В чистом виде КЭДО — это только обмен цифровыми документами между сотрудником и работодателем и их подписание электронной подписью. Будет ли он эффективен? Давайте разбираться.

После вступления в силу 377-ФЗ компании начали активно внедрять кадровый электронный документооборот (КЭДО). По данным исследования Deloitte «Уровень кадрового электронного документооборота 2021», таких организаций 75%, еще 19% планируют перейти на КЭДО в ближайшее время.

Но действительно ли облегчает работу кадровый ЭДО? В чистом виде КЭДО — это только обмен цифровыми документами между сотрудником и работодателем и их подписание электронной подписью. Звучит, как что-то быстрое и эффективное, но по факту мало чем отличается от бумажного кадрового делопроизводства. Почему? Давайте разбираться.

Почему одного КЭДО мало

Для тех, кто еще не решился перевести процессы в цифру, движение кадровых документов выглядит так. Все документы составляются и подписываются на бумаге. Уходит много времени как у HR-службы, так и у работников, которые заказывают справки, пишут заявления, ознакамливаются с приказами под подпись и пр. Расходы на бумагу тоже внушительные, особенно, если учесть скачок цен в 2022 году. Сюда же добавим стоимость расходников для печати и логистику.

Те компании, которые уже перешли на КЭДО, ощутили скорость подписания документов и уменьшение количества бумаг. Со стороны большинства сотрудников кажется, что это «цифровой рай»: ознакомился с актом, поставил электронную подпись — и дело с концом. Но для кадрового отдела всё не столь радужно.

Дело в том, что в компании может быть внедрен только КЭДО без привязки к кадровым процессам. Представьте ситуацию: HR-специалист отправляет документ в электронном виде, но создает его вручную, без автоматических шаблонов. На это уходит примерно столько же времени, сколько и на бумажный вариант. К тому же не исключены ошибки ручного ввода.

Или другой случай: шаблоны и электронные подписи настроены, а единого архива документов нет. Мало того, что поиск нужных данных затрудняется, еще и могут возникнуть сложности с их хранением. Так, сертификат электронной подписи действует год, а срок содержания некоторых документов — 50 лет. То есть подписать их один раз в онлайн-сервисе и сохранить себе локально хватит максимум на 366 дней, потом начнутся проблемы.

Получается, что подключение КЭДО и цифровизация кадровых процессов — не одно и то же.

Как всё должно быть на самом деле

Для действительно эффективной работы в электронном виде должны быть не только документы, но и кадровые процессы. Давайте посмотрим на примере отпусков.

Если процесс оформления отпуска не переведен в систему, то HR-специалист выполняет те же операции, что и для подписания на бумаге: проверяет даты начала и конца отпуска, соотносит их с графиком, учитывает праздничные дни и т.д. Если есть ошибки — возвращает документ на доработку. Повезет, если удастся всё исправить с первого раза, но бывает всякое. Дальше нужно отправить заявление на согласование. Зачастую это происходит вручную по email. При этом кадровый специалист должен держать в голове всю последовательность утверждения документа.

При переносе процессов по оформлению отпусков в систему проверки документов, назначение маршрутов согласования происходят автоматически. Сотрудникам достаточно указать желаемые даты отдыха.

задача на планирование отпуска

Интерфейс Directum HR Pro

Дальше система действует сама: учитывает требования законодательства и внутренние правила компании, не дает ошибиться и поставить начало отпуска в выходной или праздничный день. Для переноса отпуска достаточно выбрать новые даты в календаре и в один клик отправить сформированный документ по уже отлаженному маршруту согласования.

Все эти данные соберутся в единый график с обозначением пересечений с другими работниками. Ответственному остается только скорректировать периоды, если совпадения по отпускам критичны.

график отпусков

График отпусков

Еще один плюс — автоматическое уведомление об отпуске, чтобы сотрудник не забыл подтвердить свое решение. Всех заинтересованных коллег тоже можно оповестить об отсутствии прямо в системе.

Интересен опыт компании Mondelez Russia, которая уже перешла на полностью цифровые процессы по отпускам. Эффект заметен: вместо прежних 15 минут на оформление заявления сотрудник тратит всего до 3 минут своего времени. Благодаря переводу операций по оформлению отпусков в систему компании удалось снизить количество работы вручную и сократить число ошибок.

Резюме

В каждой компании существует множество HR-процессов, но чем масштабнее бизнес, тем более востребована грамотная цифровизация кадровых операций, и тем сильнее ощущается ее эффективность:

  • сокращение временных затрат на оформление документации;
  • уменьшение количества ошибок и доработок;
  • освобождение HR-специалистов от рутины по согласованию и контролю подписания документов;
  • снижение расходов на бумагу и принтеры.

КЭДО в отрыве от цифровизации кадровых процессов не избавит от бумаг, долгих согласований, исправления ошибок и других временных затрат. Чтобы кадровый ЭДО работал на вас — выстраивайте процессы.

Если тема кадровой цифровизации вам интересна, скачайте чек-лист «6 шагов на пути к кадровому ЭДО», или свяжитесь с нами для консультации:

ФИО *
Компания *
Email *
Телефон *

Поля отмеченные звездочкой (*) обязательны для заполнения.

Нажимая кнопку «Отправить», вы даете согласие на обработку своих персональных данных владельцем блога "Directum про КЭДО".