Бухгалтерский учет. Налоги. Аудит
Бухгалтерский учет. Налоги. Аудит
Регистрация
Подписка на новости

Электронные документы и ЭП: что нужно знать бухгалтеру

05 июня 2013 13:09
На вопросы портала Audit-it.ru об ЭЦП отвечает эксперт Synerdocs Кассис Карина.


Комментарии читателей

  • Колобок

    Пункт 7 очень примечателен. В НК РФ нет требования чтобы предприятия обменивались электронными счетами-фактурами через спецоператоров. Но Минфин зачем то ( и вероятно небезвозмездно)  этих спецоператоров в электронный документооборот счетов-фактур включил своим приказом 50н. А они абсолютно НЕ НУЖНЫ, пятое колесо в телеге. Распоряжаемся же мы вполне успешно своими денежными средствами на  банковских счетах без всяких спецоператоров. А в электронных счетах-фактурах содержится куда более простая и не столь отвественная информация, по сравнению с платежными поручениями. Так что надо данную кормушку закрывать.

  • Карина

    Что касается информации, содержащейся в электронных счетах-фактурах, она ничем не отличается от информации, которую содержат в себе документы на бумажном носителе. Выбор формы представления документа (бумага/электронная форма) расширяет возможности ведения дел. Однако несвоевременная сдача отчетности и несоблюдение Правил и Порядка составления и выставления электронных счетов-фактур (также как и бумажных документов) влекут за собой административную, уголовную или иную форму ответственности, предусмотренную законодательством РФ.
    Что выбрать бумагу или электронный документ, решать только налогоплательщику.

  • Виталий Авдеев

    Колобок, Минфин хотел иметь доступ ко всем эл. счетам-фактурам, вот и пустил через спецоператоров.

  • Карина

    С появлением специализированных операторов связи Порядок истребования документов контрольно-надзорными органами РФ не изменился. ФНС РФ, как и прежде, может получить счета-фактуры, в том числе электронные, только по требованию, выставленному налогоплательщику.
    Напоминаем, операторы электронного документооборота не оказывают услуг по сдаче отчетности в государственные органы.

  • ILoveTikkurila

    Уважаемая, Карина.
    Я в этом деле новичок, а Вы видимо хороший специалист по электронным документам. Поэтому у меня появились простые вопросы: Что такое «сертификат ключа»? Для чего он предназначен?  Почему у сертификата есть срок действия? Почему необходимы два ключа? Почему необходимо использовать именно сертифицированные средства? Нельзя ли использовать бесплатные не сертифицированные средства?
    Заранее благодарю за ответы...

  • Елена Михайловна

    Возможно ли подделать электронную подпись? Говорят, что это невозможно?

  • Карина

    ILoveTikkurila, давайте разбираться по порядку. Согласно ст. 2 ФЗ N 63 «Об электронной подписи» сертификат ключа проверки электронной подписи – это документ (электронный или на бумажном носителе), выданный удостоверяющим центром и подтверждающий принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи. Таким образом, из определения видно, сертификат необходим для сопоставления средств проверки подписи с их владельцем. Как правило, сертификат электронной подписи выдается на 1 год. В первую очередь ограничение срока действия сертификата установлено из соображений безопасности и для уменьшения вероятности подделки закрытого ключа подписи.

    Действительно, сегодня распространены и находят широкое применение электронные подписи на основе алгоритмов асимметричного шифрования, в которых используется два ключа: открытый и закрытый. Открытый ключ – набор символов, который находится в свободном доступе и передается всем участникам обмена. Закрытый ключ – набор символов, использующихся для генерации электронной подписи.

    Что касается средств защиты. Использовать несертифицированные средства защиты можно, но не рекомендуется. На сегодняшний день не существует полной законодательной базы, регулирующей отношения в области использования несертифицированных средств. Для решения задач межкорпоративного обмена все же лучше использовать сертифицированные средства защиты.

    Выбор всегда остается за вами.

  • Карина

    Елена Михайловна, подделать электронную подпись практически невозможно. Современные алгоритмы шифрования позволяют доверять электронной подписи зачастую с большей степенью, нежели собственноручной. Процесс подделки подписи потребует огромного временного ресурса, мощных вычислительных систем, сложных математических алгоритмов, все это усложняет и не оправдывает процессы фальсификации электронной подписи.

