Переход на электронный документооборот с 1 января 2023 года

Автор: Малова Е., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

В 2021 году начат постепенный переход организаций бюджетной сферы на электронный документооборот (далее – ЭДО) в бухгалтерском учете. В материале расскажем, какие электронные формы бухгалтерских документов и регистров бухгалтерского учета будут применяться автономными учреждениями с 1 января 2023 года.

Также обратим внимание на то, какие подготовительные меры необходимо принять автономным учреждениям до конца текущего года для осуществления полного перехода на применение электронных первичных документов при ведении бухгалтерского учета.

С 1 января 2023 года при ведении бухгалтерского учета всеми организациями бюджетной сферы применяются унифицированные формы электронных первичных учетных документов бухгалтерского учета, утвержденные Приказом Минфина России от 15.04.2021 № 61н (далее – Приказ № 61н).

В переходный период (до 1 января 2023 года) автономные учреждения обязаны обеспечить переход на применение унифицированных форм электронных бухгалтерских документов с 1 января 2023 года (Письмо Минфина России от 01.12.2021 № 02-07-07/98091).

Унифицированные формы электронных документов

В целях отражения в бухгалтерском учете информации об объектах бухучета, возникающих при осуществлении фактов хозяйственной жизни, каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (сводным первичным учетным документом).

Методическими указаниями по формированию и применению унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета (приложение 5 к Приказу № 61н) (далее – Методические указания) установлены единые правила формирования и применения:

• унифицированных форм электронных первичных учетных документов;

• электронных регистров бухгалтерского учета;

• иных документов бухгалтерского учета.

Приказом № 61н установлен перечень унифицированных форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, обязательных к применению автономными учреждениями с 1 января 2023 года.

Наименование формы документа	Код формы по ОКУД	Обоснование
По учету доходов
Ведомость группового начисления доходов	0510431	Приложение 1 к Приказу № 61н
Извещение о начислении доходов (уточнении начисления)	0510432	Приложение 1 к Приказу № 61н
Акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам	0510436	Приложение 1 к Приказу № 61н
Ведомость начисления доходов бюджета	0510837	Приложение 1 к Приказу № 61н
Ведомость выпадающих доходов	0510838	Приложение 1 к Приказу № 61н
По учету основных средств
Решение об оценке стоимости имущества, отчуждаемого не в пользу организаций бюджетной сферы	0510442	Приложение 1 к Приказу № 61н
Акт о консервации (расконсервации) объекта основных средств	0510433	Приложение 1 к Приказу № 61н
По учету нефинансовых активов
Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов	0510440	Приложение 1 к Приказу № 61н
Решение о признании объектов нефинансовых активов	0510441	Приложение 1 к Приказу № 61н
По учету дебиторской (кредиторской) задолженности
Решение о списании задолженности, не востребованной кредиторами, со счета _______	0510437	Приложение 1 к Приказу № 61н
Решение о признании (восстановлении) сомнительной задолженности по доходам	0510445	Приложение 1 к Приказу № 61н
Решении о восстановлении кредиторской задолженности	0510446	Приложение 1 к Приказу № 61н
По инвентаризации
Решение о проведении инвентаризации	0510439	Приложение 1 к Приказу № 61н
Изменение решения о проведении инвентаризации	0510447	Приложение 1 к Приказу № 61н
Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств	0510836	Приложение 1 к Приказу № 61н
По учету материальных ценностей
Акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование	0510434	Приложение 1 к Приказу № 61н
Акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей	0510435	Приложение 1 к Приказу № 61н
Карточка учета имущества в личном пользовании	0509097	Приложение 3 к Приказу № 61н
По расчетам с физическими лицами
Ведомость доходов физических лиц, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами	0509095	Приложение 3 к Приказу № 61н
По забалансовому учету
Журнал операций по забалансовому счету	0509213	Приложение 3 к Приказу № 61н

Обратите внимание: автономные учреждения вправе применять положения Приказа № 61н в 2022 году в случаях, предусмотренных учетной политикой учреждения (единой учетной политикой при централизации учета) (п. 6 Приказа № 61н).

Правила оформления электронных первичных документов

Электронные первичные учетные документы (сводные электронные первичные учетные документы) и электронные регистры бухгалтерского учета составляются в форме электронного документа, подписанного (п. 1 Методических указаний):

• квалифицированной электронной подписью (далее – ЭЦП);

• простой электронной подписью (далее – простая ЭП) – в случаях, предусмотренных Методическими указаниями.

