Компания Synerdocs

Некоторые представители бизнеса считают, что переход на внешний электронный документооборот (ЭДО) осуществляют компании, которые уже перевели в электронный вид внутренние документы. Это часто не так: многие приступают к внедрению межкорпоративного ЭДО и сталкиваются с необходимостью серьезно перестраивать внутренние процессы. Иван Агапов, руководитель группы аналитики и внедрения Synerdocs , рассказал о точках соприкосновения внешних и внутренних процессов документооборота, с чем сталкиваются компании, когда приступают к внедрению МЭДО, какие процессы приходится перестраивать.

1. Часто ли случается диссонанс между внутренним и внешними процессами обмена у российских компаний? И почему такой диссонанс может возникать?

Сложно сказать, часто ли случается такой диссонанс, поскольку под рукой нет полной статистики. Но если опираться на собственный опыт, то можно отметить, что почти каждая организация, в которой процессы документооборота уже сложились, с большой вероятностью будет сталкиваться с необходимостью их подстройки под внешний ЭДО.

И на самом деле, это вполне предсказуемая ситуация, ведь во многих организациях процессы документооборота складывались десятилетиями еще тогда, когда про электронные документы даже не думали. Диссонанс между внутренними и внешними процессами продиктован как раз спецификой обработки документов: все выстраивалось вокруг бумажного документооборота.

Например, компания ежедневно работает с массой документов, некоторые из них обрабатываются быстро и сразу отправляются контрагенту, а другие участвуют в различных процессах – согласование, рассмотрение, вынесение резолюций и так далее. Так вот, процесс перехода на МЭДО документы с простой обработкой переживают относительно легко, а те бумаги, которые связаны со сложными процессами – требуют трансформации самих процессов. Если пришел акт в электронном виде, который нужно согласовать внутри компании, то в каком виде его согласовывать – распечатать или переслать электронной почтой, или подключить систему электронного документооборота, или еще как-то?

Правильно было бы продолжить работать с оригиналом документа в том виде, в котором он поступил – то есть, электронном. Значит, необходим инструмент, который справится с этой задачей (как правило, это ECM -системы). Если такой системы нет, то придется ее приобрести или дополнить уже существующую систему.

С другой стороны, если делопроизводители давно используют СЭД внутри организации, заносят в систему сканы входящих документов, отправляют их по маршрутам согласования, то им, разумеется, будет проще освоить МЭДО – они быстро усвоят суть технологии. Но даже здесь придется проводить определенную перестройку: система же была заточена на работу с цифровыми копиями документов, а не с оригиналами. Плюс какое-то время бумажный и электронный документооборот будут существовать параллельно, некоторые документы надо будет по старинке подписывать собственноручно – не сразу и не все контрагенты перейдут на новую технологию.

Таким образом, переход на внешний ЭДО может повлечь за собой перестройку внутренних процессов, даже если СЭД уже использовалась ранее.

2. Какие и насколько серьезные изменения во внутренних процессах влечет за собой переход к внешнему электронному документообороту?

Само собой, это зависит от конкретного процесса.

Приведу пример. Договор ранее поступал в компанию по электронной почте в виде файла и согласовывался в электронном же виде. А далее – просто создавался бумажный оригинал и подписывался. Теперь же, после внедрения МЭДО, работа пойдет фактически с оригиналом документа. Как правило, документ поступает уже подписанный электронной подписью, и если будут вноситься изменения, значит, подпись будет уже недействительна. Тут возникает потребность в четких процессах урегулирования разногласий, значит, нужны новые маршруты с возможностью внесения корректировок в сам файл договора. Словом, обработка входящего документа изменилась – изменился и процесс работы с ним.

А вот другой, еще более наглядный пример – счета-фактуры и накладные. Счета-фактуры просто выставляются от продавца покупателю и в маршрутизации не нуждаются, внутренние процессы практически не затрагивают. Переход от бумажных счетов-фактур к электронным происходит без последствий для работы внутри организации (с точки зрения документооборота). А вот накладные, как правило, поступают с товаром, делаются различные вычерки, соответственно, перевод в электронный вид затрагивает вопросы: как теперь принимать товар, как делать вычерки, как делать возврат, как вести на складе документацию и другие. Как видите, требуются серьезные изменения, в основном, касающиеся конкретно обработки документов. Просто приходится привыкать к новой модели, перестраиваться. Это нормально.

3. Можно ли при внедрении МЭДО пойти на компромисс: что-то оставить как прежде, а что-то трансформировать?

Необходимо всегда смотреть бизнес-задачу: в каких процессах участвует документ, особенности обработки, сроки хранения. Естественно, для достижения эффекта от МЭДО значительная доля контрагентов должна также работать с электронным документооборотом. Как правило, окупаемость внедрения такой технологии наступает при массовости.

При изменении формы документов, потребуется трансформировать и некоторые процессы, поскольку изменятся принципы работы с ними, то есть происходят вынужденные изменения. Существуют изменения, которые происходят вследствие применения новых форм – электронная форма документа позволяет иначе автоматизировать процесс.

К примеру, компания ежемесячно выставляет своим клиентам расчетные документы. Необходимо распечатать весь пакет этих «бумажек», разложить по конвертикам и разослать адресатам. С помощью МЭДО мы переведем документы в электронный вид и создадим «личный кабинет» в веб-системе для каждого контрагента (или добавим функционал в уже имеющийся «личный кабинет»). Как только документы готовы и подписаны электронной подписью, они попадают в «личный кабинет» контрагента. Удобно, не так ли?

4. Можно ли определить степень зрелости или готовности процессов компании к внешнему ЭДО? Только ли наличие понимания того, что такое СЭД? Есть ли какие-то четкие признаки?

С точки зрения зрелости, компании с МЭДО – это те, у которых есть опыт автоматизации процессов взаимодействия со своими контрагентами. Как правило, это крупные компании, которые могут похвастаться большим количеством контрагентов: клиентов, поставщиков, на которых можно повлиять. Часто это компании с западным капиталом, потому что на Западе подобная практика получила значительное распространение и такие компании смотрят с большим энтузиазмом на новые возможности.

Степень зрелости во многом зависит от зрелости самих сотрудников, насколько они готовы. Существуют компании, в которых переход в МЭДО инициировали сами сотрудники профильного подразделения, чаще всего это бухгалтерия.

5. Что делать если, внутренние процессы контрагентов сильно отстают: как не разрушить уже существующую экосистему внедрением ЭДО?

На внутренние процессы компании – контрагента сложно повлиять. Крайне редко компании заботятся о внутренних процессах другой компании, тем более, если речь идет о крупной и малой компании. Если говорить о двух больших компаниях – стратегических партнерах, то здесь все сложнее, но всегда можно договориться.

Да, что-то изменится. Да, придется перестраивать процесс, учиться, но есть же «большой брат» в виде крупного заказчика, который поможет. В этом случае компания, которая менее готова к МЭДО, может получить бесценный опыт у той, что уже автоматизировала свои процессы. В конце концов, можно изменить внутренние процессы по минимуму или приобрести соответствующие услуги у компании, специализирующейся на решении таких задач.