.