В соответствии с пояснениями по оформлению электронных первичных документов, доведенными Письмом Минфина России № 02-07-07/98091, условия для принятия электронных первичных учетных документов к учету следующие:

1) заполнение всех реквизитов электронного первичного документа;

2) наличие квалифицированной электронной подписи руководителя учреждения (уполномоченного им лица).

Лицо, ответственное за формирование электронного документа, не заполняет поля электронного первичного документа, предназначенные для бухгалтерских записей либо отметок бухгалтерии (Письмо Минфина России № 02-07-07/98091).

Обратите внимание: документы, форма которых предусматривает наличие нескольких подписей, включая ЭП, можно принять к учету только при наличии в них ЭЦП, например, руководителя или главного бухгалтера (п. 3 Методических указаний).

Отметим, что на основании Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ с 2022 года реализована возможность получения автономными учреждениями квалифицированной ЭЦП на безвозмездной основе в удостоверяющем центре ФНС.

В соответствии с п. 3 Письма Минфина России № 02-07-07/98091 первичные электронные документы формируются с указанием предусмотренных унифицированными формами электронных документов реквизитов и соответствующих им согласно общероссийским классификаторам (классификациям) технико-экономической информации при автоматизированной обработке и обмене информации кодов.

При создании электронного первичного документа допускается внесение следующих изменений:

Изменения электронного первичного документа	Обоснование
Изменение размера граф и строк	Пункт 3 Письма Минфина России № 02-07-07/98091
Включение дополнительных строк (подразделов), которые предусмотрены унифицированной формой
Добавление вкладных листов

В соответствии с нормами, установленными Приказом № 61н, форма электронных документов состоит из трех частей: заголовочной, содержательной и оформляющей (п. 3 Методических указаний). Остановимся подробнее на порядке заполнения каждой из перечисленных частей первичного электронного документа.

Заголовочная часть электронного первичного документа

При заполнении электронных документов в кодовой зоне заголовочной части формы даты указываются в формате «ДД.ММ.ГГГГ».

Обратите внимание: автономному учреждению необходимо предусмотреть настройку формата даты в программном продукте, используемом для ведения бухгалтерского учета, в формате «ДД.ММ.ГГГГ».

Заголовочная часть формы электронного документа содержит общие для всех форм электронных документов реквизиты.

Обязательный реквизит заголовочной части	Информация, отражаемая в кодовой зоне
Наименование формы	Код по ОКУД
Дата, на которую представлены содержащиеся в электронном документе сведения	–
Информация об учреждении, составившем документ	Уникальный код, соответствующий номеру реестровой записи реестра участников бюджетного процесса
Наименование вышестоящей организации	Код главы по бюджетной классификации РФ
Наименование бюджета бюджетной системы РФ	Код по ОКТМО
Наименование единицы измерения	Код по ОКЕИ

Кроме этого, в зависимости от содержания отражаемого факта хозяйственной жизни заголовочная часть формы электронного документа может содержать дополнительные реквизиты.

Дополнительный реквизит заголовочной части	Информация, отражаемая в кодовой зоне
Наименование акта автономного учреждения о создании комиссии по поступлению и выбытию нефинансовых активов	Дата и номер документа о создании комиссии по поступлению и выбытию нефинансовых активов
Реквизиты локального акта автономного учреждения (например, приказа, распоряжения), которым установлен порядок принятия решения комиссией по поступлению и выбытию нефинансовых активов	Дата и номер документа о порядке принятия решений комиссией по поступлению и выбытию нефинансовых активов

Содержательная часть электронного первичного документа

При заполнении электронных документов в кодовой зоне содержательной части формы даты указываются в формате «ДД.ММ.ГГГГ».

Содержательная часть формы электронного документа представляется в виде табличной и (или) текстовой частей, включающих:

• наименования показателей, а при наличии – коды показателей по соответствующим классификаторам (классификациям) технико-экономической информации;

• содержание операции;

• соответствующие значения в натуральном и (или) денежном выражении.

Приказом № 61н определена структура кодов показателей по соответствующим классификаторам (классификациям) технико-экономической информации.

Обратите внимание: автономному учреждению необходимо предусмотреть настройку соответствующих классификаторов и справочников и порядок формирования кодов показателей в программном продукте, используемом для ведения бухгалтерского учета, в соответствии с требованиями Приказа № 61н.