  • Кения

    Подскажите пожалуйста, может ли удостоверяющий центр быть не аккредитован и выдавать прир этом неквалифицированные ЭП? или аккредитацияя обязательна в любом случаи?

  • Карина

    Кения, да, неаккредитованный удостоверяющий центр вправе выдавать сертификаты неквалифицированной ЭП. Аккредитация УЦ – признание уполномоченным федеральным органом соответствия УЦ требованиям ФЗ N 63 «Об электронной подписи». Аккредитация осуществляется на добровольной основе. Чтобы получить сертификат квалифицированной ЭП следует обратиться в аккредитованный УЦ.

  • Николай

    Здравствуйте! Что делать в ситуации, когда умер гендиректор, он же главбух. Есть единственный участник ООО, который фактически и руководил фирмой. Но ЭП оформлена на умершего генерального, плюс все отчётности и проч. подписывал генеральный.
    Что сделать сейчас, когда есть обязательства перед контрагентами, в частности, по переводу денег с расчётного счёта? Как это можно сделать законно, пока не будет нового генерального?
    Что можно сделать? Платежи нужно совершать сейчас! Воспользоваться ЭП умершего? (все ключи у учредителя, фактически он и осуществлял деятельность)? Как банк может узнать о том, что используется ЭЦП умершего человека? Или "найти" доверенность от умершего директора на право использования подписи?

  • Максим

    Николай, интересная у Вас ситуация. Если умер единственный участник ООО, какую роль Вы играете в этой компании?
    Как сотруднику компании, наверно, надо обратиться к уставным документам, может есть лица, которым делегируются некоторые права на принятие решения (например, наследники).
    Если Вы все-таки являетесь контрагентом такого ООО (без руководства), и эта компания Вам должна -  идите в суд и решайте все согласно букве закона, т.к. использование ЭП умершего человека - дело не законное, и в последствии, если вскроется факт такого использования ЭП все сделки могут быть аннулированы со всеми вытекающими.

  • Сергей

    Нигде не могу найти аккредитованный удостоверяющий центр, который бы выпускал сертификаты на срок более, чем 1 год. Почему?

  • Karina

    Да, это так. Сертификат ЭП выдается сроком на 1 год. Никаким нормативным документом это не регламентировано. Срок в 1 год был установлен удостоверяющими центрами в целях обеспечения безопасности.

  • Михаил

    Добрый день.
    Подскажите пожалуйста, нужно ли отдельно подписывать вложения (прикрепленные документы) к основному документу. Будет ли считаться, если подписан документ, то так же автоматически и  подписано вложение к этому документу. ЭЦП не квалифицированная.
    Спасибо.

  • Александра

    Карина, спасибо за статью. Подскажите пожалуйста, если мы собираемся обмениваться заказами с контрагентом  через авторизованного провайдера, но налоговую отчетность сдаем  до сих пор в бумажном виде и будем продолжать, могут ли нас "заставить" сдаваться в электронном виде? Прислать список истребованных документов в COC? Просто мы пока хотим начать только с заказов, а все остальные документы бухгалтерской отчетности будут все так же на бумаге

    Спасибо!

  • Karina

    Александра, пункт 3 статьи 80 Налогового кодекса определяет категории налогоплательщиков, которые обязаны сдавать налоговые декларации в электронной форме. Если вы не относитесь ни к одной из указанных категорий, то вправе "сдаваться" на бумаге.
    До тех пор, пока вы не подключитесь к оператору ЭДО (ранее спецоператору связи), то налоговые органы физически не смогут направлять вам электронные требования, следовательно требования будут приходить на бумаге и представлять документы надо в бумаге.
    Перевод документов в электронный вид, пока, осуществляется добровольно, по согласию сторон. Например, что касается счетов-фактур, то смотрите абз.2 п.1 ст. 169 Налогового кодекса РФ.

  • Александра

    Карина, ну вот для обмена Заказами с контрагентом мы подключимся к оператору ЭДО. Но обмениваться будем только заказами. И нам все равно придут электронные требования в систему от налоговой? Спасибо.

  • Karina

    Александра, операторы ЭДО предоставляют услуги по сдаче отчетности, а также обмену электронными сообщениями/документами с контролирующими органами. Именно в их сервисах и приходят требования от ИФНС. А обмен документами между контрагентами предлагают Операторы ЭДО СФ. Эти сервисы предназначены для обмена в b2b секторе и в них не предусмотрен обмен с госорганами, поэтому и требования прийти не могут. Если вы подключаетесь к Оператору ЭДО СФ, то электронные требования вам приходить не будут.

