В последние годы удаленными сотрудниками никого не удивишь. Если раньше это явление было больше характерно для бизнеса с иностранным участием, то сейчас и в российских фирмах значительная часть штата «разбросана» по разным городам и странам. По данным исследования компании «Деловые решения и Технологии» (бывш. Deloitte) «Уровень кадрового электронного документооборота 2021», 80% организаций работают сразу в нескольких субъектах РФ.
Тенденция на удаленный штат помогает нанимать в команду высококвалифицированных специалистов вне зависимости от места проживания, но в то же время доставляет и много трудностей с точки зрения организации кадровых процессов: отпусков, отгулов, ознакомления с документами и пр. На помощь приходит кадровый электронный документооборот (КЭДО). Около 75% компании в России уже внедрили или находятся в процессе перехода на КЭДО.
Среди самых востребованных для перевода в цифру кадровых процессов: предоставление отпуска, направление в командировку, ознакомление с документами.
Чтобы подать заявление или подписать документы, больше не нужен квест с бумажками по кабинетам. Выполнить необходимую процедуру можно в пару кликов на компьютере или смартфоне.
Простые способы коммуникации с работодателем
Согласно тому же исследованию, 39% компаний сталкиваются с неприятием кадрового ЭДО со стороны сотрудников. Поэтому при переходе на КЭДО важно предложить простой и быстрый способ коммуникации. Необходимо учесть несколько аспектов:
- легкий доступ, стабильное подключение к сети;
- дружелюбный интерфейс, не требующий дополнительного обучения пользователей;
- бесплатное использование всеми сотрудниками.
На выбор канала взаимодействия влияет специфика работы и окружающая обстановка. Программисту-удаленщику и производственному работнику будут удобны разные варианты. Стоит учесть, что часть сервисов недоступна на некоторых предприятиях, например, приложения для мобильных телефонов на режимных объектах. Поэтому на выбор есть несколько вариантов коммуникации с работодателем.
|
Инструмент вовлечения |
Функции |
Плюсы |
Минусы |
|
Портал |
Объединяет внутренние коммуникации компании в единую систему. Можно подключить процессы по отпускам, командировкам, ознакомлению с документами. |
Подключены все сотрудники с момента приема на работу. |
|
|
Личный кабинет |
Имеет схожие черты с порталом, но сфокусирован на кадровых процессах. Используется для заказа справок, быстрого оформления документов. Может включать подписание документов ЭП, как это реализовано в Directum HR Pro. |
|
Может быть высокая стоимость владения. |
|
Чат-бот |
Способен выполнять функции личного кабинета, если выбрать достаточно продвинутую платформу. Есть возможность отправлять сервисные заявки (например, запрос в административно-хозяйственную службу), вполне реально подключить и подписание документов. |
|
Ясность интерфейса и удобство доступа зависит от реализации разработчиком. |
|
Мобильное приложение |
Сочетает в себе функции личного кабинета и чат-бота. |
|
|
|
Инфокиоск |
Ориентирован строго на коллективное использование. С его помощью можно узнать данные сотрудников, подать заявление на выдачу документов. |
|
|
Все каналы связи по-своему хороши, выбирать конкретный нужно исходя из потребностей компании и характеристик пользователей.
Будущее за кадровыми сервисами
Кадровые сервисы помогают вовлечь сотрудников в цифровые процессы — снижают трудозатраты на оформление документов, сокращают использование бумаги, разгружают HR-специалистов и бухгалтеров. Очевидно, что электронные помощники будут и дальше развиваться, вытесняя устаревающие бумажные процедуры.
Для новых поколений сотрудников оформить отпуск, заказать справку, подписать документы прямо в смартфоне — немаловажный бонус. Это признак современной компании, которая готова развиваться и заботиться о своей команде.
Хотите узнать больше о переводе кадровых сервисов в цифровой вид? Заполните форму для консультации со специалистами Directum: