Источник: Бухгалтерская консалтинговая компания «Простые решения»

После пандемии коронавируса удаленка плотно вошла в жизнь российского бизнеса. Плюсов много: сокращаются расходы на аренду офиса, коммунальные платежи и так далее. После победы на медицинском фронте, многие так и не вернулись к до пандейминому режиму работы, «удалив» сотрудников окончательно. Но новый формат работы вызывает вопросы: как правильно оформить и уволить сотрудника на дистанционке. Эксперты консалтинговой компании «Простые решения» поделились опытом в этом вопросе.

Равные права и обязанности

Удаленный сотрудник является сотрудником, на которого распространяются все нормы Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ), включая увольнение. Расторжение трудового договора с удаленным сотрудником может производиться по желанию сотрудника, согласованию сторон, а также по инициативе работодателя в соответствии со статьей 81 ТК РФ.

Но у работодателей есть два дополнительных основания для увольнения удалённого сотрудника (ст. 312.8 ТК РФ).

Пункты 312.2 и 312.3 ТК РФ позволяют заключать или прекращать соглашения с удаленным сотрудником путем обмена электронными документами. Здесь работодателю требуется обладать улучшенной квалифицированной электронной подписью, в то время как работнику достаточно улучшенной неквалифицированной электронной подписи.

Однако работодатель обязан в течение трех рабочих дней отправить уволенному сотруднику официально заверенную бумажную копию приказа об окончании трудового договора (пункт 312.8 ТК РФ).

Если у сотрудника есть возможность посещать офис компании лично, он может заключить или расторгнуть договор стандартным способом – приходя в офис и подписывая бумажные документы.

Однако, если сотрудник работает на удаленке и живет в другом городе, регионе или стране, то рекомендуется включить в договор условие о необходимости получения сотрудником электронной подписи уже на этапе приема на работу. В таком случае, работодатель может возместить сотруднику расходы, связанные с оформлением электронной подписи. Это позволит впоследствии при увольнении обмениваться электронными документами без каких-либо проблем с подписью.

Наилучшей практикой будет оформление электронной подписи при заключении трудового договора с удаленным сотрудником, даже если в настоящий момент он проживает в непосредственной близости от офиса компании. Ведь возможен не только переезд сотрудника, но и релокация всей компании. И в будущем никто не вспомнит о необходимости электронной подписи, что может вызвать проблемы только при увольнении.

Если на момент увольнения все же отсутствует электронная подпись, и сотрудник не может лично приехать в офис в последний рабочий день, работодатель должен направить ему письмо с полной необходимой информацией.

Роструд разъяснял, что, если работник не может получить документы, связанные с его работой, в день увольнения (например, из-за его отсутствия), работодатель имеет право отправить их по почте. Не требуется получение согласия работника на отправку таких документов по почте. Однако можно уведомить работника о отправке, например, по телефону. А вот с расчетом проблем быть не должно. Деньги могут быть переведены на банковскую карту, где бы сотрудник ни находился.

Выдача трудовой книжки

В трудовую книжку можно внести информацию об удаленной работе, но можно этого и не делать, если сотрудник сам того пожелает (согласно статье 312.2 Трудового кодекса РФ).

Если у сотрудника все еще есть бумажная трудовая книжка, и он не отказался от нее в пользу электронной, книжку следует выдать ему при увольнении. Проще всего если сотрудник сможет явиться в офис компании в день увольнения и получить книжку.

Когда удаленный сотрудник этого сделать не может вариантов действий у компании два (согласно статье 84.1 ТК РФ). Первый – отправить трудовую книжку заказным письмом с уведомлением о вручении, но для этого требуется предварительное письменное согласие работника. Второй – если такого согласия на день увольнения нет, нужно послать работнику письмо с просьбой получить трудовую книжку или разрешить отправку по почте. В случае, если работник в конце концов решит получить трудовую книжку лично, работодатель обязан выдать ее в течение трех рабочих дней, после того как получит письменный запрос.

