Электронный документооборот: что же изменится

Переход на электронный документооборот неизбежен, что следует из национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации», утвержденной протоколом заседания Президиума Совета при Президенте РФ по стратегическому развитию и национальным проектам от 29.10.2020 № 11, а также из Общенационального плана действий, который одобрен Правительством РФ (протокол заседания от 23.09.2020 № 36, разд. VII). Рассмотрим два ключевых законопроекта, принятие которых существенно изменит алгоритм работы «с бумагами» любого работодателя.

В программе «Цифровая экономика Российской Федерации» в числе первоочередных мер по совершенствованию правового регулирования указано формирование основных понятий и институтов, определяющих в том числе: принципы безбумажного взаимодействия, использования электронного документа, электронного дубликата документа, электронного архива и т. п.; особенности оформления трудовых отношений в цифровой экономике, в частности при переходе на безбумажное взаимодействие работников и работодателей (введение электронного формата заключения трудового договора, оптимизация иных «бумажных» обязанностей работодателя).

Законопроект об электронном документообороте устанавливает порядок перевода бумажных документов в электронные с сохранением всей юридической значимости. То есть после принятия этого федерального закона электронные документы будут равны бумажным. Законопроект также содержит правила долгосрочного хранения электронных документов.

Законопроект о дополнении ТК РФ призван регулировать электронный документооборот именно в сфере трудовых отношений.

На момент подготовки статьи законопроекты были рассмотрены Госдумой в первом чтении.

Зачем это нужно?

Актуальность внедрения электронного документооборота во всех сферах жизни обусловлена следующими причинами.

1. Масштабный переход госорганов и хозяйствующих субъектов на электронный документооборот.

2. Рост объема документов, образующихся в деятельности организаций, и, соответственно, увеличение издержек на хранение и обработку бумажных документов.

3. Требования к оптимизации бизнес-процессов в целях сокращения времени и удешевления процедуры.

К сведению: стоимость информационного обмена в цифровом формате в 20 раз дешевле, чем при использовании аналоговых средств электронной связи, в 30 – чем при пересылке по почте, в 50 – чем при личном общении. Таковы данные, предоставленные Департаментом экономики и социальных вопросов Организации Объединенных Наций (Обзор «E-Government 2018»).

Что касается Российской Федерации, в хозяйственной деятельности ежегодно создается порядка 1 млрд документов и 55 млрд фискальных чеков. Согласно данным, предоставленным разработчиками законопроекта об электронном документообороте, суммарные затраты хозяйствующих субъектов на создание, обработку и хранение бумажных документов ежегодно составляют 6 млрд человеко-часов. Общие затраты, связанные с бумажными документами, составляют около 3,5 трлн руб. – это 3,7% от ВВП страны за 2018 год.

Законопроект об электронном документообороте – «правила игры» для всех

Законопроект об электронном документообороте преследует две цели:

1. Формирование правового поля в сфере создания и использования электронных документов.

2. Обеспечение возможности использования электронных документов на протяжении всего срока их хранения (в том числе при переходе на новые форматы).

То есть законопроект регламентирует работу с электронными документами как таковыми – от их создания до корректировки и хранения.

Разработчики законопроекта (Комитет Государственной Думы по информационной политике, информационным технологиям и связи) считают, что расширение сферы применения электронного документооборота должно производиться без ущерба для целостности и доступности электронных документов. Это возможно, если будет создана инфраструктура, позволяющая участникам рынка:

При этом требований к конвертации (смене формата), созданию дубликатов и хранению документов для собственных нужд (если не планируется обеспечить юридическую значимость документа в соответствии с нормами НПА или договора) установлено не будет.

Процедуры перевода документа на материальном (бумажном или аналогичном) носителе в электронный вид и наоборот (создание электронных или материальных дубликатов), смены формата электронного документа (конвертации) будут регламентированы законопроектом.

Требования к процедуре конвертации электронных документов, а также технические требования, гарантирующие защиту от утери (изменения) информации при создании дубликата документа, установит Правительство РФ. Порядок конвертации обладатели электронных документов определят самостоятельно (если иное не будет предусмотрено федеральными законами).

Предполагаемые требования к конвертации электронных документов (например, PDF, RTF, XML), а также к созданию дубликатов:

Требование о наличии полномочий, предоставленных всеми создателями документа (при самостоятельном создании дубликата лицами, не являющимися специальными субъектами), дополнительно защитит документ от несанкционированного изменения его содержания в ходе конвертации.

Обратите внимание: согласно проекту лица вправе сократить срок хранения документов на бумажных носителях (но срок хранения не может составлять менее года), если создадут электронные дубликаты.