Оформляющая часть электронного первичного документа

Оформляющая часть формы электронного документа содержит электронные подписи (с расшифровкой) должностных лиц.

Приказом № 61н определены виды электронных подписей, применяемые при составлении и утверждении электронного первичного документа, и области их применения.

Вид электронной подписи	Назначение	Обладатель
Простая	Подписание первичного электронного документа	Сотрудник, составивший документ
Квалифицированная		Кассир
		Главный бухгалтер
	Утверждение первичного электронного документа	Руководитель учреждения (уполномоченное лицо)

В оформляющей части электронного документа, предусматривающего его подписание членами комиссии автономного учреждения по поступлению активов, предусмотрен особый порядок заполнения реквизита «Особые отметки» и подписания членами комиссии с формированием листа голосования.

Вид электронной подписи	Назначение	Обладатель
Простая	Подписание листа голосования	Член комиссии по поступлению и выбытию активов
Квалифицированная		Председатель комиссии по поступлению и выбытию активов

При подписании членами комиссии по поступлению и выбытию активов листа голосования одновременно в резолютивной части электронного документа отражаются их подписи.

Оформление скан-копий первичных документов

В случае если при межведомственном обмене информацией в форме электронных документов предусмотрена передача скан-копий первичных учетных документов, содержащих собственноручные подписи (сформированных на бумажном носителе), ответственность за соответствие скан-копии подлиннику документа возлагается на лицо, отвечающее за оформление указанным документом факта хозяйственной жизни и (или) за формирование и (или) передачу такой скан-копии.

Передача скан-копии первичного учетного документа для отражения в учете осуществляется при условии ее подписания квалифицированной электронной подписью должностным лицом, отвечающим за соответствие такой скан-копии подлиннику документа.

Формирование первичных документов на бумажном носителе

При установлении правил документооборота автономным учреждениям необходимо учитывать положения Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, предусматривающие приоритетность формирования первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета по унифицированным формам в виде электронных документов.

Формирование на бумажном носителе первичных учетных документов по унифицированным формам документов, утвержденным Приказом № 52н, допустимо в следующих случаях (Письмо Минфина России № 02-07-07/98091):

• при обеспечении соблюдения требований законодательства РФ о защите обрабатываемых персональных данных, а также сведений, составляющих государственную тайну, и иной информации с ограниченным доступом, не содержащей сведения, составляющие государственную тайну;

• при отсутствии технической возможности (при условии представления в бухгалтерию электронного образа такого документа).

* * *

В заключение определим основные мероприятия, которые необходимо реализовать для обеспечения успешного перехода на применение Приказа № 61н с 1 января 2023 года:

1. Привести учетную политику автономного учреждения в соответствие требованиям Приказа № 61н, в том числе внести дополнения в график документооборота с учетом использования электронных документов (определить сроки формирования, подписания, утверждения электронных документов, передачи первичных (сводных) учетных документов для их отражения в бухгалтерском учете).

2. Обеспечить наличие в программном продукте, используемом автономным учреждением для ведения бухгалтерского учета, реализованных форм электронных первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, которые обязательны к применению с 1 января 2023 года.

3. Обеспечить техническую возможность обмена электронными документами.

4. Определить список лиц, ответственных за формирование и подписание электронных документов.

5. Обеспечить всех сотрудников, составляющих и подписывающих электронные документы, простой ЭП или ЭЦП в соответствии с полномочиями на подписание и утверждение документов, определенных Приказом № 61н.

6. Обеспечить всех должностных лиц, утверждающих и согласовывающих электронные документы, ЭЦП.

7. Провести мероприятия по синхронизации справочников ГИИС «Электронный бюджет» и программного продукта, используемого в автономном учреждении для ведения бухгалтерского учета.

Обращаем внимание на то, что Приказом Минфина России от 28.06.2022 № 100н вносятся изменения в Приказ № 61н.

В перечень форм электронных первичных учетных документов добавят формы:

• 0510448 – акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов;

• 0510450 – накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов;

• 0510451 – требование-накладная;

• 0510452 – акт приемки товаров, работ, услуг;

• 0510453 – извещение о трансферте, передаваемом с условием;

• 0510521 – заявка – обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо.

В перечень электронных регистров бухгалтерского учета добавят формы:

• 0509211 – карточка учета капвложений;

• 0509214 – карточка учета права пользования нефинансовым активом.

Автономные учреждения будут использовать указанные формы с 2024 года или раньше (по усмотрению учреждения или централизованной бухгалтерии).