Многие бухгалтеры перешли на удаленку, и готовы вести несколько компаний, чтобы увеличить свой доход. Попроектно или на постоянной основе - неважно. Важно знать, как эффективно настроить свой рабочий процесс, находясь вне офиса. Что учесть в законодательстве? Что знать при организации рабочего места

В любой профессии есть свой джентльменский набор, без которого невозможна полноценная работа. Бухгалтер не исключение. А если он решает работать на себя, то список необходимых атрибутов увеличивается. Многие бухгалтеры перешли на удаленку и готовы вести несколько компаний, чтобы увеличить свой доход. Попроектно или на постоянной основе - неважно. Важно знать, как эффективно настроить свой рабочий процесс, находясь вне офиса. Что учесть в законодательстве? О чём подумать при организации рабочего места? Как не запутаться с данными разных фирм?

Давайте разберем весь процесс по шагам.

Шаг первый - определиться со статусом.

Есть несколько вариантов удаленной работы: 

- бухгалтер работает удаленно, находясь в штате конкретной фирмы.

- бухгалтер работает удаленно, находясь в штате конкретной фирмы, но еще ведет параллельно бухучет одной или несколько фирм.

- бухгалтер, который работает только на себя.

Первый вариант полностью на совести той компании, в которой работает сотрудник. А вот на втором и третьем остановимся подробнее.

Если бухгалтер устроен в штат, то вести бухгалтерию других фирм он может абсолютно официально. Не будем отрицать, что часто это сотрудничество никак не фиксируется юридически. Но это прогулка по тройному лезвию Gillett, ведь негативных вариантов развития событий немало для обеих сторон. Чем опасен такой расклад для бухгалтера? Как минимум - это финансовые потери и проблемы с законом. Самый простой способ избежать трудностей - оформить самозанятость. В этом случае нужно платить налог 6% при работе с юридическими лицами или ИП. Оформить самозанятость проще, чем заварить чай в пакетике: это можно сделать в пару кликов, например, в приложении СберБанк. Если создать дебетовую карту, на которую будет приходить оплата услуг, то данные будут автоматически передаваться в налоговую службу.  Платить налог  удобно через приложение Мой Налог, где сумма налога формируется автоматически. 

С законом разобрались - шагаем дальше!

Шаг второй - самоорганизоваться.

Звучит простенько. И правда, ничего сложного, бери и работай, - скажете вы. Но только учтите, что директора рядом с вами нет, зато есть соблазн отложить дела "на потом" и сделать что-то по дому, ну хотя бы вещи в стирку закинуть или цветы полить. И таких "ещё" - целая куча, а там и до прокрастинации недалеко. Поэтому запомните основное правило работающего на себя бухгалтера: ваш доход зависит не от процесса, а от результата. В офисе сотрудники находятся в видимости руководства, это создает ощущение работы. А в случае, когда специалист территориально находится в другом месте, с него спросят в первую очередь результат. 

Как же максимально эффективно организовать свой рабочий день?

Если вы еще не читали авторов, укрощающих время, то запланируйте это на ближайшие выходные. А если график расписан по минутам, то вот основные принципы тайм-менеджмента:

1. Используйте тройное планирование. Это самый удобный вариант постановки задач для бухгалтера, когда сначала вы создаете ориентировочный план на месяц, затем на его основе - план на неделю и на день. 

Советуем делать такой план отдельно для каждой компании. Это особенно важно, если фирмы, которые ведет бухгалтер, на разных системах налогообложения: разные сроки сдачи отчетности и разные сроки. Даже Юлий Цезарь завел бы разные документы в Google Docs, чтобы не держать всё в голове. 

2. Формируйте ежедневный базовый список дел, в нем должно быть 4 основных пункта. То есть это максимально приоритетные задачи.

3. Используйте принцип декомпозиции. Это разделение целей на сегменты.То есть берем большую цель и делим ее на составные задачи.

Пример из практики. Предстоит сдача отчетности в налоговую службу. Это будет основной целью. Чтобы использовать декомпозицию и упростить работу, делим цель на задачи. Это будут:

- подготовка бухгалтерского баланса предприятия

- подготовка показателей прибыли и убытков фирмы

-  подготовка авансовых платежей.

- налоговые расчеты по налогу на имущество предприятий.

- налоговые декларации: НДС и налог на прибыль предприятия.

- ведомость расчетов относительно фонда социального страхования.

- непосредственно сдача отчетности.