Законопроект также содержит нормы, регулирующие порядок хранения электронных документов (в том числе архивных).

Кто сможет работать с электронными документами?

Возможность конвертировать электронные документы, хранить их, создавать юридически значимые дубликаты при соблюдении определенных требований будет предоставлена различным субъектам.

Перечень лиц, имеющих право осуществлять деятельность по проведению конвертации электронных документов, созданию электронных и материальных дубликатов документов, хранению электронных документов, будет ограничен. Как следует из проекта закона, такую деятельность могут осуществлять:

1) обладатель документа – в отношении документа, который он соответственно единолично подписал или который он получил, или обладатели документов совместно – в отношении документов, которые они вместе подписали (при этом хранить документы может любой из обладателей);

2) юридические лица или индивидуальные предприниматели, имеющие соответствующую лицензию;

3) иные лица без получения ими лицензии в случаях, предусмотренных федеральными законами.

Таким образом, вступление в действие законопроекта даст импульс развитию рынка по предоставлению названных услуг. Особое внимание будет уделено регламентации деятельности профессиональных участников этого рынка, в частности, они будут обязаны получить лицензию. Появятся специальные требования по работе с электронными документами, предоставленных лицензиатам другими лицами.

Потребует ли новый закон введения подзаконных актов?

Принятие указанного федерального закона, по сути, сформирует новый институт работы с электронными документами. Поэтому разработчиками запланировано создание еще 14 подзаконных актов. Будут внесены изменения в ряд отраслевых федеральных законов (например, от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи», от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», от 13.03.2006 № 38-ФЗ «О рекламе», от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (ст. 9), от 04.05.2011 № 99-ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности», от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухучете)). Корректировки необходимы для прямого указания лиц, которые смогут осуществлять деятельность по конвертации, созданию электронных и материальных дубликатов документов, а также безлицензионному хранению электронных документов.

Будет ли контролироваться работа с электронными документами?

Законопроект установит обязательные требования, оценка соблюдения которых будет проводиться в рамках государственного контроля (надзора), а также обязательные требования, соответствие которым будет проверяться при выдаче лицензий на работу с электронными документами (конвертация, создание электронных и материальных дубликатов, хранение).

Однако руководителям учреждений не следует беспокоиться по этому поводу. Такие требования будут предъявляться к субъектам формируемого рынка услуг по хранению электронных документов. То есть инновации приведут не к росту издержек участников оборота, а предоставят им возможности по сокращению издержек.

Возможно ли исправление электронных документов?

Согласно изменениям, вносимым в ч. 7 ст. 9 Закона о бухучете, в первичном учетном документе, его электронном или материальном дубликате, конвертированном электронном документе исправления допускаются (если иное не установлено федеральными законами или НПА органов регулирования бухучета). Такое исправление должно будет содержать дату корректировки и подписи лиц, составивших исправленный документ, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В законопроекте содержится и такое указание: если исправление вносится в первичный учетный документ, в отношении которого создан электронный или материальный дубликат или проведена конвертация, оно должно быть также отражено в дубликата или сконвертированном документе.

Все ли финансовые документы нужно переводить «в цифру»?

Значительная часть финансовых документов подпадают под новый порядок. Однако есть ряд направлений, где будет продлено действие «старого режима». Как сообщил министр экономического развития М. Решетников на брифинге 13.05.2021, следующим этапом будет перевод абсолютно всех документов в электронный вид –«по мере того, как мы наработаем практику, когда возникнет доверие к этому инструменту».

А как быть с электронными документами, созданными до вступления в силу закона?

Законопроектом предусмотрена и эта ситуация. Действительно, существует проблема, если имеются уже подписанные электронные документы, у которых истекает срок действия электронной подписи. Хотя бы те, которые были созданы в рамках эксперимента. При этом возникает вопрос: что дальше? У таких документов нет статуса для хранения.

Законопроект решает эту проблему. Данная процедура будет регламентирована новой ст. 11 Закона об информации.

Как быстро нужно перейти на электронный документооборот?

Законопроект – один из фундаментов цифровой трансформации документооборота в стране, а также основа для многих процессов. Принятие закона даст толчок к созданию нового вида бизнеса, связанного с услугой по хранению документов.

Поэтому предполагается предусмотреть отсрочку вступления в силу положений законопроекта на 180 дней со дня официального опубликования соответствующего федерального закона.

Отсрочка необходима для разработки, согласования и принятия значительного объема подзаконных нормативных правовых актов, обеспечивающих реализацию полноценного механизма правового регулирования новых «электронных» отношений субъектов.