Источник: Бухгалтерская консалтинговая компания «Простые решения»

Аналитики в области бухгалтерского консалтинга от компании «Простые решения» рассказали, кому стоит обратить пристальное внимание на отчет по Персонифицированным сведениям о физических лицах. Форму обязаны подавать все предприятия, но у компаний и ИП, которые начали свою деятельность недавно, могут возникнуть трудности. Отчет ввели в 2023 году и, по сути, он дублирует другую форму, но есть некоторые нюансы, о которых расскажем в этой статье.

Что за отчет?

Новый отчет «Персонифицированные сведения» заменил устаревшую форму СЗВ-М, которую ранее ежемесячно отправляли в Пенсионный фонд. Последний раз необходимо было представить СЗВ-М за декабрь 2022 года не позднее 16 января 2023 года уже не в ПФР, а в Социальный фонд России. С начала 2023 года работодатели начали предоставлять Персонифицированные сведения. Обязанность по представлению этого отчета сохраняется и в 2024 году.

Организации и индивидуальные предприниматели обязаны предоставлять информацию о физических лицах, которым выплачиваются деньги в рамках трудовых и гражданско-правовых отношений. Приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878 был утвержден новый формат отчета ПС, описание которого содержится в Приложении № 2. Если индивидуальный предприниматель не имел работников по трудовым договорам и не заключал гражданско-правовые соглашения с физическими лицами в прошлом месяце, то представление персонифицированных данных о физических лицах ему не требуется.

Сроки

Персонифицированные данные, передаваемые в налоговую инспекцию, автоматически переносятся в систему социального страхования. Очень важно соблюдать установленные сроки предоставления этих данных. Согласно законодательству, необходимо регулярно предоставлять данные каждый месяц до 25 числа.

На практике часто бывает так, что информация за последний месяц квартала уже содержится в других отчетах, поэтому после марта, июня, сентября и декабря предоставление персонифицированных данных не требуется. Однако важно, чтобы компания (или индивидуальный предприниматель) представляла отчетность за первый квартал, полугодие, и 9 месяцев.

Необходимо предоставить информацию обо всех работниках, которые были заняты у вас по трудовому договору в отчетном месяце, а также о лицах, с которыми заключены гражданско-правовые договоры (в соответствии с Приказом ФНС от 29.09.2022).

Важно! При подаче отчета указывать самозанятых лиц не нужно.

Форма и способ

Если количество лиц, о которых подается отчет, не превышает 10 человек, имеется возможность представить отчет, как в письменной, так и в электронной форме. В случае, если количество лиц превышает 11, отчет обязательно должен быть представлен в электронном виде в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации и Налоговым кодексом РФ.

Подразделения, ответственные за начисление выплат физическим лицам, должны передавать персональные данные в ИФНС. Важно правильно указать код отделения на титульной странице формы. В базе данных должны содержаться все сведения о физических лицах, работающих по контрактам или другим договорам с данной структурой.

Исправляем ошибки

В случае необходимости компания может подать уточненные сведения. Важно помнить, что уточненный отчет о платежах взносов в налоговую службу следует представить до сдачи отчетности за соответствующий период.

Например, уточненный отчет за февраль 2024 года должен быть представлен до конца первого квартала 2024 года. После передачи отчетности, уточненный отчет становится излишним, поскольку налоговая служба уже получила все необходимые сведения. В уточненный отчет следует внести информацию только о физических лицах, по которым были внесены изменения или дополнения. Нет необходимости повторно перечислять всех физических лиц из первоначально представленного отчета.

Если требуется аннулировать информацию о физическом лице в уточненной отчетности, необходимо указать признак аннулирования на строке 010, заполнить строки 020-060, и оставить строку 070 пустой.

При первичной сдаче Персонифицированных сведений (ПС) номер корректировки не требуется указывать на титульном листе. В случае необходимости внесения исправлений в данные по физическому лицу на строках 020-060, сначала заполняются данные с отметкой об аннулировании, а затем вносятся исправленные сведения о физическом лице в строки 020-070. Важно помнить, что при корректировке суммового показателя в строке 070 информация в строке 010 не требуется, однако необходимо внести исправления в остальные строки.

Штрафы

Несоблюдение обязанности предоставления Персонифицированных сведений о физических лицах в установленный срок не влечет за собой штраф согласно Налоговому кодексу.

В случае нарушения могут быть применены следующие штрафы: за непредставление необходимой информации для налогового контроля ИФНС – штраф в размере 200 рублей для организаций или индивидуальных предпринимателей. Сотрудник компании может быть оштрафован на сумму от 300 до 500 рублей в соответствии с пунктом 15.6 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.