Профессия бухгалтера оказалась на третьем месте по уровню стресса среди сотрудников. В исследовании hh.ru 69% опрошенных бухгалтеров пожаловались на нервное напряжение, связанное с вечным цейтнотом, тотальной нехваткой времени и натянутыми отношениями в коллективе.

Топ-7 пожирателей времени бухгалтера и как с ними бороться

Компания hh.ru решила узнать, представители какой профессии испытывают самый высокий уровень стресса. И в этом рейтинге бухгалтеры заняли третье место. 69% респондентов этой профессии отметили, что испытывают высокое нервное напряжение из-за аврала на работе, жестких дедлайнов, нехватки времени и напряженных отношений в коллективе. При этом нехватку времени отмечали почти все опрошенные. Мы решили разобраться, куда утекает время бухгалтеров и как этому можно помешать.

Мы опросили своих клиентов и коллег, изучили результаты своих и чужих опросов, ознакомились с исследованиями, посмотрели, что пишут в обсуждениях на форумах и конференциях. В результате нам удалось выделить 7 ключевых пожирателей времени бухгалтера. Давайте взглянем на них и разберемся, как с ними бороться.

1. Совещания

Одна из самых больших трат времени бухгалтера – многочисленные совещания, которыми щедро одаривает руководство. К сожалению, в большинстве случаев эти совещания не касаются задач учета, а бухгалтера туда зовут, «чтобы был», на тот случай, если нужно будет уточнить по суммам или бюджету.В итоге бухгалтер тратит не меньше часа или двух полезного времени на одно совещание, где ответит в лучшем случае на 1-2 вопроса. На ответ требуется пять минут, а на совещания тратится не меньше восьми часов в месяц. Это целый рабочий день, который сливается впустую.

Решение: договоритесь с руководителем о дистанционном присутствии на совещании. Или о том, что вы непременно будете на связи в это время и сможете ответить на все вопросы по телефону. Или берите на совещание с собой ноутбук и занимайтесь своими ключевыми задачами.

Лайфхак: главное – донести до руководителя, что вы хотите внести эти изменения не потому, что вам скучно или муторно сидеть на совещании, а потому, что хотите приносить больше пользы. Руководители отлично владеют языком цифр, покажите им стоимость своего часа работы, затраты на совещания и стратегические задачи, которые могли бы решить за это время. При таком подходе руководитель наверняка пойдет на уступки. А если нет – тогда проблема уже не в пожирателях времени, а в начальнике.

 

2. Обучение сотрудников

Большинство опрошенных бухгалтеров упоминают еще одну «бессмысленную и беспощадную» задачу – непрерывное обучение сотрудников компании. Когда в сотый раз приходится объяснять, как заполнить авансовый отчет или табель учета рабочего времени, тут сдадут даже самые стальные нервы. Даже если объяснение потребует не больше десяти минут, за год может насобираться целый потерянный отпуск.

Решение: потратить это время только один раз. То есть сесть, подготовить подробные инструкции для сотрудников, сложить их в папку на общий диск (или в хранилище, например, Google диск). Только не забудьте, что объяснять нужно предельно понятно, как для чайников – это единственный случай, когда действительно стоит недооценивать интеллект коллег. Готово! Теперь со всеми вопросами можете посылать в папку.

 

3. Выбивание документов

Еще одно любимое развлечение бухгалтеров – гонка за первичкой. Иногда складывается впечатление, что и у сотрудников, и у контрагентов существует какое-то тайное соревнование по укрытию документов от бухгалтерии. Что самое неприятное – все считают, что бухгалтеру ничего не стоит напомнить про первичку, ему же надо. А в итоге эти «напоминания» превращаются в настоящую охоту и отнимают невероятное количество времени.

Решение: непопулярное, но действенное. Вас за него вряд ли полюбят, но оно решит проблему сдачи первички раз и навсегда. Заведите журнал учета первичной документации и обсудите проблему с руководителем – пусть он назначит меры для тех, кто не сдаст документы в срок. Как только сотрудники чувствуют, что «отвечают головой» за документы, они сразу превращаются в ответственных и адекватных людей. Да, это бюрократия. Но она работает. Так что подумайте, что вам важнее: хорошо выглядеть в глазах коллег или спасти свои нервы и время.

 

4. Рутина

К сожалению, бухгалтерская рутина не имеет ничего общего с романтическими рутинами блогеров из инстаграма. Рутинные задачи бухгалтера больше походят на голодных лангольеров, которые готовы сожрать все ваше свободное время. Ручной ввод первички, перенос данных между программами, сверка с контрагентами, загрузка чеков, ввод номенклатуры, рассылка актов и тысяча других мелких задач – бесконечный круговорот потерянного времени.

