Автор: Антропова Т. Ю., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Практика показывает, что большинство сотрудников на «удаленке» трудятся эффективнее. Но при условии, что процесс работы выстроен правильно. Как именно? Рассмотрим основные моменты его организации.

Удаленная работа – для многих организаций направление новое и вынужденное. Время «на раскачку» стремится к нулю, ситуация требует сиюминутной эффективности. Перед руководителем, отвечающим в том числе за переход сотрудников на удаленную работу, стоит огромное количество задач, на первый взгляд разнокалиберных и разнонаправленных. Попробуем сгруппировать их и выработать алгоритм решений.

Чтобы сотрудник мог работать не в офисе, следует создать материальную базу и организовать рабочий процесс.

На чем и чем работать будем?

Если руководитель разбирается в компьютерах на уровне обычного пользователя, ему понадобится помощь IT-специалиста, сведущего и в «железе» (знает, каким требованиям должен соответствовать компьютер удаленного работника), и в софте (знает, какого рода программы понадобятся при дистанционной работе, сможет выбрать из множества предложений наиболее подходящее).

База «дистанционки» – это компьютер, подключенный к Интернету, имеющий видеокамеру. Могут понадобиться наушники с микрофоном.

К сведению: для нормальной работы скорость поступления данных из Сети должна быть более 100 кБит/с. Замерить эту скорость можно, например, при помощи программы «Яндекс.Интернетометр» (бесплатно).

Только убедившись, что возможность работать удаленно у людей есть, приступаем к предоставлению рабочих инструментов – выбору программ.

Но вначале определимся с видом удаленной работы. Некоторые работодатели требуют, чтобы у сотрудника на его личном ноутбуке было выделено специальное рабочее пространство. Альтернативный вариант – удаленный доступ к рабочему компьютеру. В этом случае специалист присутствует в офисе виртуально – все функции его рабочего компьютера доступны дома.

К сведению: если имеются одинаковые программы, решающие одну и ту же задачу (например, организация чата), – выбирайте ту, что проще. Вам, скорее всего, пригодятся только базовые функции.

Большинство программ для работы на удаленке общеизвестны и бесплатны.

Вам понадобятся:

  • коммуникативные инструменты для общих чатов, видео– или аудиозвонков (мессенджеры, возможно, IP-телефония), конференций, получения писем (электронная почта);

  • электронное хранилище документов («облако» или wiki);

  • организационные программы – календарь и постановщик задач.

При переводе на удаленную работу бухгалтерии, кадровой службы и других отделов, связанных с персональными данными и коммерческой тайной, следует проработать вопрос доступа к внутренним системам с учетом требований информационной безопасности.

Решаем юридические и кадровые вопросы

Переход на «удаленку» должен быть документарно оформлен так, как требует ТК РФ (гл. 49.1 «Особенности регулирования труда дистанционных работников»).

Следует составить список работников, исполняющих обязанности дистанционно, заключить с ними дополнительное соглашение и скорректировать локальные нормативные акты. Особое внимание уделите оплате труда – возможно, часть бонусов придется пересмотреть. Однако переход на удаленный график работы – не повод снижать заработную плату.

Когда необходимые документы оформлены, сотрудники должны ознакомиться с ними под подпись.

Прописываем регламенты

Чтобы механизм удаленной работы начал действовать, надо написать «инструкцию по эксплуатации» – зафиксировать решаемые задачи, последовательность действий и правила их выполнения, то есть создать регламенты.

1. Утверждаем рабочее время. Отличие дистанционного формата от привычного в том, что акцент ставится на сроках и результате. По большому счету, присутствие отдельно взятого работника у компьютера в определенное время не обязательно, если задание выполняется верно и без задержек. Рабочее время на «удаленке» – это так называемое время доступа. Труд – процесс коллективный, он требует взаимодействия всех его участников. В рабочей группе периодически возникают вопросы, которые необходимо решать путем переговоров, совещаний и т. д. Обычно нет особого смысла в том, чтобы исполнительный и квалифицированный сотрудник присутствовал у своего компьютера все 8 часов. Одни люди – «жаворонки», им важно использовать продуктивно утро, другие – «совы», для них самое лучшее время – вечернее. Необходимо определить часы пересечения тех и других, зафиксировав рабочее время – период обсуждений, решений, заданий, «разбора полетов» и планирования.

