Обмен данными между «1С:ЗКГУ» и «1С:БГУ» согласно СГС «Выплаты персоналу»

О том, как настроить синхронизацию между конфигурациями «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8», ред. 3.1 и «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 2.0, чтобы обмен данными помогал выполнять требования нового стандарта.

Требования к отражению расчетов с персоналом в учете госучреждений

ФСБУ «Выплаты персоналу» (далее – Стандарт) утвержден Приказом Минфина РФ от 15.11.2019 № 184н. Письмом Минфина РФ от 30.11.2020 № 02-06-07/104576 утверждены Методические рекомендации по применению ФСБУ «Выплаты персоналу». Рассмотрим основные положения Стандарта.

Применение Стандарта устанавливает единые требования к следующим процессам бухгалтерского учета:

  1. К порядку первоначального принятия к бухгалтерскому учету объектов учета и выплат персоналу – обязанностей и обязательств перед персоналом.

  2. К порядку последующей оценки в бухгалтерском учете объектов учета выплат персоналу.

  3. К раскрытию информации об объектах учета выплат персонала в бухгалтерской отчетности.

Положения Стандарта распространяются и регламентируют следующие расходы учреждения:

Также необходимо учитывать, что Стандарт предусматривает выплаты персоналу как в денежной форме, так и в натуральной форме (понимается полная или частичная оплата (компенсация) работодателем товаров, работ и услуг, предоставленных в личной пользование работников).

К примерам выплат в натуральной форме можно отнести (согласно Письму Минфина от 30.11.2020 № 02-06-07/104576):

Выплаты персоналу, согласно Стандарту, можно разделить на 2 группы: текущие и отложенные.

Текущие – это выплаты, по которым у учреждения возникает обязательство их осуществить, у которых есть срок исполнения и размеры, установленные законодательством РФ или иным нормативно-правовым актом, включая локальные нормативные акты (служебный контракт, трудовой договор и т.п.), т.е. срок исполнения и размер текущих выплат четко определены на момент принятия к учету.

Объектами учета текущих выплат персоналу являются отдельные денежные обязательства, группируемые по видам обязательств в соответствии с видами расходов, установленными классификацией расходов бюджета. Признание объекта учета текущих выплат персонала в составе расчетов по принятым обязательствам по оплате труда и начислениям на выплаты по оплате труда по факту их начисления осуществляется за период, когда персонал исполнял трудовые функции и отдельные полномочия. Стоимостная оценка объектов учета текущих выплат персоналу после первоначального признания не подлежит изменению. Прекращение признания объектов учета текущих выплат персоналу осуществляется по мере их исполнения.

Отложенные – это выплаты, обусловленные обязанностью учреждения по их осуществлению, величина которых на момент их принятия представляет собой расчетно-обоснованную оценку обязательства с неопределенным временем их исполнения, т.е. точная дата исполнения таких выплат на момент принятия обязательства по их выплате неизвестна, а размер имеет оценочное значение и в последующем корректируется на точную величину.

Отложенные выплаты персоналу признаются в составе резерва предстоящих расходов по выплатам персоналу. Признание объектов учета отложенных выплат персоналу в составе резерва предстоящих расходов по выплатам персоналу осуществляется в том отчетном периоде, когда персонал исполнял трудовые функции и отдельные полномочия.

Объекты учета отложенных выплат подразделяются на отложенные выплаты персоналу на предстоящую оплату отпусков за фактически отработанное время и предстоящие расходы на пенсионные и аналогичные выплаты персоналу. Объектами учета отложенных выплат персоналу в части предстоящих расходов на оплату отпусков признаются обязательства учреждения перед физическим лицом:

Выплаты персоналу в виде выходных пособий не относятся к отложенным выплатам персоналу.

Признание и оценка отложенных выплат персоналу производится следующим образом:

  1. Стоимостная оценка объектов учета отложенных выплат персоналу подлежит пересмотру не реже чем на годовую отчетную дату и при необходимости подлежит корректировке до текущей обоснованной оценки.

  2. Прекращение признания объекта учета отложенных выплат персоналу осуществляется за счет сумм ранее признанного резерва предстоящих расходов по выплатам персоналу. В случае избыточности суммы признанного резерва предстоящих расходов размер резерва корректируется с отнесением на расходы текущего отчетного периода.

Поскольку отложенные выплаты представляют собой расчетную обоснованную оценку обязательств необходимо установить порядок и методику расчета этой оценки. Методика расчета резерва предстоящих расходов по выплатам персоналу устанавливается учреждением в рамках формирования учетной политики.

Методические рекомендации предлагают следующие варианты методик расчета резерва на оплату предстоящих отпусков персонала:

1. Персонифицировано по каждому сотруднику

Резерв на отпуск

=

Количество не использованных сотрудником дней отпуска за период с начала работы на дату расчета (конец каждого месяца, квартала, года)

х

Среднедневной заработок сотрудника, исчисленный по правилам расчета среднего заработка для оплаты отпусков на дату расчета резерва

2. В целом по учреждению

Резерв на отпуск

=

Общее количество не использованных всеми сотрудниками дней отпуска за период с начала работы на дату расчета (конец каждого месяца, квартала, года)

х

Средняя заработная плата по всем сотрудникам учреждения в целом

3. По группам персонала

Резерв на отпуск

=

Количество всех дней неиспользованного отпуска по каждой группе 1 персонала

х

Средняя заработная плата, рассчитанная по группе 1
персонала

+

Количество всех дней неиспользованного отпуска по каждой группе 2 персонала

х

Средняя заработная плата, рассчитанная по группе 2 персонала

При этом в целях проведения расчетов на оплату предстоящих отпусков количество неиспользованных дней отпуска работниками необходимо сверять с данными кадровой службы на дату проведения расчета.

