Источник: ГК «Эффективные решения»

Советы бухгалтеру, как подготовиться к налоговой или встречной проверке без проблем. 

Предлагаем вашему вниманию серию материалов о программах и решениях, которые существенным образом облегчают рутинный труд бухгалтера. Первый материал посвящен обзору инструментов, связанных с контролем, учетом и обработкой первичной документации.

Деятельность современных компаний базируется на расчетах с поставщиками и клиентами, все доходы и расходы необходимо документально учитывать при подготовке налоговых отчетов. Чем сложнее структура предприятия и количество происходящих внутренних процессов, тем сложнее осуществлять учет изменений. Практически все хозяйственные операции необходимо документировать, поскольку каждая из них связана с получением прибыли или расходами.

Наиболее типичные ситуации возникновения трудностей и ошибок при работе с документами следующие:

  • Не удается найти оригинал печатной версии документа.Чем больше компания, тем больше вероятность потери времени в связи с долгим поиском документа. Если в организации создан электронный архив, это не исключает устранение проблемы, поскольку искать нужно документ по заранее известным реквизитам, которые также не всегда известны или доступны.
  • Затруднительно или вовсе невозможно определить актуальную версию исходящего документа. В процессе множественных визуальных сверок возникает большое количество неточностей, например, при обработке многостраничных счетов на оплату или товарных накладных, которые ранее печатались менеджерами. Документы могут переделываться, но при этом в базе хранятся все версии вместе. Из-за этого усложняется контроль оплат или задерживаются сроки отгрузок товаров.

Это наиболее типичные ситуации возникновения сложностей в документообороте организаций. Вопрос заключается в том, как часто они могут возникать и к каким последствиям приводят.

Наиболее острой проблемой является проблема с нахождением оригиналов первичных документов. В первую очередь это резко ощутимо при закрытии периодов либо подготовке отчетов для встречных или камеральных проверок.

Быстро найти оригиналы первичных документов порой очень сложно. Первопричиной этого является то, что авторов и ответственных за формирование документов, как правило, несколько или целая группа. При этом бухгалтеру зачастую нужно как можно быстрее определить, есть ли документ в наличии или удостовериться, является ли эта редакция актуальной. Проще говоря, необходим централизованный учет документов.

Рассмотрим наиболее типичную ситуацию, как происходит регистрация первичных документов, которые поступают в компании после подписания контрагентами.

К огда торговая организация работает с клиентами через посредника (например, через транспортно-логистическую компанию), накладная отправляется вместе с отгруженным товаром. Получив товар, клиент возвращает документ с подписью и печатью по почте или через курьерскую службу. После того, как документ поступает в канцелярию, бухгалтеру нужно сразу об этом сообщить, но в силу технических причин это происходит крайне редко. Для этого должна действовать система оповещения. На практике, для того, чтобы получить необходимые документы при закрытии периода, бухгалтеру необходимо самостоятельно организовать поиск, обращаясь напрямую к менеджерам или работникам канцелярии.

Это усложняет работу бухгалтера и превращает в рутину. Наилучший способ изменить ситуацию — организовать действенную систему контроля документооборота, позволяющую вести учет входящих и исходящих документов.

Система контроля первичных документов должна базироваться на следующих функциональных возможностях:

  • при создании документа должна фиксироваться информация об авторе и ответственном за проведение документа;
  • каждый документ, который печатается менеджером, должен автоматически регистрироваться в системе с уникальным цифровым номером либо штрих-кодом;
  • новой редакции документа должен присваиваться новый код (если в документ будут вноситься изменения);
  • после подписания документа и его возвращения от контрагента факт получения должен регистрироваться в базе;
  • при регистрации документа достаточно считать штрих-код и поставить отметку «Документ в наличии» (при этом произойдёт изменение статуса документа); после считывания документа можно легко установить дополнительную информацию о создании документа.

Такой подход в организации документооборота позволит бухгалтеру получить инструмент, с помощью которого можно легко формировать отчеты обо всех поступающих или исходящих документах.

Сформировав отчет о недостающих документах, можно инициировать процесс сбора документов. Ответственным за дальнейший поиск документов может быть не только бухгалтер, а офис-менеджер или сотрудник архивного отдела.

Учитывая все указанные критерии, на основе которых должен быть налажен учет первичной документации, современные разработчики программного обеспечения предлагают ИТ-решения, позволяющие организовать контроль первичных документов, в том числе возврат документов после их подписания.

Проанализировав предложенные варианты, выбор остановился на программных продуктах, которые работают на базе программ «1С:Предприятие» (наиболее популярная платформа для автоматизации бухгалтерии на сегодняшний день).

Основные требования к программам по контролю и учету первичных документов в 1С:

  • программа должна интегрироваться в существующую базу «1С:Предприятие», не требуя значительных изменений системы;
  • программа должна включать в себя комплекс функций, которые позволят отобразить историю документооборота на основе различных критериев (по контрагенту, автору создания и т.д.).
  • лучше всего, если специалисты компании-разработчика смогут провести наглядную демонстрацию о возможностях программы и ответят на все вопросы бухгалтера.

По подсчетам экспертов, программы для контроля первичных документов позволяют бухгалтеру делать отчеты об оригиналах документов, находящихся в компании, за считанные минуты. Рутинную работу легко устранить, стоит только правильно выбрать инструмент!