Новый отчет ЕФС-1 для Социального фонда: кто и когда должен сдавать

С 2023 года работодателям вместо 4-ФСС, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД и ДСВ-3 нужно будет сдать только одну форму — ЕФС-1. Рассказываем, с чем связаны такие изменения, и подскажем, как правильно заполнять и когда сдавать новую отчетность.

Смысл предстоящих изменений

Мы уже рассказывали о том, что в 2023 году ПФР и ФСС объединят в Социальный фонд. Такое начинание повлечет за собой изменения не только в законодательстве о взносах, но и в персонифицированной отчетности. В частности, вместо нескольких форм, действующих ранее, законодатели предложили использовать единую – ЕФС-1. В нее войдет информация о трудовой деятельности работников, накопленном страховом стаже, взносах «на травматизм». 

Пока что соответствующий проект проходит необходимые согласования и экспертизы: ознакомиться подробнее с текстом постановления, а также правилами заполнения новой формы можно заранее.

Как сейчас? Работодатели сдают в ФСС и ПФР несколько форм: 4-ФСС по взносам «на травматизм», СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД, реестры застрахованных лиц, за которых перечислены дополнительные страховые взносы.

Как будет? Все эти виды отчетности заменит собой форма ЕФС-1 «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний». Информацию нужно будет вносить на основании первичных документов страхователя, то есть приказов, данных бухучета и кадровых документов, договоров ГПХ. 

При этом ЕФС-1 не заменяет отчетность по взносам, подаваемую в ФНС.

Содержание отчета по форме ЕФС-1

Отчет включает в себя два раздела и несколько подразделов, причем у каждого из них есть собственные сроки представления в Социальный фонд. 

В первом разделе содержится информация:

Этот раздел заполняется при возникновении кадровых мероприятий (прием, перевод, увольнение сотрудника, присвоение нового разряда и пр.), а также при начале и окончании сотрудничества с физическими лицами по договорам ГПХ, авторского заказа и  т.п. В последнем случае в ЕФС-1 указывают дату заключения договора и дату его окончания, а также код выполняемой функции (один из пяти имеющихся буквенных кодов).

Срок сдачи отчетности по первому разделу:

Сведения из первого раздела пригодятся и при ведении электронных трудовых книжек: сейчас для этого используют отчеты СЗВ-ТД, но с 2023 года информацию будут брать с ЕФС-1.

Второй раздел отражает ту же информацию, что и форма 4-ФСС, то есть полностью посвящен взносам «на травматизм». Его нужно сдавать ежеквартально, до 25 числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

Новое в отчетности ЕФС-1

Появятся в единой форме и новые подразделы:

Кроме этого, в ЕФС-1 нужно будет указывать код причины увольнения. До этого в СЗВ-ТД достаточно было формулировки в соответствии с ТК РФ. Сейчас же коды причин унифицированы: их можно уточнить в специальном классификаторе, который приведен в правилах заполнения бланка. 

К примеру, если сотрудник решил уйти по собственному желанию, то в графе 7 подраздела «Сведения о застрахованном лице» следует указать код «п3ч1с77тк»: он соответствует формулировке «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Важным нововведением является необходимость передавать сведения не только о трудовой деятельности (то есть, по трудовым договорам), но и другой – по договорам ГПХ, авторского заказа, издательским лицензионным и пр. Для подобной деятельности предусмотрены специальные виды кадровых мероприятий, которые следует указывать в графе 3 подраздела 1.1 «Сведения о трудовой и иной деятельности…» – начало и окончание договора ГПХ.

Кстати, новый подраздел 1.3 «Информация о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений» обычные работодатели могут смело игнорировать. Его заполняют только страхователи, являющиеся государственными или муниципальными учреждениями.

Сравнение ЕФС-1 и форм отчетности 2022 года

Давайте разберемся, где и какую информацию из старых форм нужно будет указывать в ЕФС-1.

  Куда вносим? Когда сдаем? Что нужно помнить?
Сведения о трудовой деятельности Ранее указывались в СЗВ-ТД, в новой форме – в первой части, в подразделе 1.1.  Сведения нужно сдать при приеме на работу или увольнении (не позднее следующего рабочего дня), либо при переводе на другую работу или подаче заявления о переходе на электронную трудовую книжку (не позднее 25 числа следующего месяца). Коды для полей «Код категории ЗЛ», наименования кадрового мероприятия (графа 3), «Код выполняемой функции» (графа 6) приведены в приложениях к постановлению.
Периоды работы (стажа) Ранее – в СЗВ-СТАЖ, в новой форме – в первой части в подраздел 1.2, во второй части – в подраздел 2.  По итогам календарного года, но не позднее 25.01 следующего года. То есть, отчетность за 2023 год нужно будет сдать до 25 января 2024 года. Сведения нужно представлять только на определенные категории застрахованных лиц (например, находившиеся в простое или отстраненные от работы, имеющие право на досрочное назначение пенсии, а также родители в отпуске по уходу за ребенком до1,5 лет)
Дополнительные взносы на накопительную пенсию Ранее – в ДСВ-3, в новой форме – первая часть, подраздел 3. По окончании I квартала, полугодия, 9 месяцев, календарного года не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным периодом Раздел формируется так же, как в ДСВ-3
Сведения о страховых взносах на страхование от несчастных случаев и производственного травматизма Ранее – 4-ФСС, в новой форме – вторая часть. По окончании I квартала, полугодия, 9 месяцев, календарного года не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным периодом У каждого подраздела есть нюансы заполнения. Уточнить эти моменты можно в правилах заполнения.