Сумма взносов может быть рассчитана с учетом предельной величины базы для начисления страховых взносов на основании информации за предшествующий период, а также применяемого к нему повышающего коэффициента.

Приведем пример проводок по отображению отложенных выплат персоналу казенного учреждения:

  1. Принятие отложенных обязательств на выплату отпускных работникам и страховым взносам:

    Дт 501.93.211 – Кт 502.99.211 (КВР – 111)

    Дт 501.93.213 – Кт 502.99.213 (КВР – 119)

  1. Формирование резерва на отпуск за отработанное время:

    Дт 401.20.211 – Кт 401.60.211 (КВР – 111)

    Дт 401.20.213 – Кт 401.60.213 (КВР – 119)

  1. Принятие текущих обязательств за счет отложенных обязательств по факту оплаты отпускных за фактически отработанное время:

    Дт 501.13.211 – Кт 502.93.211 (КВР – 111)

    Дт 501.13.213 – Кт 502.93.213 (КВР – 119)

    Одновременно

    Дт 502.99.211 – Кт 502.11.211 (КВР – 111)

    Дт 501.99.213 – Кт 502.11.213 (КВР – 119)

  1. Уменьшение созданного резерва на отпуск по факту выплаченных отпускных за фактически отработанное время:

    Дт 401.60.211 – Кт 302.11.737 (КВР – 111)

    Дт 401.60.213 – Кт 303.00.730 (КВР – 119)

    Одновременно приняты денежные обязательства:

    Дт 502.11.211 – Кт 502.12.211 (КВР – 111)

    Дт 502.11.213 – Кт 502.12.213 (КВР – 119)

Синхронизация данных между программами

Настройка синхронизации данных между конфигурациями «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8», ред. 3 (далее – «1С:ЗКГУ») и «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 2.0 (далее – «1С:БГУ»), предполагает следующие этапы настройки:

  1. Настройка параметров учета в «1С:БГУ»

Настройка статей финансирования (данный справочник необходим для соответствия статьи финансирования, созданной в конфигурации «1С:ЗКГУ», с КПС конфигурации «1С:БГУ»): производится в меню «Главное» – «Настройка параметров учета» – «Настройка статей финансирования» – в открывшемся справочнике необходимо нажать кнопку «Создать» – создать соответствующую статью финансирования и заполнить настройки соответствия с КПС и видами операций.

При настройке статьи финансирования пользователь может не указывать реквизит КЭК, виды операции, тогда данная статья финансирования будет действовать для любых КЭК, видов операций. В случае установления флажков в отдельных видах операций данная статья будет отражена только для этих операций.

Настройка способов отражения в учете: производится в меню «Главное» – «Настройка параметров учета» – «Настройка способов отражения в учете» – в открывшемся справочнике необходимо нажать кнопку «Создать» – создать соответствующий способ отражения заработной платы в учете.

  1. Настройка параметров подключения в «1С:БГУ»

Далее переходим к настройке синхронизации «1С:БГУ»: выполнить переход в меню «Администрирование» – «Синхронизация данных». В открывшемся окне необходимо установить флажок «Синхронизация данных», установить флаг «Дата запрета загрузки» и установить дату, до которой загружать данные нет необходимости.

Далее необходимо перейти по ссылке «Настройка синхронизации данных» и последовательно выполняя каждый описанный шаг синхронизации, выполнить этапы настройки. В результате настройки будет отражена настройка обмена.

После сохранения настройки необходимо нажать на кнопку «Синхронизация данных» для первоначального обмена информаций с «1С:ЗКГУ». Об успешной выгрузке данных будет отображено служебное сообщение.

  1. Настройка параметров подключения в «1С:ЗКГУ»

Для корректной настройки синхронизации данных настройку синхронизации необходимо включить в меню «Администрирование» – «Синхронизация данных» – «Настройка синхронизации данных» – выполнить последовательно предложенные этапы настройки. После настроек параметров подключения и настройки правил отправки и получения данных необходимо перейти в следующему пункту.

  1. Проверка соответствия ИНН и КПП учреждения

При нажатии на кнопку «Выполнить сопоставление и загрузку данных» некоторое время происходит анализ полученных данных и далее переходим к результату сопоставления.

Необходимо обратить внимание при синхронизации данных программа самостоятельно сопоставит данные, выгруженные из «1С:БГУ», с имеющимися данными в «1С:ЗКГУ». Для наиболее точного соответствия есть возможность открыть окно сопоставления данных и установить соответствие между статьями финансирования «1С:БГУ», и «1С:ЗКГУ», по кнопке «Установить соответствие».

  1. Обмен данными

Для обмена данными по окончанию расчетного месяца в конфигурации «1С:ЗКГУ» должен быть заполнен документ «Отражение зарплаты в бухучете» (меню «Зарплата» – «Бухучет») и запущен процесс синхронизации данных. В результате обмена данными соответствующий документ будет отражен в «1С:БГУ».