Теперь, видя каждую задачу, можно оценивать и последовательно планировать работу. Причем каждую задачу можно делить на подзадачу, если она это предполагает.

4. Четкая структура всех рабочих инструментов: почта, мессенджеры, папки. Без этого рутинная работа растянется на целый день.

5. Приоритетность и дедлайны. Куда без них? Да, ставьте сами себе. Это действительно помогает не расслабляться. 

Чтобы по-настоящему продуктивно работать, почитайте советы Брайана Трейси в книге "Достижение максимума. Стратегии и навыки, которые разбудят ваши скрытые силы и помогут вам достичь успеха".  

Идём дальше.

Шаг третий - продумать техническое оснащение.

Какие же программы нужны? Первый must have - это, конечно, камасутра бухгалтера. Да, вы правильно поняли, мы про 1С. 

Можно вести несколько фирм в одной базе или создать отдельную базу для каждой в зависимости от версии 1С. Самый удобный вариант для удаленной работы бухгалтера - это аренда облачной 1С. Не нужно покупать локальную 1С и ждать мастера, который всё настроит. Ситуация значительно проще: программа устанавливается на удалённый сервер, к которому подключаются пользователи. Их количество вы определяете сами, здесь нет лимитов, и не нужно покупать лицензии для каждого пользователя. Работу легко начать сразу после регистрации, нужен только интернет.

Знаем, есть бухгалтеры, которые работают в пиратских софтах. Делается это для экономии, но здесь стоит четко решить для себя: что важнее, экономия или возможные проблемы. Про какие же проблемы мы говорим? Это отсутствие актуальных обновлений, и как следствие, потеря данных клиентов. Последнее - это не только финансовые убытки, но и репутационные именно для бухгалтера.

В облачной 1С вы просто занимаетесь своей работой, а она обновляется самостоятельно. Вам не придется ничего для этого делать: ни платить за обновления, ни нанимать технических специалистов для обслуживания 1С.

Весомый плюс облака в том, что параметры ноутбука или компьютера важны в меньшей степени, чем для локальной 1С. Это фора для бухгалтера на фрилансе. Средней мощности компьютера будет достаточно для быстрой работы в облачном сервисе, так как по факту работа будет идти в программе, расположенной на мощном сервере.

В случае форс-мажора можно решить проблемы, хоть загорая на пляже, ведь доступ к облачной 1С есть даже со смартфона. Идеальный вариант для старта - бесплатное тестирование облачного сервиса, чтобы самостоятельно оценить все плюсы.

Ну что? Шагаем непосредственно в работу.

Шаг четвертый - настроить документооборот.

Основную программу выбрали, теперь приступаем к работе. Чтобы не было путаницы с документооборотом разных фирм, предлагаем сформировать чек-лист документооборота по каждой из компаний. Если вы уже работали с сервисом Fasta, то знаете, что часть работы можно упростить, а то и полностью делегировать. С помощью сканов и Fasta вы введете первичку за 30 секунд. Не забудьте, что ручной ввод - это вероятность ошибок, а исправление времязатратно. Если вы работаете с несколькими фирмами, то посчитайте, сколько времени можно сэкономить. 

Точность - вежливость королей. И бухгалтеров. От того, как вы организуете документооборот, будет зависеть качество и скорость  вашей работы.

Шаг пятый - подключить сервис по сдаче отчетности.

Здесь два варианта :

- Бесплатно через порталы госорганов (сайты ФНС и ФСС). В них, конечно, не без подводных камней: надо вникать в устройство каждого сервиса и пройти регистрацию. Поэтому многие выбирают второй способ. 

- Платно через специальные сервисы. При таком раскладе можно делать отчетность в привычной программе, а потом подгружать его в сервис.

Нашим клиентам удобно работать в 1С: Отчетность. Это сервис, позволяющий автоматизировать процесс отправки электронной отчетности в контролирующие органы (ФНС, ПФР, ФСС и Росстат).

 

Когда-нибудь программисты создадут программу 1С: Пусть бухгалтер отдыхает. А пока такого решения нет, приходится разбираться не только в системах бухгалтерского, налогового учета, но и в технических моментах работы. Чтобы понимать, как это всё работает лучше один раз протестировать (тем более это бесплатно), чем 100 раз прочитать.

Мы сделали с вами пять первых шагов из офиса. Да, их значительно больше, на самом деле. Но путь в 1000 миль начинается с первого шага. Вот она - декомпозиция в деле!