Автор: Юлия Каткова, руководитель консалтингового направления компании «ГЭНДАЛЬФ»
Тем бухгалтерам, которые только привыкают к электронному документообороту, рассказываем про решение «1С:Документооборот 8». Программа поможет организовать бизнес-процессы компании и контролировать работу сотрудников. А мы расскажем об одном дне бухгалтера, который уже оценил удобство этой программы.
Зачем нужен «1С:Документооборот 8»
Каждый день в организации выпускаются приказы о приеме на работу, перемещении, увольнении, премировании и множество других. Данные документы необходимо печатать, подписывать и потом хранить в архиве. Решение «1С:Документооборот 8» позволит автоматизировать эту сторону жизни компании, и, максимально избавившись от бумаги, перевести взаимодействие на новый – электронный – уровень.
«1С:Документооборот 8» может быть интегрирован с другими программными продуктами «1С»: «1С:Управление торговлей 8», «1С:Бухгалтерия предприятия 8», «1С:Зарплата и управление персоналом 8», «1С:Управление холдингом 8», «1С:ERP Управление предприятием 2», «1С:Управление производственным предприятием 8». А это значит, что есть возможность организовать внутренние процессы таким образом, чтобы сформированный внутренний документ, скажем, требование-накладная из программы «1С:Бухгалтерия предприятия 8» был перемещен в программу «1С:Документооборот 8», в которой кладовщик подпишет его с помощью электронной подписи и избавит организацию от потребности хранить бумажную версию документа.
Рабочий день с «1С:Документооборот 8»
Рассмотрим на примере рабочего дня., как решение «1С:Документооборот 8» поможет бухгалтеру, Ольга Михайловна – главный бухгалтер компании. В этой компании внедрено решение «1С:Документооборот 8» и теперь все бизнес-процессы ведутся в электронном виде.
С утра Ольга Михайловна запускает «1С:Документооборот 8» и перед ней открывается главное меню, в котором она видит задачи на день. Здесь задача от директора по подготовке управленческого отчета по прибыли за первую декаду месяца, а также давно запланированная задача по подготовке пояснения для налоговой к сданной ранее отчетности.
Из главного меню она переходит в почту, где просматривает ответы от сотрудников, а также другие входящие письма.
Составив для себя повестку дня, Ольга Михайловна планирует в календаре время на подготовку отчета для руководителя, а также время на совещание с руководителем по предоставленной ею информации. Становится понятно, что для этого понадобится привлечь других сотрудников, которым Ольга сразу направляет письмо с поручением.
Далее Ольга Михайловна открывает и просматривает список задач для своего отдела и видит, что Наталья не подготовила график дежурств на следующий месяц. Данная задача отмечена как просроченная и требует вмешательства. Поэтому Ольга Михайловна звонит Наталье и требует пояснить причины просрочки. Остальные задачи отдела выполняются сотрудниками с опережением графика и не требуют вмешательства.
Затем главный бухгалтер просматривает информацию от юридической службы и видит, что новые договоры с поставщиками согласованы, а значит, счета можно оплатить. Поэтому в программе «1С:Бухгалтерия предприятия 8» Ольга отправляет документы в банк.
После обеда к Ольге Михайловне приходит оповещение о запланированном совещании, поэтому она забирает подготовленный сотрудниками отчет и направляется на встречу. По итогам совещания решено премировать сотрудников отдела продаж за перевыполнение квартального плана. Данная информация содержится в протоколе собрания, который приходит в системе «1С:Документооборот 8». Поэтому Ольга Михайловна направляет своей сотруднице распоряжение и ставит задачу по выпуску приказа о премировании сотрудников и начислении данной премии в учете.
Главный бухгалтер приступает к выполнению своих задач, и каждую выполненную задачу фиксирует в программе. К концу дня Ольга Михайловна открывает программу и видит, что к ней пришел составленный приказ на ее ежегодный отпуск. Она проверяет правильность составленного документа и подписывает его электронной подписью. Прежде, чем уйти домой, Ольга Михайловна открывает и просматривает отчеты своих сотрудников – ей нужно заранее составить список задач к новому отчетному периоду, чтобы за время ее отпуска сотрудники подготовились, и вся отчетность была сдана в срок. Поэтому в программе «1С:Документооборот 8» она создает новый проект «Отчетность за 1 полугодие», где планирует задачи для своих сотрудников по подготовки первичной документации, сверке данных с контрагентами, анализу полученных данных. Все задачи назначает ответственным сотрудникам и устанавливает сроки. Затем Ольга Михайловна настраивает на своем смартфоне оповещение о сроках выполнения задач. Теперь она сразу узнает о том, что кто-то нарушает сроки.
Вот теперь можно и в отпуск!
Подобным образом «1С:Документооборот 8» может решить массу организационных задач в компании и повысить эффективность работы сотрудников.
Используя «1С:Документооборот 8», вы:
сокращаете время на принятие управленческих решений;
повышаете скорость реализации задач сотрудниками;
получаете всегда актуальную информацию для оперативного управления;
ведете учет всех поручений, по которым можете контролировать сроки выполнения;
уверены, что документы готовятся и согласовываются сотрудниками четко и в срок;
можете провести анализ деятельности организации, совершенствовать систему управления и использовать множество других функций программы.
