Автор: Екатерина Михеева, компания Directum

Организовать удаленную работу сотрудников проще, если деловые процессы в цифровом виде, а используемые решения дают возможность обращаться к документами и полноценно подключаться к взаимодействию отовсюду. Благо в век информационных технологий достаточно различных бизнес-приложений и недорогих облачных систем. Стоит ли вкладываться бизнесу в такие системы, давайте рассуждать.

Нам часто в СМИ говорят о масштабных ИТ-проектах в крупных компаниях – разные отрасли, регионы, баснословные сроки и стоимость. Именно такие проекты «двигают» функциональность различных систем вперед, так что сегменту среднего и малого бизнеса предлагаются уже проработанные решения в так называемой коробке (коробочной версии). Высокая конкуренция на рынке влияет на стоимость ПО, так что ценник достаточно демократичный. Какие-то разработчики вообще предлагают бесплатные версии систем, правда с минимальным набором функций, но, может быть, вам их будет достаточно.

Если говорить о более серьезном подходе - когда на уровне компании принимается решение об организации цифровых процессов по ключевым направлениям, то демо-версиями не обойтись. Но если изучить рынок систем для автоматизации бизнес-процессов или систем электронного документооборота (их возможности схожи), то зачастую в «коробке» можно найти очень приличную функциональность. Что составит наибольшую ценность?

Контроль над выполнением работ сотрудниками

Прозрачность всех деловых процессов компании – это самый весомый плюс для руководителей. Принцип работы рассматриваемых систем достаточно прост – инициатор ставит задачу, она приходит исполнителю, как только он ее выполнит, инициатору придет уведомление. Загрузка сотрудников, ход работ по задаче – все под контролем.

Единое хранилище электронных документов

100% документов в организации создаются в электронном виде, но дальнейшая работа с ними не поддается никакому порядку – множество версий, у каждого на своем рабочем столе, путаница в правках и нередкие случаи потери документов.

Когда все сотрудники начинают работать с документами в единой системе, они работают с одним документом, в крайнем случае с разными версиями, но они не раскиданы по разным углам, а связаны. Более того, контролируется доступ к информации. Если документ конфиденциален, то для него назначаются соответствующие права доступа, например, только для руководителей групп.

Стоит также обратить внимание на такую возможность, как обеспечение целостности архива. Важно, чтобы бухгалтер мог контролировать комплектность финансово-хозяйственных документов, проектная команда – документы по своим работам, и чтобы все могли быстро находить нужную информацию.

Внутренние документы и взаимодействие сотрудников

Документы, которые не выходят за пределы компании, можно и нужно оставлять в цифровом виде. Распоряжения, приказы, описание технологий, планы работы – все это можно оставить внутри системы, отправить массово сотрудникам на ознакомление, проследить, кто ознакомился, а кто нет.

Другие категории документов тоже есть смысл оставлять в цифровом виде в системе хотя бы до момента отправки контрагенту. Так их проще согласовывать и контролировать местонахождение.

Соблюдение порядка согласования документов

Если в компании установлены свои правила согласования документов, то их можно отразить в системе. Более того, для каждого вида документов порядок согласования может быть свой, и каждое правило учитывается, а система контролирует ход процесса и сроки.

Исключение ошибок при оформлении документов

У каждой компании свои требования к оформлению документов. Чтобы сотруднику было проще соблюдать фирменный стиль и исключить прочие мелкие ошибки, в системе можно настроить шаблоны. Пользователю нужно только выбрать вид документа, подставить данные и проверить корректность представления информации. Очевидное преимущество такого подхода – сокращение времени на подготовку документации.

Быстрый доступ к бизнес-процессам в любое время

Этот пункт со звездочкой, так как достигается за счет характеристик самой системы. Если в компании используется веб-клиент, то сотруднику достаточно иметь под рукой интернет и браузер, чтобы быстро войти в свое рабочее информационное пространство. Другой вариант – дополнительные мобильные приложения, которые часто прилагаются как альтернативный доступ к системе.

Ускоренный обмен документами с контрагентами

Еще один пункт, который выполняется с небольшими оговорками. Чтобы цифровые процессы не заканчивались на этапе отправки документов контрагенту, одной системы мало, нужно подключение к сервису обмена обеих сторон. Простые документы, конечно, можно отправлять и по электронной почте, но для юридически значимых документов, которые подписывают электронной подписью, созданы специальные сервисы ЭДО.

Так электронный обмен гарантирует целостность и неизменность документов при доставке адресату, и кроме того, поддерживает работу с документами установленных ФНС форматов. В случае судебных споров оператор, который обслуживает используемый сервис, выступает третьей доверенной стороной и подтверждает факт передачи документа, использование действующей ЭП, дату.

***

Подходы к организации процессов меняются даже на уровне государства, серьезно прорабатывается законодательство в области электронного документооборота, крупные организации пробуют передовые технологии на деле и стараются минимизировать издержки. Но наиболее зависимы от скорости и качества процессов как раз компании среднего и малого бизнеса. Кто предоставит свои услуги или продукты быстрее и сделает это лучше конкурентов, тот получает максимальную прибыль. Современные приложения и системы помогают в бизнес-процессах и способны усилить конкурентное преимущество, другой вопрос – стоимость. Важно хорошо изучить рынок, стоимость решений и их наполнение. Не бойтесь запрашивать информацию у вендоров, вполне вероятно вы сможете даже договориться о скидках или индивидуальном полноценном доступе к функциональности на несколько дней.