Приближается волшебное время. Нет, мы не про Новый год, а про заветное планирование отпуска. В суете рабочих будней что может быть приятнее, чем помечтать об отдыхе? Правда, если управление отпусками в компании ведется по старинке, то зачастую вместо удовольствия — одно мучение. Выход есть — специализированные решения систем КЭДО (кадрового электронного документооборота) упрощают и ускоряют работу с отпусками для всех сотрудников. Как им это удается — расскажем в статье.
Почему управление отпусками — это проблема?
Для начала посмотрим, с какими сложностями сталкиваются вовлеченные в процесс специалисты.
С рядовыми сотрудниками всё понятно: для того, чтобы оформить или перенести отпуск, им нужно обойти несколько кабинетов и вручную собрать необходимые подписи. Судьба дистанционщиков еще тяжелее — для того, чтобы оформить законный отдых, им придется специально приехать в офис. То же самое касается специалистов, работающих «в полях».
Кадровики сталкиваются с проблемами еще на этапе планирования отпусков: им нужно собрать информацию по всем сотрудникам, свести ее в Excel или на бумаге, выявить критичные пересечения и принять меры для того, чтобы скорректировать периоды отдыха «конфликтующих» работников, — очевидно, всё это требует времени и усилий.
Руководитель также не остается в стороне, ведь именно он отвечает за заверение большинства кадровых документов. Если в подчинении сотни сотрудников, легко подсчитать, какое количество ценного времени уходит на рутинные подписания.
Что же делать? Ответ прост — внедрять КЭДО, чтобы освободить сотрудников от повторяющихся трудоемких операций и высвободить ценные ресурсы.
Предлагаем вам оценить возможности цифровых кадровых процессов на примере модуля «Отпуска» системы Directum HR Pro.
Отпуск в цифре — как это работает?
Блок «Отпуска» позволяет перевести все соответствующие процессы в электронный вид с соблюдением требований законодательства. В системе происходит:
- Планирование. Каждый сотрудник получает задание, выполняя которое он указывает желаемые даты отдыха. График формируется автоматически, все критичные пересечения подсвечиваются. Система контролирует соблюдение заданных требований, к примеру, отслеживает, чтобы один из периодов отпуска был не короче 14 дней.
2. Оформление планового отпуска, переноса или отгула в пару кликов в интуитивно понятном интерфейсе Личного кабинета. Для каждого процесса настроен свой маршрут. Кадровик и руководитель прямо в задаче могут увидеть сопутствующие документы, проверить пересечения, скорректировать замещающих.
3. Ознакомление сотрудника с приказом о предоставлении отпуска.
4. Отзыв работника с отдыха при необходимости.
5. Оперативная выгрузка всей информации по отпускам для предоставления проверяющим.
Особенности системы
Функциональные возможности Directum HR Pro легко встроить в существующий корпоративный IT-ландшафт благодаря широким интеграционным возможностям.
В состав системы входит готовый шлюз для бесшовной работы с 1С:ЗУП — обмен данными происходит автоматически, дублирование действий пользователей не требуется. Для других учетных и HRM-систем разработан коннектор, а значит, можно быстро подключить решения Directum HR Pro к конкретным кадровым процессам.
Для компаний, ориентированных на использование государственных сервисов, настроена интеграция с порталом «Работа России» и сервисом мобильного подписания Госключ.
Система Directum HR Pro отличается гибкостью и широкими возможностями настройки по различным параметрам без навыков программирования. В несколько кликов вы можете:
- выбрать основной вид отпуска;
- установить число сотрудников подразделения, которые могут отсутствовать одновременно;
- определить, чьи отпуска видит работник;
- настроить возможность подачи заявления на отгул день в день или ограничить эту опцию;
- указать, за какой период до начала отдыха нужно выплатить отпускные;
- задать требуемую продолжительность одной части основного вида отпуска и прочее.
Важно, что Directum HR Pro обеспечивает хранение кадровых документов с поддержкой юридической значимости в течение длительных сроков, предписанных законодательством. Это достигается за счет проставления меток доверенного времени, использования электронных подписей в формате CAdES-A и механизмов перештамповки.
Работать в системе можно с любых устройств — компьютера, планшета, смартфона. Для доступа в Личный кабинет достаточно пройти по гиперссылке, а значит, вам не потребуется скачивать очередное приложение. Интерфейс ЛК адаптирован под каждое устройство, прост и интуитивно понятен.
Зачем работать с отпусками в цифре?
Преимущества нового формата работы очевидны: сокращение затрат, избавление от рутины, минимизация ошибок, повышение прозрачности. Благодаря вариативности доступа к системе в цифровые процессы вовлечены все работники — офисные, производственные и дистанционные.
Руководителю легко отслеживать критичные пересечения, а значит он может быстро среагировать на нестандартные ситуации: обсудить варианты переноса отпуска в случае конфликта интересов, отозвать сотрудника с отдыха при необходимости. Всё это обеспечивает непрерывность производства.
Кроме того, сегодня для многих кандидатов возможность удаленной коммуникации с работодателем становится одним из критериев выбора места для трудоустройства. Возможность оформить отпуск или отгул в пару кликов с мобильного телефона может стать дополнительным конкурентным преимуществом, усилить лояльность текущих и новых сотрудников и укрепить компанию в статусе лидера цифровизации.
Узнайте больше о решении «Отпуска» Directum HR Pro.