Также влиять на установление рабочего времени могут особенности взаимодействия с клиентами, получателями услуг, партнерами – проведения консультаций, уроков, чтения лекций, оперативной работы с документами по Интернету, обзвона и пр.

2. Определяем критерии качества работы. Они не должны сильно меняться, но поскольку характер работы стал другим, показатели должны быть адаптированы к новым условиям (например, оценивается не количество отработанных часов, а количество выполненных заданий). Человек должен знать параметры, по которым формируется оценка его деятельности.

3. Выбираем способы коммуникации и определяем правила их использования.

Какие инструменты использовать для коммуникаций?

Разные виды коммуникаций использовались и при работе в офисе. Так, для решения текущего вопроса достаточно было обсудить его с коллегой. Когда появлялись более сложные проблемы – собирали совещание, формировали рабочую группу.

При удаленной работе тоже используются разные способы коммуникации при решении различных вопросов: обсуждение в чате, видео– и аудиоконференции, переписка по электронной почте... Каждому виду виртуального общения подходят определенные инструменты – компьютерные программы. Для многих сотрудников работа с ними будет в новинку, поэтому разработке регламента следует уделить особое внимание. Для каждого вида общения прописываем название программы, категорию сообщений, которыми в ней предстоит обмениваться, особые пометки (если таковые есть, например, «видеолетучка – каждый день в 9:00»), правила поведения (допустим, скорость ответа на сообщениие).

Чат – для решения текущих вопросов

Посредством чата решаются текущие вопросы, фиксируются договоренности, назначаются встречи. В чате могут находиться все сотрудники компании. Для этих целей на компьютере устанавливаются мессенджеры, такие как Viber, Telegram, ICQ, WhatsApp. Если у одного сотрудника на компьютере установлен WhatsApp, а другой использует только Viber, то они не услышат друг друга, поэтому следует определить, какой именно мессенджер является корпоративным средством общения.

Категория сообщений – в чате обсуждаются текущие вопросы. Если диалог перерастает в «пинг-понг», то есть требуются постоянные уточнения, лучше поговорить устно, например созвониться. Тот же алгоритм действует, если вопрос важный и срочный.

К сведению: если переписка включает более трех ответов в каждую сторону чата, общаемся голосом.

Важно упомянуть группы общения и правила их создания: если в одном, общем чате решать сразу несколько задач, то настанет «вавилонское столпотворение» – сообщения смешаются. Можно прописать правила формирования групп общения по различным направлениям: «Решаем проблемы», «Вносим предложения», «Работаем над проектом» и т. д., – а если тема касается более чем четырех человек, формируем группу.

Насчет скорости реакции на сообщение отметим, что не обязательно ответ должен быть мгновенным. Мессенджер – инструмент асинхронный. Если сотрудник занят (проводит вебинар, выполняет срочную работу и т. д.), он не должен бросать все и давать обратную связь. Но молчание в течение суток тоже недопустимо. Большинство работодателей считают нормой ответ в течение часа.

Возможно, следует установить правила оформления аккаунта – обязать сотрудников использовать свои фотографии, а не аватарку с милой зверушкой, солнышком или другим изображением. Ники – имя и фамилия, а не «Мисс мира», «Иваныч» или «Зайка». Другие участники должны знать, с кем именно они общаются. Поэтому в аккаунте желательно также фиксировать должность.

Видеозвонок – для решения сложных вопросов

Видеозвонок эквивалентен личной встрече в реальности. Программ, используемых для коммуникации данного вида, множество (например, Skype, Zoom, Hangouts, Microsoft Teams, Google Hangouts Meet – достаточно бесплатных версий).

Категория сообщений и характер общения – срочные и важные вопросы, совещания, конференции.

Периодичность – например, плановые еженедельные совещания в определенное время длительностью по 15 минут с такими-то сотрудниками, а внеплановые – по мере возникновения задачи.

Фиксация результатов по завершении переговоров – очень важная составляющая, исключающая оправдания «я не слышал», «это не говорили», «все было совсем по-другому».

Дресс-код, если того требует корпоративная этика, тоже указывается в регламенте.

