Автор: Андрей Денисенко, ведущий специалист по сопровождению программных продуктов «1С», эксперт по «1С-ЭДО»
Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», май 2022
Компании массово переходят на ЭДО. Это связано с сокращением затрат, экономией времени, а также с соответствием стандартам, которые применяет государство. В статье расскажем, как и зачем переходить на ЭДО уже сейчас.
5 причин подключить 1С-ЭДО
-
Это экономит время: вы тратите значительно меньше времени на работу с первичной документацией, внесение номенклатуры, первичного документа или подготовка исходящего документа происходят по нажатию пары кнопок. Руководитель не тратит время на ручное подписание документов.
-
Это экономит деньги: не требуется приобретать бумагу, заправлять картриджи и обслуживать принтеры, оплачивать услуги курьерских служб. В рамках договора сопровождения ИТС предоставляются бесплатные пакеты исходящих документов, а для больших объёмов – гибкие выгодные тарифы. Все входящие – бесплатно.
По нашим подсчётам, использование «1С-ЭДО» для отправки 10 000 исходящих комплектов документов в течении года экономит более 450 000 рублей.
-
Это удобно: «1С-ЭДО» – часть вашей «1С». Работа в одном окне, не нужно переключаться в сторонние сервисы, знакомый интерфейс «1С». А бумажные архивы, коробки, папки и стопки бумаг уходят в прошлое, а поиск нужного документа занимает секунды.
-
Это безопасно: ваши документы хранятся в вашей базе 1С, в каждой её копии. Можно сделать отдельную копию документооборота. Кроме того, документы проходят через оператора, и их можно запросить при утере базы.
-
Это неизбежно: работа в соответствии с законодательством. ФНС планирует к концу 2024 года перевести документооборот на ЭДО. Важно уже сейчас выбрать наиболее удобную систему документооборота.
Контроль первичных документов в «1С-ЭДО»
Когда вы переходите на электронный документооборот, вопрос контроля первички становится проще. Сервис «1С-ЭДО» является частью вашей программы «1С», и статусы документов вы увидите непосредственно в регистре поступлений или реализаций.
Таким образом, вам не нужно использовать дополнительные журналы учета первички, проставлять статусы вручную или искать документы методом перебора всего, что есть.
«1С-ЭДО» ускоряет работу по приему и отправке документов
При работе с входящими бумажными документами бухгалтер вручную вносит данные в учетную систему «1С». Эта работа занимает лишнее время, требует высокой концентрации внимания. В таких условиях работник может допустить ошибку.
«1С-ЭДО» позволяет автоматически создавать номенклатуру по данным поставщика или сопоставлять с уже имеющейся в базе. А на основании входящих документов предлагает одной кнопкой создать учетный документ. Возможность человеческой ошибки отсутствует, а время работы по вводу первички сокращает в разы.
При работе с исходящими документами руководитель или другие ответственные лица вынуждены подписывать все исходящие документы вручную. Это занимает время. Для ускорения и оптимизации процесса некоторые организации вводят использование факсимиле. Юридическая сила документа с такой подписью спорная, а использование ее для счет-фактур лишает права на вычет НДС.
С «1С-ЭДО» руководителю не нужно тратить лишнее время. Документы можно сформировать в единую папку и разом подписать. Помимо быстроты, это юридически безопасный способ подписания документов.
