Еще совсем недавно перспектива подписать трудовой договор онлайн или направить заявление на отпуск с мобильного телефона казались чем-то удивительным. Сегодня это если не повседневная, то вполне распространенная практика. О том, какие «новинки» кадрового электронного документооборота имеют все шансы остаться с нами всерьез и надолго, расскажем в статье.
Прием на работу онлайн
Трудоустроиться удаленно можно было и раньше, но договор всё равно приходилось заключать на бумаге. Чтобы его оформить, работодатель отправлял заверенные экземпляры сотруднику курьером, а затем терпеливо (или не очень) ждал, когда вернется подписанный бланк. Если, к примеру, новый работник поставил свою подпись не в той графе, то всё приходилось начинать заново. Тратились деньги, время и нервы.
Еще один нюанс — это идентификация гражданина: у работодателя фактически не было инструментов для того, чтобы убедиться, что соискатель — это тот человек, за которого он себя выдает, а не мошенник.
Как это работает сейчас?
Для организации онлайн-приема работодателю понадобится информационная система (ИС). Соискатель получает доступ в личный кабинет в контуре ИС и загружает туда необходимые документы в электронном виде. Затем происходит идентификация нового сотрудника. Чаще всего для этого ИС обращается в Удостоверяющий центр, который направляет запрос в Единую систему идентификации и аутентификации и сравнивает сведения с той информацией, которая содержится в профиле гражданина на Госуслугах. На основе успешной проверки для новичка генерируется электронная подпись, которой он заверяет согласие на КЭДО и трудовой договор.
Преимущества
Онлайн-прием сотрудников — это прямая экономия времени и средств, которые раньше тратились на пересылку документов. Процесс трудоустройства становится прозрачнее для обеих сторон. Работодатель больше не сомневается в личности нового работника, даже если никогда с ним не встречался. Также важно, что онлайн-прием расширяет географию поиска квалифицированных кандидатов. В свою очередь, соискатели точно оценят возможность полностью удаленной коммуникации, а значит, охотнее выберут компанию, которая поддерживает и развивает эту функциональность.
Планирование и оформление отпуска
В организациях с большим штатом управление отпусками требует неоправданно высокой трудоемкости. Сотрудники тратят время на устное согласование дат отдыха с коллегами, а затем — на сбор подписей под заявлением на отпуск. Кадровики вынуждены вручную формировать график, контролировать значимые пересечения и обговаривать с сотрудниками возможность переноса. Руководитель пачками подписывает однотипные кадровые документы.
Как это работает сейчас?
Процесс преображается в решениях для КЭДО.
Все действия с отпусками происходят внутри системы: сотрудники получают задание на планирование отдыха, график формируется автоматически, пересечения подсвечиваются. Работники могут подать заявление в пару кликов прямо с мобильного телефона. Кадровик и руководитель при утверждении отпуска в соответствующей задаче видят все документы, могут быстро ознакомиться с ними и при необходимости внести изменения, например, скорректировать замещающего.
Преимущества
Управление отпусками в цифре наводит порядок во всех процедурах: они становятся прозрачными, и быстрыми, минимизируется риск ошибок, исключаются ситуации, когда несколько ценных сотрудников уходят в отпуск одновременно, а значит, обеспечивается непрерывность производственного процесса.
Оформление командировок и авансовых отчетов
«Классический» вариант организации командировки предполагает массу бумажной волокиты. Нужно подготовить приказ, подсчитать все расходы, свериться с лимитами, а по возвращении первым делом заполнить авансовый отчет. Не запутаться в том, какой документ с кем согласовать, — это уже достижение.
Как это работает сейчас?
Оформить командировку в системе для КЭДО очень просто: сотрудник заполняет необходимые поля стандартной заявки, превышение лимитов подсвечивается, согласование идет по преднастроенному маршруту. Авансовый отчет генерируется автоматически на основе плановых расходов, работнику нужно лишь скорректировать данные при необходимости.