Если у сотрудника нет бумажной трудовой книжки, потому что он отказался от нее в пользу электронной и не получил ее на руки при устройстве на работу, то работодателю требуется лишь отправить отчет СЗВ-ТД в ПФР не позднее следующего дня после увольнения.

Кроме того, в этой ситуации в день увольнения работнику необходимо предоставить информацию о его трудовой деятельности в виде формы СТД-Р.

По собственному желанию или соглашению сторон

При увольнении по собственному желанию сотрудник может принести заявление как лично в офис, также отправить его в электронном формате или почтой заказным письмом с уведомлением о получении. В этом случае сотрудник должен отработать две недели перед увольнением. Срок начинается со следующего дня после получения работодателем заявления (согласно статье 80 Трудового кодекса Российской Федерации).

Если сотрудник принес заявление на бумаге, дату получения определить можно по отметке работодателя на втором экземпляре. В случае отправки в электронном виде, дата получения будет видна в реквизитах электронного документа. При почтовой пересылке работник получит карточку-уведомление с указанием даты вручения письма работодателю.

При увольнении по соглашению сторон работник и работодатель заключают специальное соглашение, в котором оговаривают все условия расторжения трудового договора. В данном случае нет необходимости отработать две недели, так как дату увольнения стороны немедленно устанавливают в соглашении. Соглашение можно подписать как на бумаге, так и в электронном формате.

Увольнение по инициативе работодателя

Уволить сотрудника по инициативе работодателя является сложной задачей. Работник обычно не соглашается с предложенным увольнением и даже может активно противодействовать ему. Поэтому необходимо строго следить за соблюдением всех сроков и правил оформления документов. В случае удаленной работы возникают дополнительные трудности.

Увольнение за нарушение правил работы

На удаленной работе очень сложно доказать, что сотрудник нарушал правила работы. Для этого требуется проведение медицинского освидетельствования, но если сотрудник не находится на территории работодателя, то его провести практически невозможно. Даже если сотрудник живет в том же городе, где находится офис работодателя, он не обязан пускать членов комиссии в свою жилую площадь.

Увольнение за прогул

С прогулом сложная ситуация. Прогул - это, когда сотрудник отсутствует на рабочем месте весь день или более 4 часов подряд. Однако основная идея удаленной работы заключается в том, что сотрудник работает вне объектов, которые контролирует работодатель (согласно статье 312.1 Трудового кодекса РФ).

Поэтому у удаленного сотрудника нет точно определенного рабочего места, как это определено в статье 209 Трудового кодекса РФ – место, которое находится под контролем работодателя. Вариантом увольнения за прогул является увольнение за невыход на связь, о чем мы расскажем далее.

Удаление удаленного сотрудника за прогул возможно, если согласно условиям контракта он работает в смешанном формате, что подразумевает присутствие в офисе в определенные дни и удаленную работу в другие дни. Такой способ организации удаленной работы описан в статье ст. 312.1 ТК РФ. В случае отсутствия сотрудника на рабочем месте в дни, когда он обязан быть там согласно контракту, работодатель имеет право уволить его за прогул на общих основаниях.

Допоснование

Работник может быть уволен по новым правилам, если он не выходит на связь без причины, которую можно считать уважительной (согласно статье 312.8 ТК РФ). Это правило начало действовать с 1 января 2021 года, и его применение еще не установлено. Чтобы избежать будущих проблем, рекомендуется включить в трудовой договор с удаленным сотрудником следующие моменты.

Установить точный срок, после которого сотрудника можно уволить в случае его невыхода на связь. Этот срок не должен быть меньше двух рабочих дней. Важно также определить четкий порядок взаимодействия между работодателем и удаленным сотрудником: указать адреса электронной почты, перечислить используемые мессенджеры, установить график выхода на связь и учесть фиксацию форс мажоров, из-за которых сотрудник может нарушить график связи с компанией: заболевание, технические неполадки.