Решение: даже два. Либо нанимать начинающего бухгалтера, который возьмет на себя рутинные задачи, либо не издеваться над людьми и передать рутину роботам, то есть автоматизировать все, что поддается автоматизации.

Лайфхак: автоматизация – это не обязательно долгая и муторная разработка с программистом. Есть куча готовых решений, которые закроют большинство рутинных задач. Расскажем о самых эффективных, которые можно приобрести в Маркет42 по подписке:

1. Ввод первичной документации – сервис «Fasta: автоматизация ввода первички» 

Время до: от 1 до 5 часов

Время после: 10-15 минут

2. Электронная отчетность – сервис «1С:Отчетность» 

Время до: 30-60 минут

Время после: 1-5 минут

3. Клиент-банк – сервис «1С:ДиректБанк» 

Время до: 10-30 минут

Время после: 1-3 минуты

4. Обмен документами с контрагентами – сервис «1C:ЭДО» 

Время до: 5-10 минут (на одного контрагента)

Время после: 1 минута

5. Сверка данных с контрагентами – сервис «1С:Сверка» 

Время до: 30-60 минут

Время после: 1-5 минут

6. Проверка контрагента – сервис «1СПАРК Риски» 

Время до: 3-5 часов на одного контрагента

Время после: 3-5 минут на одного контрагента

7. Загрузка чеков ФНС – сервис «Чеки ФНС - > 1С» 

Время до: 30-60 минут

Время после: 5-10 минут

8. Подготовка справок о среднем заработке – сервис «Справки о среднем заработке» 

Время до: 10-30 минут (на одну справку)

Время после: 3-5 минут

9. Подготовка и рассылка актов сверки – сервис «Акты сверки+» 

Время до: 10-20 минут (на одну сверку)

Время после: 1-2 минуты

 

5. Поиск и исправление ошибок

Если вы хоть раз чувствовали резь в глазах и ватную голову, значит, вы прекрасно знакомы с процессом выискивания ошибок в программе учета. «Дебет с кредитом не сходится» – фраза, которую другие сотрудники используют в шутку, а у бухгалтеров от нее дергается глаз, потому что только они знают всю боль и потерянные часы времени на выискивание ошибок.

Решение: если бы можно было посоветовать не ошибаться, мы бы с радостью это сделали, но прекрасно понимаем, что все мы – люди, а людям свойственно ошибаться. Поэтому мы советуем еще раз присмотреться к списку выше и обратиться к электронным помощникам. У программ не замыливается глаз, они не устают и не пропустят ни одного дубля или несоответствия.

 

6. Неравная борьба с 1С

Даже при идеальном знании 1С все равно что-то может пойти не так. Иногда выходят «кривые» обновления, иногда программа, казалось бы, без видимых причин начинает тормозить, зависать или выдавать ошибки. Если вы пользуетесь локальной версией 1С, то знаете, что пробиться в официальную техподдержку и получить помощь – та еще история. А иногда и вовсе нужна помощь не технического характера. И тогда приходится тратить драгоценные минуты и даже часы на поиск самостоятельного решения в интернете.

Решение: обращайтесь к профессионалам. Консультанты 1С помогут решить вашу проблему гораздо быстрее, а вы будете уверены, что этому решению можно доверять. Конечно, придется сначала найти хорошего консультанта. Клиенты 42Clouds решают эту проблему проще – на двух тарифах из трех в компании есть бесплатные консультации 1С.

 

7. Режим аврала и переработки

Аврал и бухгалтерия – это почти синонимы, а уж в отчетный период даже самый несмышленый сотрудник знает, что к бухгалтерам лучше не соваться. Самая большая проблема этого стереотипа в том, что в глазах коллег и руководства такой режим работы становится нормой. Никто не удивляется, что главбух засиживается в офисе до ночи, работает в выходные и праздники и в целом справляется за двоих.

Но это не норма. Это признак того, что что-то пошло не так: либо на бухгалтера навесили слишком много задач, либо он сам не умеет распределять свое время. Обе проблемы надо лечить.

Решение: либо просите подмогу, либо эффективнее распределяйте время. И не забывайте, что залог продуктивной работы – это качественный отдых. Ходите в отпуска, делайте перерывы, инвестируйте время и силы в собственное восстановление.

Не стесняйтесь обсуждать свою нагрузку с руководством, просить о помощи или о покупке технических решений, которые облегчат вам жизнь и повысят качество работы. Дерзайте, мы верим в вас!