8 аргументов «за» подключение к электронному документообороту при работе с лизинговой компанией

Автор: Вячеслав Заичкин, директор департамент информационных технологий CARCADE Лизинг. Вячеслав является руководителем проекта внедрения и поддержки системы электронного документооборота (ЭДО) с лизингополучателями и является экспертом как в области технической поддержки ЭДО, так и процедур использования сервиса.

1. Юридическая значимость.

Вы ошибаетесь, если не доверяете электронным документам. Документы, переданные с помощью систем электронного документооборота, имеют юридическую значимость. Ее обеспечивает квалифицированная электронная подписью (КЭП), сертификат которой выдается любым аккредитованным оператором ЭДО. – Операторов на рынке много. Важнейшие принципы выбора: опыт работы, предоставление большого количества сервисов, большая клиентская база. Электронные документы, подписанные КЭП, признаются равнозначными бумажным и принимаются ФНС и судами в качестве оригиналов. Сам процесс ЭДО регулируется законами Российской Федерации и приказами Минфина и ФНС*.

* Федеральный закон «Об электронной подписи» №63-ФЗ от 06.04.2011 г.; Приказ Минфина РФ №174Н от 10.11.2015г.; Приказ ФНС РФ № ММВ-7-6/93 от 04/03/2015 г.; Гражданский кодекс РФ: статья 160 «Письменная форма сделки» и статья 434 «Форма договора»; письмо Высшего Арбитражного Суда РФ от 19 августа 1994г. №С1-7/ОП-587 «Об отдельных рекомендациях, принятых на совещаниях по судебно-арбитражной практике».

2. Это бесплатно.

По закону подрядчик обязан предоставлять закрывающие документы клиенту в течение нескольких дней после выполнения работ и несет ответственность за их доставку. В случае с лизинговой сделкой действует тот же принцип: лизинговые компании, заботящиеся о своих клиентах, берут на себя все расходы по своевременному предоставлению актов и счетов-фактур своим клиентам. Кроме того, иногда электронный документооборот, который предлагает компания, может не ограничиваться закрывающими документами, а включать в себя также подписание договоров лизинга и дополнительных соглашений по ним. Это позволяет лизинговым компаниям обеспечивать комфортное обслуживание клиентов в течение всего времени действия договорных отношений.

3. Это просто.

Действительно, подключение к юридически значимому электронному документообороту простая процедура. Обычно оператор ЭДО предоставляет доступ в личный кабинет без необходимости установки дополнительных программ – вход осуществляется через стандартный браузер. Для подключения к ЭДО достаточно направить заявку на адрес лизинговой компании (по телефону или электронной почте) и, получив ссылку-доступ к личному кабинету, осуществить простую регистрацию. Интерфейс личного кабинета, как правило, интуитивно понятен и прост в использовании. Кроме того, программа электронного документооборота может быть интегрирована с уже установленными у вас системами бухгалтерского учета: 1С и т.п. Простота пользования делает ЭДО все более популярным сервисом и сейчас поток электронного документооборота в России вырос в два раза за последний год, составив более 11% от общего трафика всех документов. *

*По данным оператора Контур-Диадок

4. 100% гарантия получения необходимых документов.

Не правда ли, случалось, что документы были вам отправлены, но вы их не получали или получили очень поздно? Бумагам легко потеряться при пересылке или доставке внутри компаний. При использовании ЭДО такое исключено. Вы 100% получаете необходимые документы в течение нескольких минут после их формирования. Вам больше не придется запрашивать у лизинговой компании документы еще раз: все полученные ранее документы бесплатно и бессрочно хранятся в личном кабинете вашего Оператора ЭДО.

5. Возмещение НДС.

Как это работает? Лизингополучатели имеют возможность возмещать НДС в течении срока договора лизинга на основании полученных счетов–фактур лизингодателя. Такой порядок применяется вне зависимости от того, на чьем балансе учитывается транспортное средство – лизинговой компании или клиента. Благодаря внедренной в лизинговой компании системе электронного документооборота, обмен закрывающими документами осуществляется быстро и просто и позволяет лизингополучателям вовремя воспользоваться предоставляемыми налоговыми преимуществами, а точнее, получить экономию уже в квартале, в котором услуги были оприходованы (см. иллюстрацию).

6. Удобно предоставлять документы в ИФНС.

Налоговая служба регулярно запрашивает у представителей бизнеса документы для проверки корректности и законности осуществляемой деятельности. Если раньше вам необходимо было находить в архивах бумажные документы, часами разыскивая необходимую счет-фактуру от поставщика, то теперь поиск необходимых документов осуществляется за несколько минут в электронном архиве вашего личного кабинета. Кстати, он бессрочно хранится на распределенных серверах оператора и доступен вам в любое время, в любом месте.

7. Нет ошибок.

Электронный документооборот - автоматизированный процесс, который сводит появление ошибок в документах к нулю. Формирование данных для счетов-фактур и актов происходит без участия сотрудников лизинговой компании. Актуальные данные автоматически подгружаются из ЕГРЮЛ, поэтому ошибки в реквизитах вашей компании исключены.

8. Вы – в тренде).

Все больше компаний из таких разнообразных отраслей, как банковская сфера, энергетика и ЖКХ, производство, логистика, IT, автопром, сфера услуг и т.п. внедряют электронный документооборот как технологичный, надежный, удобный, быстрый и недорогой способ обмена юридически значимыми документами. По данным операторов ЭДО, в России рынок услуги вырос за последние два года в два раза. В 2018 году специалисты операторы ЭДО прогнозируют увеличение потока юридически значимых электронных документов вдвое.