Страшилки про КЭДО
На Хэллоуин принято рассказывать страшные истории. «В одной чёрной-чёрной комнате стоял чёрный-чёрный шкаф...» Помните?
Предлагаем вам погрузиться в пугающе-праздничную атмосферу наших страшилок о КЭДО (кадровом электронном документообороте). Мы подобрали ТОП-5 самых распространенных опасений, связанных с переводом кадровых процессов в цифру, и попробовали разобраться, так ли на самом деле «страшен чёрт, как его малюют».
Что мешает многим компаниям идти в ногу со временем и решать кадровые задачи в электронной форме? Почему сегодня они выбирают «осторожный КЭДО» — переходят в цифру, но продолжают дублировать важные документы на бумаге? Разберемся и, может быть, немного испугаемся.
Страх 1. КЭДО — это хлопотно
Любая значительная трансформация — это непростой процесс. Для организации, где кадровый документооборот годами велся на бумаге, перспектива внедрить какой-то загадочный КЭДО выглядит как пугающий вызов. К тому же для получения всех выгод от реорганизации нужно провести качественный аудит процессов, осознанно подойти к выбору информационной системы, создать рабочую группу для того, чтобы внедрение прошло быстро и гладко. В общем, забот полон рот.
В то же время важно понимать, что этот масштабный и сложный шаг — переход на электронное взаимодействие — нужно совершить только один раз. Более того, в отличие от многих других крупных проектов цифровизация точно принесет вам ощутимую прибыль: поможет снизить затраты, сэкономить ресурсы, ускорить процессы и повысить их прозрачность. Ради этого стоит потрудиться, не так ли?
Страх 2. КЭДО — это дорого
Внедрение качественной информационной системы, в которой можно организовать не только процедуру подписания, но и комплексные кадровые процессы, стоит денег. Особенно сильно руководителей пугает необходимость приобретать для всех сотрудников электронные подписи — обслуживание одной УКЭП (усиленной квалифицированной ЭП) стоит несколько тысяч рублей в год.
Но не торопитесь бояться: далеко не всем сотрудникам понадобится квалифицированная подпись, чтобы решать кадровые задачи. Согласно 377-ФЗ УКЭП обязательна только для руководителя, и у него она, как правило, уже есть для других целей. Рядовые сотрудники могут использовать УНЭП (усиленную неквалифицированную ЭП) или даже ПЭП (простую ЭП). Для генерации УНЭП не нужен Удостоверяющий центр — процедура происходит прямо в системе КЭДО, и выдача подписи уже включена в стоимость.
Кроме того, лицензии кадровых систем сегодня стартуют отнюдь не с заоблачных высот. Например, в Directum HR Pro можно работать за 500 рублей в год на одного сотрудника. Если сравнить эту цифру только с суммами, которые тратятся в организации на покупку бумаги, становится очевидно, что КЭДО — это реальный источник экономии, а не дополнительных затрат.
Также для подписания документов можно использовать бесплатный государственный сервис — «Госключ».
Страх 3. КЭДО — это непонятно
На протяжении длительного времени даже прогрессивные специалисты активно не стремились в цифру — их останавливало отсутствие законодательной базы и проработанной методологии. За последнее время были сделаны серьезные шаги в этом направлении. Главный — это законодательное закрепление КЭДО в 2021 году, когда был принят 377-ФЗ.
И всё же пока сохраняется определенная турбулентность в развитии законодательной базы и госсервисов. Постоянно появляются новые обновления и рекомендации, но нет хорошо сформулированной пошаговой инструкции, как именно перейти на КЭДО. Это вызывает обоснованную настороженность: многие ждут, когда появятся отработанные схемы перехода, яркие примеры, на которые можно равняться.
Правда, у этой медали есть и оборотная сторона: именно флагманы цифровизации соберут все репутационные «сливки» — мало кто из работодателей сегодня готов предложить полностью удаленный прием кандидатам или возможность оформить отпуск с телефона в два клика сотрудникам. Те, кто может, будут привлекать к себе заслуженное внимание.
Если вы хотите войти в число передовиков цифровой трансформации, решить проблему отсутствия четкой методологии можно с помощью опытного и проверенного вендора. Такие компании имеют колоссальный опыт реализации самых разных проектов внедрения, они держат руку на пульсе, всегда в курсе последних изменений и готовы предложить вам работающую схему, заточенную именно под вас.
Страх 4. КЭДО — это небезопасно
Мы настолько привыкли к бумаге, что многим она кажется более надежным способом хранения данных, чем электронный документ.
Если разобраться в вопросе, дело обстоит совсем наоборот: информация, которая обрабатывается и хранится в соответствии с 152-ФЗ «О персональных данных», защищена куда лучше, чем любые сведения, записанные на бумаге.
Вопросам информационной безопасности сегодня уделяется пристальное внимание. К корпоративным ИС и ЦОДам (Центрам обработки данных) предъявляются высокие требования, соответствие которым является залогом сохранности ценных сведений.
Вывод — если иметь дело с проверенными поставщиками услуг, цифровизация существенно повышает уровень безопасности данных.
Страх 5. Цифровизация архива — это нереально
Многих специалистов особенно пугает перспектива отказа от бумажного архивирования документов. Их заботят вопросы обеспечения юридической значимости на протяжении длительных сроков хранения.
На деле сегодня уже существуют глубоко проработанные решения, которые позволяют хранить документы до 75 лет с соблюдением всех требований законодательства.
Архивные документы в цифре не истлеют со временем, не сгорят во время пожара и не повредятся при потопе. Цифровой архив обеспечивает легкий и быстрый поиск документов и их оперативную выгрузку для любых проверок. Современные технологии обеспечивают юридическую значимость: например, подписи, применяемые в Directum HR Pro, содержат метку доверенного времени, которая гарантирует дату и время заверения, а с помощью процедуры усовершенствования подписи до архивного формата можно подтвердить валидность документа даже спустя много лет.
Как и любое новшество, переход на КЭДО вызывает сомнения и опасения, и это нормально. В то же время, сложно себе представить, что после качественного рывка в направлении цифровизации, который произошел в 2020 году, случится откат назад. Электронное ведение дел — это уже не отдаленное будущее, а вполне объективная реальность. А значит, самое время избавиться от страхов и начать действовать.
Хотите получить консультацию по КЭДО и окончательно развеять свои страхи? Заполните форму, и мы свяжемся с вами:
