Audit-it.ru / Статьи / Статьи по бух. и фин. софту / Софт

1С против Excel. Где лучше всего вести финансовый учет?

Учет ведут по-разному. Кто-то до сих пор все записывает ручкой в тетрадку, кто-то заполняет файлы, а другие пытаются все автоматизировать. Директор онлайн-бухгалтерии Небо Артем Туровец рассказывает, как перейти от табличек и ручного ввода формул к автоматизации.

Почему многие не любят 1С?

В сети иногда встречаются материалы с обсуждением программ для управленческого учета. В комментариях люди жалуются на сложность 1С и что простым смертным эта система пользы не приносит.

Взамен предлагают таблички Excel. Не спорю, что это удобно и практично, но не всегда. У некоторых компаний сложная деятельность и простые решения не всегда будут удобными. Поэтому хочу рассказать, как одному клиенту мы безболезненно заменили управленческий учет с Excel на 1С.

Когда 1С становится действительно нужен?

Наш клиент — компания «Шарик–Мастер», которая занимается продажей шаров. В бизнесе три направления:

Соответственно, появляются разные затраты. В рознице и опте учитываются себестоимость, зарплаты менеджеров и продавцов. В проведении праздников добавляются услуги (грузчики) и расходные материалы (закачка шаров гелием). Плюс есть общие затраты, которые хотели считать отдельно.

Компания хорошо наладила управленческий учет в Excel, но появилась необходимость в 1С. Почему? Потому что трудно собрать данные за месяц. Это делалось так. Брали амбарную книгу и переписывали данные в таблицы с применением формул. Это неудобно, да и работа делается 2 раза: сначала записи заносятся в амбарную книгу, а потом собираются в итоговой таблице.

Хочется просто в течение месяца вносить в программу цифры, а в конце нажать волшебную кнопку и получить сформированный отчет. Excel такое не может, а 1С: Управление Торговлей легко справляется.

Пришел товар на склад и вводишь документы о поступлении. Если прошла продажа, то заводишь подтверждающие документы. Все данные разбиваются по нужным ячейкам. Потом нажимается кнопка «Закрыть месяц».

Если нужно дополнительно провести какие-то документы, то система об этом скажет. По итогам программа формирует два отчета:

В каждую цифру этого отчета можно «провалиться» и посмотреть, как она сформировалась, чтобы проверить на достоверность. Чтобы проверить в Excel, нужно взять амбарную книгу, калькулятор и… В общем, непродуктивные затраты времени.

Как построить такую систему?

В 1С настраивается структура статей затрат, аналитика затрат и правила распределения по документам на каждое направление. Например, зарплата директора по продажам должна распределяться на опт и розницу в пропорции 50/50, а аренда офиса должна считаться пропорционально выручке.

Часто говорят: «Я зашел в 1С, но она у меня пустая, я ничего не понял». Тут надо понимать, что структура управленческого учета напрямую зависит от структуры самого бизнеса. Например, в бизнесе на шарах 3 направления затрат, а у продуктового магазина будет только 2.

Поэтому 1С поставляется с пустыми справочниками, и подробной инструкцией по методике учета на все случаи жизни. Очевидно, что каждому отдельно взятому бизнесу не нужны все случаи, ему нужен один. И вот тут нужна помощь консультанта, который настроит конкретную базу 1С под конкретный бизнес.

Настройка — это даже не программирование. Но эта работа требует знаний финансового учета и особенностей 1С. Правда, и работать дальше нужно умеючи. Поэтому хороший консультант не оставит клиента один на один с настроенной, но от этого не менее сложной программой.

Как это работает?

После настройки системы, мы сделали подробную инструкцию для клиента. Там был прописан буквально каждый шаг. Мы созвонились с клиентом, и в режиме реального времени он попробовал совершить несколько действий по инструкции. После этого, он был готов делать все самостоятельно.

Например, в компании 15 статей расходов, но мы сделали 2. Остальные пользователь завел самостоятельно. И деньги на консультанта  сэкономил, и результат получил.

Запись расходов стала удобнее. Допустим, заправили машину бензином, сотрудник предоставляет чеки, вносишь авансовый отчет, указываешь статью затрат, и программа автоматически разносит эти расходы по направлениям.

В конце месяца нажимаешь клавишу «Закрыть месяц», программа автоматически проверяет, все ли ты правильно сделал и дает подсказки, что нужно поправить.

После можно формировать управленческие отчеты. Кстати, данные которые сохранились в базе, со временем приобретают еще большую ценность. Можно смотреть старые периоды и оценивать ситуацию в динамике.

Кому подходит Excel, а кому 1С?

Мы в Небе считаем, что эти инструменты не нужно противопоставлять. Таблицы в «экселе» хороши на ранних этапах развития бизнеса. Когда мало оборотов и просто надо понять структуру расходов или планировать далекое будущее.

Когда бизнес развился, то учет становится сложным и отнимает кучу времени. Проще один раз настроить автоматизированную систему, чтобы сэкономить время и получить грамотный учет.