Преимущества
При цифровом оформлении командировок процесс идет быстрее, компания экономит на бумаге, ведь больше не нужно распечатывать документы, повышается прозрачность и упрощается подача отчетности.
Использование госсервисов
Государство активно стимулирует переход на цифровое кадровое делопроизводство, развивая законодательство и разрабатывая собственные инструменты. Среди них — портал «Работа России», мобильное приложение Госключ и технология обмена документами между работодателем и сотрудником в интерфейсе Госуслуг.
Как это работает?
Единая цифровая платформа «Работа России» пока представляет из себя базу вакансий, но в планах у государства — использовать ее для независимой оценки квалификации соискателей и организации стажировок.
Скачав мобильное приложение Госключ, каждый человек может бесплатно получить усиленную неквалифицированную ЭП (УНЭП) и использовать ее для заверения документов. Пока государственная технология работает при заключении договоров на услуги связи и платное обучение в ВУЗе, при оформлении сделок купли-продажи автомобиля и для подтверждения учетной записи на Авито. Также с ее помощью можно зарегистрировать свой бизнес на сайте ФНС. Перечень доступных опций продолжает расширяться. Сейчас активно идет тестирование приложения в кадровых процессах.
С сентября 2022 года обмен документами, связанными с работой, может происходить на Госуслугах. Если сотрудник попросит работодателя размещать на портале такие документы, последний не вправе ему отказать, даже если в компании уже используется информационная система.
Преимущества
Использовать госсервисы при организации ЭДО можно и нужно, если они отвечают текущим потребностям компании. Так, интеграция информационной системы и Госключа дает возможность экономить на УНЭПах для сотрудников, а это порядка 300 тыс. рублей в год на тысячу сотрудников.
В то же время, существующие разработки, как правило, не закрывают всех задач КЭДО: с их помощью нельзя организовать онлайн-прием, согласовывать документы, организовывать их хранение. А значит, без информационной системы не обойтись. Понимая это, вендоры предлагают ИТ-решения с настроенной интеграцией с Госключом и «Работой России».
Цифровое хранение документов
В системе КЭДО можно не только работать с документами, но и хранить их. Законодательство предписывает, что они должны находиться в архиве в течение длительных сроков — до 75 лет, а некоторые виды документов — бессрочно, сохраняя юридическую значимость. Существующие механизмы цифрового хранения позволяют это сделать.
Как это работает?
Документы помещаются в цифровой архив в электронном виде. Юридическая значимость обеспечивается за счет механизмов усовершенствования электронной подписи и перештамповки, которые позволяют в любой момент получить информацию о том, кто подписал документ, когда именно это произошло и был ли действителен сертификат ЭП на момент заверения. Формат PDF/A, предназначенный специально для архивного хранения, обеспечит доступ к содержимому документа спустя длительные промежутки времени, даже если используемые технологии изменятся.
Преимущества
Электронному архиву не нужны квадратные метры площади, процедуры обеспыливания и санитарной обработки. Документы хранятся структурировано, любой из них можно быстро найти и выгрузить. Они не пострадают при пожаре или затоплении, не разрушатся от времени. Всё это снижает расходы и упрощает работу архивистов.
Цифровое будущее уже сегодня
Представление о том, как должны выглядеть кадровые процессы, постепенно меняется, ведь к хорошему быстро привыкаешь. Руководителям компаний и кадровым специалистам удобнее работать в специализированных системах КЭДО, так как это помогает экономить деньги и время. Рядовые сотрудники ценят прозрачность процессов, возможность отправить заявление или запрос услуги прямо со своего смартфона и общаться с работодателем удаленно.
На текущий момент, переход на КЭДО — это опция, а не обязанность, но глядя на то, насколько плотно государство занимается развитием этого направления, сложно представить, что заданный вектор изменится. Сегодня для большинства компаний уже не стоит вопрос, выбирать КЭДО или нет. Определиться нужно лишь с тем, когда каждая конкретная организация вступит в цифровое будущее — сейчас или чуть позже.