Правила поведения: не говорить одновременно, представляться, когда берешь слово (это касается аудиосовещаний), отключать микрофон во время слушания, чтобы не мешать фоновым шумом, периодически активировать экран для ускорения передачи информации и т. д.

Договоренности о звонках делаются через чат и заносятся в календарь.

Электронная почта – для общения с внешними адресатами

Этот формат на удаленной работе обычно оставляется для коммуникаций с «внешним миром». Регламентировать его нет особой необходимости, разве что обозначить время ответа на письмо – от 24 часов.

Календарь – для планирования рабочего времени

Существует множество программ-»ежедневников», куда можно заносить все предстоящие события (например, такой календарь входит в Google Suite или Office 365). Виртуальный планировщик необходим для удаленной работы организации, сотрудники которой так или иначе взаимодействуют между собой или работают с общими клиентами, получателями услуг.

Планирование важно сразу по двум причинам.

Во-первых, заданная программа действий не позволяет сотруднику расслабляться и воспринимать «удаленку» как что-то вроде оплачиваемого отпуска, выполняя свои обязанности в перерывах между телевизором, готовкой, проверкой уроков. Человек самоорганизуется и может лучше распоряжаться временем.

Во-вторых виртуальный еженедельник помогает коллегам настроиться на общий ритм работы. Допустим, Анна должна прослушать важный вебинар, который состоится в среду в 10:00. А Антон решил организовать совещание по новому проекту и пригласить Анну участвовать. Без программы-»ежедневника» совещание могло бы совпасть с вебинаром. Однако Антон видит планы Анны и назначает время, удобное им обоим. Или, наоборот, Анна видит планы Антона и просит перенести мероприятие.

То есть важно, чтобы каждый сотрудник знал план своего коллеги.

Другая особенность планирования, которую стоит прописать в регламенте, – это информативность. Допустим, Анна, начальник отдела кадров, собирается посмотреть полезный вебинар, который проводит рекрутинговая компания. Если она напишет просто «обучение» и укажет временные рамки своего отсутствия, то начальник коммерческого отдела Антон не узнает, что прошло мероприятие, среди слушателей которого в чате было много потенциальных клиентов, упустит возможность и не заведет новые полезные знакомства. Именно поэтому важно указывать цель планируемого действия и другие подробности.

Система управления проектами

Система управления проектами (например, Trello, Basecamp, Active Collab, Wrike, Jira, Asana) позволяет ставить задачи и контролировать их выполнение. Доступ к этой программе также помогает взаимодействовать на уровне проектов. Руководитель прописывает требуемые результаты, назначает ответственных, указывает сроки. Ответственные, в свою очередь, могут формировать команды, разбивать задачи на этапы. Выполнение намеченного фиксируется, а если возникают проблемы, то в команду можно добавлять новых участников. В результате руководитель получает возможность контролировать процесс выполнения проекта, корректировать его, оценивать работу участников. А каждый сотрудник видит общую картину и свой вклад в достижение конкретной цели.

Инструменты планирования, по сути, – более совершенные версии программ-»еженедельников».

Хранение документов – «облако» или удаленный доступ

С удаленным доступом все просто – поскольку сотрудник присутствует виртуально в офисе и работает на своем компьютере, то алгоритм доступа к документам у него остается прежним.

В противном случае придется создать виртуальную базу – никаких папок на личных устройствах сотрудников! Для онлайн-архива можно использовать, например, Google.Drive, «Облако Mail.ru», «Яндекс.Диск», Dropbox, Google Docs, Microsoft OneDrive.

* * *

Итак, переход на «удаленку» – процесс нелегкий, но важный. Проверьте, имеют ли сотрудники доступ к Интернету, установлены ли на их компьютерах необходимые программы. Издайте все нужные приказы и распоряжения, отредактируйте документы, заключите допсоглашения.

Чтобы люди не воспринимали работу из дома как вариант отпуска, следует сделать упор на постановку задач, обозначение сроков их выполнения и научить людей работать с инструментами «удаленки» – понадобятся процедуры, регламентирующие наиболее важные аспекты.

Переход на новый формат работы вряд ли будет гладким. Однако опыт, получаемый в ходе освоения открывающихся возможностей, неоценим. За дистанционной работой – будущее.

И учтите, что лучший мотиватор для сотрудников – руководитель, выполняющий все правила удаленной работы.