  • Александра

    Карина, спасибо большое. Теперь все ясно! Меня вводили в заблуждение :(

  • Karina

    Михаил, согласно п. 4 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63 «Об электронной подписи» "Одной электронной подписью могут быть подписаны несколько связанных между собой электронных документов (пакет электронных документов). При подписании электронной подписью пакета электронных документов каждый из электронных документов, входящих в этот пакет, считается подписанным электронной подписью того вида, которой подписан пакет электронных документов".

    Из этого следует:
    1.   Несколько электронных документов могут формировать пакет, который может быть подписан одной ЭП, при этом будет считаться, что каждый документ из пакета подписан тем видом ЭП, которым подписан пакет. Требований к формату пакета закон не устанавливает. С нашей стороны мы можем рекомендовать использовать в качества формата пакета формат архива «ZIP».
    2.   Вид электронной подписи (в вашем случае усиленная неквалифицированная ЭП) не влияет на возможность подписания пакета электронных документов.
    Стоит отметить, что более простым выходом в вашей ситуации является представление основного документа и вложений к нему в виде одного электронного документа, что позволит избежать использования пакетов электронных документов и упростит порядок работы.

  • Алла

    Карина подскажите пожалуйста можно ли доверии ЭЦП? У нас в коллективе работает три человека.Председатель имеет право первой подписи я и инспектор право второй. Может ли председатель в своё отсутствие например в отпуске доверить инспектору или мне и как это оформить. Мы работаем в суфд

  • Karina

    Алла, передавать право подписи, конечно, можно, а вот сам сертификат ЭП не рекомендуется. Согласно статье 10 ФЗ № 63 «Об электронной подписи» при использовании квалифицированных ЭП (ЭЦП после утраты силы ФЗ 1 была приравнена к КЭП) участники электронного взаимодействия обязаны обеспечивать конфиденциальность ключей ЭП, в частности не допускать использование принадлежащих им ключей ЭП без их согласия. Получается, что если председатель не возражает, то вы вправе использовать его сертификат ЭП. На практике так оно и бывает, сотрудники просто передают ключи друг другу. Мы считаем, что это некорректно.
    В подобных ситуациях мы рекомендуем приобретать новый сертификат ЭП на то лицо, которое будет подписывать документы в отсутствие, в вашем случае, председателя. Вместе с этим выпустить приказ по организации или доверенность на соответствующее лицо о передаче права подписи на определенные виды документов.

  • Елена

    Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, если мы собираемся начать работать по ЭДО, нужно ли нам уведомлять об этом налоговую? А если да то какую? По юр. адресу или адресу ОП?

  • Karina

    Елена, уточните, пожалуйста, что вы подразумеваете под "работать по ЭДО"? Если речь идет об электронном взаимодействии с вашими контрагентами, то ИФНС оповестит Оператор ЭДО СФ, к которому вы будете подключаться. Согласно Приказу Минфина РФ N 50н (далее – Порядок обмена) для участия в обмене электронными счетами-фактурами участникам необходимо оформить и представить оператору ЭДО СФ заявление. В заявлении следует указать учетные данные, перечисленные в пп. «б» п. 2.1 Порядка обмена, и направить его оператору в электронном виде.
    Далее оператор в течение трех рабочих дней направляет в налоговый орган по месту нахождения абонента сведения об учетных данных, которые были указаны в заявлении. Таким образом налоговая будет уведомлена о том, что еще одна компания присоединилась к обмену электронными документами.

  • Наталья

    Карина, здравствуйте! Спасибо за статью, очень помогла, но есть еще некоторые вопросы, помогите разобраться:
    1. Обязательно ли нужно подписывать с контрагентом Соглашение о ЭДО?
    2. Возможно ли часть документов после начала использования ЭДО с контрагентами предоставлять и получать в бумажном виде? то есть например часть счетов фактур на бумаге , часть в электронном виде?
    заранее спасибо!

  • Karina

    Добрый день, Наталья!

