Кадровый ЭДО в приложениях «1С»

Электронные больничные листы и электронные трудовые книжки уже мало кого удивляют. Постепенно бизнес переводит в электронный формат и другие документы по кадрам: различные приказы, заявления, расчетные листки. Рассмотрим, как организовать кадровый электронный документооборот (ЭДО) с помощью программ «1С».

С чего начинается кадровый ЭДО

Власти продлили эксперимент по электронным кадровым документам. Чтобы подключиться к "пилоту", работодателю необходимо:

• получить согласие от сотрудников;

• обеспечить кадровиков квалифицированными электронными подписями (ЭП);

• обеспечить сотрудников неквалифицированными или простыми ЭП;

• завести личный личный кабинет работодателя на портале «Работа в России», там же сотрудники заводят свои личные кабинеты;

• доработать информационную систему, в которой предприятие ведет учет. На данный момент возможность кадрового ЭДО реализована в «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1.  Со временем поддержку кадрового ЭДО реализуют в следующих конфигурациях:

• «1С:Зарплата и управление персоналом», ред. 3;

• «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения», ред. 3;

• «1С:Комплексная автоматизация»;

• «1С:Бухгалтерия предприятия»;

• «1С:ERP. Управление предприятием».

Какой путь проходит электронный кадровый документ

Вот основные этапы кадрового ЭДО:

1. Пользователь программного продукта «1С» (кадровик, бухгалтер, расчетчик) создает документ в базе и подписывает его своей квалифицированной ЭП. В будущем, предполагается, появятся единые форматы ряда кадровых документов для качественной цифровизации кадрового ЭДО. 

2. Специалист выгружает документ в личный кабинет работодателя на портале «Работа в России».

3. Находясь на портале, специалист направляет документ из личного кабинета работодателя в личный кабинет сотрудника.

4. Сотрудник, авторизуясь через Госуслуги, переходит в свой личный кабинет портала «Работа в России» и получает документ.

Поддержка кадрового ЭДО в «1С:ЗУП»

Чтобы начать работу с кадровым ЭДО, установите галку «Используется интеграция с порталом «Работа в России» (раздел «Настройка» – «Кадровый учет»).

На начальной странице, в Текущих кадровых делах, появится дополнительный раздел «Кадровый ЭДО», который содержит в себе ссылки на задачи пользователя.

Для оперативной выгрузки данных в печатных формах ряда документов появится дополнительная команда «Передать на «Работа в России».

Чтобы сотрудники были полноценными участниками кадрового ЭДО, воспользуйтесь сервисом «1С:Кабинет сотрудника». После того, как установите сервис, сотрудники могут видеть и подписывать документы через приложение, установленное на телефон.

Пример организации кадрового ЭДО в части отпусков:

1. Сотрудник с помощью мобильного приложения «1С: Кабинет сотрудника» оформляет заявление на отпуск и отправляет его на согласование.

2. Руководитель организации (подразделения) получает уведомление о необходимости согласовать отпуск сотрудника. Возможные действия руководителя: просто ознакомиться с заявлением, согласовать отпуск, отказать с указанием причины отказа. При согласовании руководитель должен подписать заявление ЭП – для этого достаточно ввести ее пароль.

3. У пользователя «1С», например, кадровика, в программе выходит задача о необходимости создать отпуск конкретного сотрудника. Документ отпуска можно сформировать, нажав одну кнопку «Ввести отпуск». Программа автоматически заполнит все данные.

4. В личном кабинете сотрудник увидит всю цепочку согласования его отпуска. 

5. После оформления Приказа на отпуск, кадровик выгружает данные в кабинет сотрудника, подписав его ЭП.

6. Сотрудник в мобильном приложении получает уведомление о необходимости визировать документы. В личном кабинете он может просмотреть, скачать и подписать полученные документы, проверить подпись работодателя. 

7. Кадровик в форме «Документы кадрового ЭДО» проверяет подписал ли сотрудник документы.