Автор: компания БухСофт

Уже неоднократно мы обсуждали преимущества электронного оборота. Это и значительная экономия на расходных материалах, почтовых пересылках, и отсутствие необходимости в приобретении части офисной оргтехники и ее регулярном обслуживании. Кроме того, ЭДО помогает сэкономить время и разгрузить сотрудников, избавив их от бумажной работы. Но при всей выгодности, система электронного документооборота уже успела обрасти несколькими мифами, которые не имеют ничего общего с реальностью. Большинство из этих современных мифов представляют собой доводы «против» перехода на ЭДО. Давайте разберем наиболее популярные из них.

Главное — печать и подпись

Традиционные документы представляют из себя бумагу, на которой в обязательном порядке должны присутствовать печать и личная подпись руководителя или бухгалтера.

Да, конечно, подделать можно не только подпись, но и печать, но ведь это же бумага! Такой контракт можно «пощупать», а значит он более реален, чем тот, что оформлен в электронном варианте.

Такое заблуждение «отпугивает» от перехода на электронный документооборот большую часть руководителей. Привычки меняются с трудом.

При этом, электронная подпись, заменяющая собой и подпись и печать, является более безопасной, чем выведенная ручкой. Что это такое? Это тщательно зашифрованные данные, которые подтверждают авторство и оригинальность документа. Подделать ее практически не возможно.

Электронную подпись покупают. Приобретать ее следует только у аккредитованных удостоверяющих центрах, работающих на рынках много лет, имеющих большое количество сертификатов ключей электронной подписи.

Бумага все стерпит

Систематизация бумажных документов имеет свои традиции, которые складывались десятилетиями. Как обращаться с электронными документами знают пока далеко не все.

При этом, практически все документы на сегодняшний день создаются именно на компьютере, так зачем распечатывать их, если можно грамотно организовать хранение в изначальном электронном виде? У небумажных вариантов масса преимуществ:

  • быстрое заполнение и форматирование, возможность редактирования и создания неограниченного числа копий;

  • простота пересылки, высокая скорость обмена информацией без лишних временных и материальных затрат;

  • оперативный поиск любого документа через систему поиска;

  • архивация документов, экономия пространства.

А если украдут?

Многие опасаются, что их документы в электронном виде могут похитить, использовать без ведома владельца. Особенно подозрительно относятся в операторам ЭДО. И, надо сказать, совершенно напрасно!

Для передачи используются только защищенные протоколы, при вводе и передаче используются либо сертификат квалифицированной электронной подписи, либо индивидуальный логин и пароль. Все закрыто, все закодировано. Невозможно даже представить, какими техническими средствами нужно воспользоваться, чтобы обойти все уровни защиты. При этом, даже у самого оператора доступ к содержанию строго ограничен. Для хранения часто используются тщательно защищенные облачные хранилища.

Мало того, любая утечка информации грозит оператору электронного оборота, которых на сегодняшний день в России более 100, прописанной законодательно ответственностью.

Разные электронные подписи - не препятствие

Есть только одно правило: чтобы использовать электронный документооборот необходимо применять только квалифицированную электронную подпись. А вот у какого удостоверяющего центра она куплена и совпадает ли место приобретения вашей подписи с местом покупки подписи вашего контрагента — совершенно не важно.

Мы одни — их тысяча!

Страх перед тем, что через электронный документооборот нельзя будет настроить работу с большим количеством контрагентов — еще одно препятствие на пути перехода на ЭДО.

Не стоит бояться! Электронный документооборот — лучшее, что можно представить себе при работе с большим количеством партнеров.

Вы сможете не только быстрее обмениваться информацией, но и существенно облегчить жизнь своим сотрудникам, избавив их от необходимости массового заполнения бумаг.

В общем-то плюсов у ЭДО гораздо больше, чем возможных минусов, донести это до большинства компаний — именно такую задачу поставили перед собой Федеральная налоговая служба и Министерство финансов. В планах у фискальных органов в ближайшее время увеличить число пользователей ЭДО до 25%.