    1. Обязательность составления Соглашения о начале ЭДО с контрагентами зависит от способа обмена и вида используемой электронной подписи. Рассмотрим ситуации:
    А). Вы обмениваетесь с контрагентами по электронной почте и используете простую и/или неквалифицированную ЭП. В такой ситуации Соглашение обязательно (ч.2 ст.6 ФЗ №63).
    Б). Вы обмениваетесь через электронную почту и используете сертификат квалифицированной ЭП. Соглашение составлять необязательно на основании ч.1 ст.6 ФЗ №63, но мы рекомендуем.
    В). Вы обмениваетесь через Оператора ЭДО СФ. Как правило, в сервисах обмена используется квалифицированная ЭП. Соглашение не требуется, как на основании ч.1 ст.6 ФЗ №63, так и потому, что клиенты заключают договор с Оператором. Никаких дополнительных соглашений больше не понадобится.

    2. Да, конечно. Об этом письмо Минфина РФ от 12.09.2013 N 03-07-09/37682. При ЭДО не запрещено использовать бумажные документы, в том числе при взаимодействии с одним и тем же контрагентом.

  • Елена

    Карина, здравствуйте!
    Очень хорошая статья.
    Есть пару вопросов:
    Компания работает по электронной оферте, есть собственный личный кабинет у каждого клиента. (выдается логин и пароль). Считается ли это простой ЭП ?
    QR код может ли являться простой ЦП?
    Имеют ли законную силу ТОРГ-12 подписанные простой ЦП?
    Могут ли такие ТОРГ-12 у нас хранится в электронном виде?

  • Karina Kassis

    Добрый день, Елена!

    1. Согласно ч.2 ст.5 Федерального закона N63 "Об электронной подписи" простой ЭП является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом. Вместе с этим на основании ч.2 ст.6 ФЗ N63 информация в электронной форме, подписанная простой ЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью при заключении соглашения между участниками электронного взаимодействия.

    Таким образом, исходя из вышесказанного логин/пароль может считаться простой ЭП. При этом мы рекомендуем в оферте или иных документах, регламентирующих работу в личном кабинете, явно прописать, что в вашем случае является простой ЭП, условия ее признания и т.п. Примеры таких соглашений можно найти в сети "Интернет".

    Теоретически QR-код также может считаться простой ЭП, поскольку ФЗ N63 не ограничивает в средствах ("...коды, пароли и иные средства..."). При этом также необходимо создавать соответствующие внутренние документы.

    2. При оформлении электронной первички можно использовать любой вид электронной подписи. Об этом сообщает Министерство финансов РФ в письме от 05.05.2015 года № 07-01-06/25701. Данное утверждение справедливо для всех случаев за исключением тех, когда нормы действующего законодательства четко определяют вид подписи. В первую очередь это касается электронных счетов-фактур, подписывать которые следует исключительно квалифицированной ЭП.

    Хранить электронные документы вы можете самостоятельно либо воспользуйтесь услугами сторонней организации.

  • Анастасия

    Добрый день, Карина! В статье все достаточно просто написано. Однако, так и не смогла понять: возможно ли использование усиленной квалифицированной ЭЦП как для сдачи отчетности (ФНС, ФСС, ПФР, Росстат), так и для работы в личном кабинете Росфинмониторинга.
    Судя по нормативным актам требования к типу подписей у данных органов одинаковые.  

  • Сергей

    Добрый день.
    Можно ли  направлять  через ЭДО  документы  покупателю напрямую (загружая документы формата xls), без использования 1с?
    Спасибо

  • Татьяна

    Добрый день! Казенное учреждение (покупатель) заключило доп.соглашение на применение ЭЦП руководителя при документообороте с поставщиком. Акт выполненных работ поступает через спецоператора. Казенное учреждение распечатывает акт (бумажный вариант), хранение документов в бумажном варианте. Бухгалтер казенного учреждения требует от руководителя "живой подписи и печати" на акте. Прав ли бухгалтер или нет? Юридическое обоснование отказа руководителя?

  • Алина

    Код
     

    Здравствуйте.  Может ли простая электронная подпись - логи/пароль, используемая в программе "сбербанк бизнес оплаты"  для перечисления зарплаты на карточки,  передаваться оператору?
  • Ольга

    Здравствуйте! Подскажите можно ли подписывать простой ЭП следующие виды документов: Требование накладную, Перемещение товаров, Акт на списание товаров?

Комментировать Обсудить на форуме
пора учиться!
Ещё семинары и курсы

Отключить мобильную версию