Вопреки расхожему высказыванию пандемия продемонстрировала, что человек пригодился не только там, где родился: мы убедились, что работать можно на компанию, расположенную в другом городе или даже стране, и для этого даже не нужно никуда уезжать. Но до последнего времени для заключения трудового договора в такой ситуации приходилось прибегать к услугам курьеров, что усложняло и замедляло процесс. Теперь всё изменилось — на законодательном уровне создана основа для онлайн-трудоустройства. Как это работает — разберемся в статье.
377-ФЗ, принятый год назад, создает основу для удаленной коммуникации между работодателем и сотрудником и разрешает переводить кадровые документы в цифру без дублирования на бумаге за исключением нескольких видов.
Как передать документы работодателю в цифре?
Итак, при приеме на работу соискатель в соответствии с законом может предоставить необходимые документы и ознакомиться с локальными нормативными актами в электронной форме. Интересный нюанс — в цифровой вид уже перешли сведения о трудовой деятельности и СНИЛС, в то время как паспорт и военный билет пока существуют только на бумаге. Как быть с ними?
Согласно ст.22.2 377-ФЗ, документы предъявляются в электронной форме, «согласованной с работодателем». Это значит, что могут использоваться сканы или фотографии, если обе стороны это устраивает.
У кандидата могут возникнуть сомнения в безопасности передачи персональных данных по открытым каналам связи, например, по электронной почте. Соответственно, онлайн-трудоустройство в контуре специализированной информационной системы значительно усилит меры безопасности. А если система соответствует 152-ФЗ «О персональных данных» и его подзаконным актам, рисков еще меньше — вся информация будет транслироваться по защищенным каналам связи, и возможность ее утечки исключается.
Оптимальный вариант взаимодействия можно увидеть в Directum HR Pro: на начальном этапе трудоустройства будущий работник получает доступ к личному кабинету внутри системы, регистрируется в нем, заключает соглашение с работодателем об обмене информацией в электронном виде и затем загружает необходимые сведения о себе в цифровой форме. Схема безопасна и удобна для обеих сторон.
Как подтвердить личность кандидата?
Идентификация сотрудника — важный аспект для работодателя при удаленном трудоустройстве. До недавнего времени в такой ситуации она держалась на честном слове: реальных механизмов убедиться в том, что устраивающийся на работу дистанционно человек — действительно тот, за кого себя выдает, попросту не было.
Сегодня дела обстоят иначе: процедура идентификации гражданина регламентирована ст. 13 «Удостоверяющий центр» 63-ФЗ «Об электронной подписи», где описаны возможные способы подтверждения личности соискателя. Самый надежный — это взаимодействие с УЦ, который в свою очередь обращается к ЕСИА (Единой системе идентификации и аутентификации). Для того чтобы проверка прошла через этот канал, у человека должен быть подтвержденный профиль на Госуслугах.
Как происходит эта процедура? После того как кандидат направил работодателю свои документы в электронной форме, система обращается к Удостоверяющему центру, который, в свою очередь, направляет запрос в ЕСИА и сравнивает данные о гражданине со сведениями из его профиля на Госуслугах. Успешная проверка означает, что личность человека подтверждена.
Есть и другие способы убедиться в том, что кандидат сообщает о себе достоверную информацию, — это проверка через базу биометрических данных заграничного паспорта или с помощью УКЭП. Но для того, чтобы воспользоваться ими, у человека уже должны быть загранпаспорт нового образца или действующая усиленная квалифицированная ЭП. Очевидно, граждан с подтвержденным профилем на Госуслугах больше, поэтому идентификация через ЕСИА — основной способ на сегодняшний день.
В будущем, возможно, вся информация будет подтягиваться из Цифрового профиля гражданина — сервиса, который аккумулирует и хранит сведения о человеке из государственных систем. До конца 2022 года технология тестируется в рамках эксперимента. Правда, использование Цифрового профиля для целей КЭДО пока не предусмотрено. К тому же это технически сложный и дорогостоящий процесс.
Как подписать электронный трудовой договор?
Со стороны сотрудника для заверения трудового соглашения используется УНЭП — усиленная неквалифицированная электронная подпись, которая генерируется в системе КЭДО. Работодатель в соответствии с законом использует УКЭП — усиленную квалифицированную ЭП.
Нельзя отрицать, что кандидат может настороженно отнестись к электронной подписи. Связано это в первую очередь с силой привычки: в сознании многих физически существующая бумага с «реальной» подписью — это более надежный способ хранения информации в сравнении с чем-то виртуальным, не до конца понятным, а значит, небезопасным.
На деле ЭП формируется с помощью алгоритмов криптографического шифрования, позволяет определить подписанта и защитить документ от изменений. Такая функциональность недоступна обычной подписи, да и подсмотреть персональные данные в бумажных кадровых документах значительно проще: в системах КЭДО они дополнительно защищены через назначение прав доступа.
Онлайн-трудоустройство: как это работает?
В рамках текущего законодательства процесс приема на работу упрощается до пяти простых шагов:
- Кандидат подключается к корпоративной информационной системе работодателя, в которой выстроены кадровые процессы.
- Работодатель и будущий сотрудник прямо в системе заключают соглашение об обмене информацией в электронном виде. Дать разрешение кандидат может через конклюдентные действия (поставить галочку в соответствующем поле) либо через заверение с помощью ПЭП (простая ЭП, которая по сути является комбинацией из логина и пароля).
- Соискатель направляет в системе необходимые для трудоустройства документы в цифровой форме.
- Происходит процесс идентификации личности: УЦ обращается к ЕСИА и проверяет данные о гражданине. На основании успешной проверки формируется заявление на выдачу новому сотруднику УНЭП, которое он заверяет в интерфейсе Госуслуг.
- Получив УНЭП, работник подписывает с ее помощью согласие на КЭДО, знакомится с локальными нормативными актами и заверяет трудовой договор.
Работа в таком формате имеет ряд преимуществ: процесс трудоустройства происходит гораздо быстрее и становится прозрачным для каждой из сторон, сводятся к минимуму возможные ошибки при оформлении кадровых документов, повышается уровень безопасности персональных данных. Кадровые специалисты освобождаются от рутины, что особенно важно для компаний, которые ведут массовый прием сотрудников.
Кроме того, переход на новый формат дает работодателям, которые первыми вступят на этот путь, репутационные бонусы — на них в первую очередь будут обращать внимание специалисты, заинтересованные в удаленной работе, а значит, расширится география поиска квалифицированных кадров.
Точкой улучшения сегодня является связка с Госуслугами — без подтвержденного профиля человеку будет сложно пройти процедуру индентификации. В то же время, в России такая учетная запись есть у большинства трудоспособного населения.
Технология онлайн-трудоустройства появилась совсем недавно, но ее потенциал сложно переоценить. Можно ожидать, что в будущем удаленный прием на работу станет привычной практикой.
Узнайте больше о возможностях Directum HR Pro для онлайн-приема и движения персонала или закажите бесплатную консультацию:
