Было бы отлично, если бы оформить командировку можно было в несколько кликов, а время на походы по кабинетам за подписями оставить на подготовку к самой поездке. Впрочем, это уже возможно, если управление командировками в вашей компании происходит в электронном виде.

Электронные командировки — это законно?

Уже больше семи лет организации имеют право предоставлять отчет по расходам в командировках в цифровом формате. Об этом говорится в письме Минфина России от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232. Согласно документу, сотрудники могут подписывать авансовые отчеты простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной подписью. Чтобы это осуществить, компания должна установить внутренний регламент. Основания для этих процедур закреплены в 63-ФЗ «Об электронной подписи» и 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». А с прошлого года разрешили вести в электронном виде согласование поездки, приказ и т.д. (ст. 22.1 – 22.3 ТК РФ).

Что это дает компаниям? Сокращаются расходы на бумагу, печать и логистику, уменьшаются трудозатраты на составление и проверку документов.

Для сотрудников тоже есть выгоды: уходит меньше времени на согласование и подписание приказов, а отправить заявку на командировку можно даже удаленно.

Давайте рассмотрим, как проходит процесс от подачи заявки до итогового отчета по командировке в электронной корпоративной системе.

Оформление командировки за 4 шага

1.Заявка на командировку.

Сотрудник создает в системе задачу на согласование командировки. Он прописывает цель поездки, сроки и источник финансирования, например, бюджет компании.

Во вкладке «Маршрут» указывается место назначения. Командируемый может отправиться в путь на собственном авто. В этом случае он должен поставить галочку в пункте «Оформить поездку на личном автомобиле», указать марку и номер машины.

На вкладке «Расходы» нужно нажать кнопку «Рассчитать расходы». Система автоматически выдаст максимальную сумму суточных, а стоимость проживания сотрудник указывает сам. В этом же разделе можно посмотреть лимиты. Их устанавливает администратор системы. Если стоимость проживания выше, чем предусмотренный лимит, поле подсветится красным. Однако иногда превышение стоимости может быть оправдано — последнее слово будет за согласующим.

Заполненная задача уходит последовательно сначала непосредственному руководителю, потом бухгалтеру.

1.Согласование заявки.

Когда задача поступает руководителю, он рассматривает ее, затем отправляет на доработку, пропускает дальше или отменяет. Если заявка согласована, она уходит бухгалтеру, который тоже может попросить доработать текст или согласовать. 

1.Утверждение приказа. 

После согласования заявки система создает приказ о направлении сотрудника в командировку. Из карточки автоматически подтягиваются данные о сотруднике, цель и сроки поездки. Руководитель утверждает приказ усиленной электронной подписью.

Когда документ подписан, система автоматически отправляет задания: сотруднику — ознакомиться и согласовать документ, бухгалтеру — начислить аванс, ответственному за командировки — заказать билеты.

4.Начисление аванса.

После того как все заинтересованные лица подписали документы, бухгалтеру приходит задача на выплату денежных средств по командировке. Сотрудник получит уведомление в системе о том, что сумма перечислена.

Таким образом, всего за 4 шага сотрудник полностью прошел все согласования, при этом ни разу не покинув кабинета.

Авансовый отчет тоже может быть электронным?

Командировка прошла успешно, сотрудник вернулся в офис и теперь его ждет новая рутина — заполнение авансового отчета. Обычно бухгалтерия очень внимательно относится к таким документам. От правильности их заполнения зависит расчет НДФЛ и страховых взносов. И если в отчете появятся ошибки, документ вернется на доработку, возможно, даже не один раз — тут уж точно не поленятся. Теперь попробуйте посчитать, сколько времени уйдет на проверку, исправление недочетов, пересылку документов. Поэтому целесообразно процесс заполнения авансового отчета тоже перевести в цифру.

В этом случае сотрудник получит задание на заполнение документа в последний день командировки. Все чеки сотрудник должен сфотографировать или отсканировать и прикрепить к электронному авансовому отчету. Оригиналы подтверждающих документов можно предоставить в бухгалтерию после согласования.

Если в системе подключены интеллектуальные сервисы распознавания документов, то фотографии чеков, билетов и накладных можно отправить на специально выделенную почту. Искусственный интеллект определит тип документа, извлечет данные и свяжет скан-копии с нужным авансовым отчетом. Корректность распознавания доходит до 90%, поэтому сотруднику останется только проверить, все ли верно.

Когда все заполнено, карточка авансового отчета отправляется на согласование руководителю и бухгалтеру. После утверждения в системе автоматически формируется PDF-файл авансового отчета, который уходит на подпись сотруднику, руководителю и бухгалтеру.

При создании электронного авансового отчета трудозатраты снижаются в 2 раза, а риск потери документов сводится к нулю. 

Краткие выводы, или 4 «за» командировки в цифре

  1. Ручная работа при оформлении командировки и авансового отчета сокращается, следовательно, уменьшается количество ошибок.
  2. Сотрудникам не нужно искать образцы документов, выяснять, кому и что отправить на согласование — всё это берет на себя система. Трудозатраты на оформление снижаются.
  3. Информация по прошедшим командировкам доступна в любой момент. Работнику не нужно специально заказывать документы.
  4. Для предоставления авансовых отчетов контролирующим органам достаточно выгрузить их с детализацией по сотруднику, периоду или организации. Ни один документ не потеряется — в системе это просто невозможно. 

Если вам интересны темы электронного оформления командировок и кадровой цифровизации в целом, скачайте чек-лист «6 шагов на пути к кадровому ЭДО».