Бизнес хочет автоматизировать как можно больше процессов. В том числе работу с бухгалтерскими документами. Поэтому многие ждут слишком многого от софта по распознаванию. Решили разобраться, нужно ли это предпринимателям на самом деле.
Что думают о распознавании документов в малом бизнесе?
Иногда потенциальные клиенты спрашивают наших менеджеров о распознавании документов. Мы отвечаем, что не используем эту технологию. На том конце провода удивление, которое превращается в возмущение и обвинения в том, что мы не используем искусственный интеллект, блокчейн и другие модные слова современные технологии.
Предприниматели думают, что работает это так:
-
Приходит накладная от поставщика или покупателя.
-
Софт считывает номенклатуру, и сам находит соответствие в базе. Например, «Болт М6 оцинкованный» у поставщика — это «Болт М6» в нашей базе.
-
Потом сам находит реквизиты поставщика.
-
Дальше софт расставляет эти данные по нужным полям в базе.
Звучит, действительно здорово. И иногда даже работает именно так. Но наш опыт показывает, что чтобы этого добиться, нужно потратить немало сил. Иногда столько, что распознавание документов теряет всякий смысл. Особенно ярко это проявляется в малом бизнесе.
Почему распознавание документов не ускоряет работу бизнеса?
Во-первых, технология работает на узком участке бизнеса: только со входящими документами, потому что исходящие и так в электронном виде. Поэтому не совсем целесообразно автоматизировать работу, которая занимает немного времени.
Во-вторых, после распознавания идет процесс сопоставления. На это уходит не меньше времени, так как делается это руками живого человека. Смотрите, каждый поставщик ведет учет по-своему. Например, вы купили в компанию диван. В ваше базе это «Диван офисный». Такую покупку вы сделаете раз в несколько лет, а у поставщика такие продажи постоянно. Поэтому в его базе это «Диван красный офисный. Артикул 546728».
В итоге вашему сотруднику все равно придется вручную сопоставлять данные, чтобы информация из распознанного документа соотносилась с данными в базе.
Или еще пример из нашей практики. Мы ведем бухгалтерию продуктовой компании. Есть товарные позиции, которые контролирует государство. Например, «сельский хлеб» не может стоит дороже 32 рублей. Казалось бы, все просто — «сельский хлеб».
и будет таким на любом хлебозаводе и в любом магазине.
Но у этого хлеба разные производители. И они по-разному называют эту позицию номенклатуры. Бухгалтерам все равно придется сопоставлять информацию в базе, хотя это одинаковый «хлеб сельский».
Что можно использовать вместо распознавания?
Своим клиентам мы предлагаем использовать 1С: Бизнес сеть. Это удобное решение для работы с постоянными поставщиками. По сути, это электронный документооборот без электронной подписи.
Поставщик и ваша компания заводят аккаунты в системе. После этого поставщик высылает накладные в виде xml-файла. Вы загружаете файл в вашу базу, а данные распределяются по нужным полям.
Поэтому если у вас постоянные поставщики, то проще установить 1С: Бизнес сеть. А если каждая накладная, как в первый раз, то удобнее вводить данные руками, чем тратить время и деньги на установку софта для распознавания.
Мы в Небе проводили эксперименты с системой распознавания бухгалтерских документов. Мы тестировали разный софт от Entera, Gendalf, Efsol. У наших клиентов большой поток входящих документов, которые обрабатываем мы, поэтому было интересно провести эксперимент. Мы засекали время работы софта и бухгалтера. Выяснилось, что проще вводить информацию руками, чем ждать пока это сделает программа.
Если говорить про работу с документами, то самым полезным оказался Abbyy Comparator, который мы предлагаем нашим клиентам. Это система сравнения документов.
Бывает, что вы заключаете с кем-то договор и для начала идет процесс согласования. Потом вам присылают документы на подпись. Всегда может появиться пункт, который будет работать не в вашу пользу. И это сложно оспорить в суде, если вы подписали документ. Comparator проверяет версии документов и показывает различия. Он выделит пункт, которого раньше не было или изменился. Это удобная и эффективная вещь.
Если у вас небольшой бизнес, то софт для распознавания вряд ли пригодится. Это не та автоматизация, на которую нужно тратить время и деньги. Лучше потратить деньги на инструменты, которые реально автоматизируют процессы и решают рутинные задачи.